Doskonalenie procesów

Organizacje muszą stale doskonalić swoje strategie i procesy, aby osiągać satysfakcjonującą pozycję konkurencyjną i utrzymać się na rynku. Jednym z najbardziej wpływowych podejść do zarządzania, które pomaga w osiągnięciu tych celów, jest Lean Management. W jaki sposób przedsiębiorcy mogą praktycznie wykorzystywać tę filozofię?

Praktyczne wykorzystanie filozofii Lean Management w organizacji wymaga zaangażowania i konsekwencji. Pierwszym krokiem jest zrozumienie zasad, czyli nauka podstawowych pojęć. 

Organizacja powinna dokładnie zbadać swoje procesy w poszukiwaniu marnotrawstwa. Problemy mogą być związane z nadmiernymi zapasami, nadprodukcją, przestojami, złą jakością, czy niewłaściwym wykorzystaniem pracowników. Kolejnym kluczowym aspektem jest adaptacja filozofii samodoskonalenia (kaizen). Należy stworzyć kulturę, która promuje stałe dążenie do poprawy, pracownicy powinni być zachęcani do zgłaszania pomysłów dotyczących usprawnień.

Wprowadzenie standardów pracy pomaga w zapewnieniu spójności i jakości procesów. Standardy te powinny być wynikiem doświadczeń i najlepszych praktyk, a ich przestrzeganie jest istotne dla osiągnięcia spójnych wyników. Kluczowy aspekt filozofii Lean Management stanowią pracownicy. Warto zaangażować ich w procesy podejmowania decyzji i dać im odpowiedzialność za wykonywanie zadań. Kolejny niezwykle ważny aspekt to analiza przepływu wartości (value stream mapping). Pozwala ona na zrozumienie, które procesy w przedsiębiorstwie tworzą wartość, a które są marnotrawstwem. Dzięki temu można zoptymalizować procesy, eliminując niepotrzebne kroki. Należy też zwrócić uwagę na szkolenia i edukację personelu na wszystkich poziomach organizacji oraz monitorowanie wyników. Wdrażanie Lean Management to zawsze proces długofalowy. Przynosi on liczne korzyści, takie jak zwiększenie efektywności, obniżenie kosztów, poprawa jakości produktów lub usług oraz zwiększenie konkurencyjności. Jednakże, kluczem do sukcesu jest konsekwencja i zaangażowanie.

Porozmawiajmy przez chwilę o rzeczach podstawowych. Czym, według filozofii Lean Management, jest proces?

Proces w kontekście Lean Management to sekwencja kroków lub działań, które są podejmowane w celu przekształcenia zasobów (surowców, informacji, itp.) w wartościowy produkt lub usługę dla klienta. Optymalizacja procesów przekłada się na oszczędności, poprawę jakości i skrócenie czasu realizacji zadań. Jest to pojęcie, które odgrywa centralną rolę w budowie strategii przedsiębiorstwa w oparciu o filozofię Lean Management. Cały projekt wdrażania Lean Management to doskonalenie procesów w organizacji w celu eliminacji marnotrawstwa (waste) i dostarczenia wartości klientowi. Każda działalność w organizacji jest postrzegana jako proces, a jej optymalizacja jest kluczowym celem.

W jaki sposób można zidentyfikować procesy, które tworzą wartość dla klienta?

Należy zacząć od głębokiego zrozumienia potrzeb, oczekiwań i priorytetów klientów. To oznacza prowadzenie badań rynkowych, analizę opinii i regularne zbieranie informacji zwrotnych. Im lepiej zrozumiesz klientów, tym łatwiej będzie ustalić, które procesy są dla nich wartościowe. Mapowanie przepływu wartości (Value Stream Mapping), o którym już wspomniałam wcześniej, pomaga w zrozumieniu, jakie czynności i procesy są niezbędne do dostarczenia produktu lub usługi klientowi. Należy też stale prowadzić analizę danych, takich jak czas trwania operacji, wskaźniki jakości, koszty i inne miary wydajności. Szczególnie przydatne są szczegółowe dane finansowe. Procesy, których wyniki nie spełniają oczekiwań klientów lub są przyczyną problemów, wymagają poprawy. Pracownicy bezpośrednio uczestniczący w procesach posiadają zawsze ogromną wiedzę i mogą być źródłem bardzo przydatnych informacji na temat procesu tworzenia wartości. Kolejne przydatne źródło danych to analiza kosztów czy rentowności produkcji na różnych poziomach. Dzięki nim można zidentyfikować i usunąć wszelkie formy marnotrawstwa. Również benchmarking, czyli porównanie procesów z konkurencją pozwala zidentyfikować, w których obszarach można wprowadzić usprawnienia i dostarczyć większą wartość klientom.

Filozofia Lean powstała aby efektywnie zarządzać procesami produkcyjnymi. Jednak dziś można ją stosować również w innych sektorach gospodarki. Proszę powiedzieć, jak rozwija się ona na przykład w sektorze usługowym.

Przyczyna tego rozwoju leży w uniwersalnych zasadach Lean, które można dostosować do różnych sektorów gospodarki. Podobnie jak w przypadku produkcji, sektor usługowy ma swoje procesy, które można i należy optymalizować. W związku z tym organizacje usługowe używają tych samych metod co przedsiębiorstwa produkcyjne. W sektorze usługowym dostarczanie większej wartości klientom najczęściej oznacza, że należy zapewnienić bardziej spersonalizowane i efektywne metody obsługi. Warto zwrócić uwagę na zaangażowanie pracowników. Wdrażanie Lean Management pomaga pracownikom zrozumieć znaczenie ich roli oraz zachęca ich do aktywnego uczestnictwa w doskonaleniu procesów.

Filozofia Lean jest szeroko wdrażana w takich sektorach, takich jak finanse, opieka zdrowotna i edukacja. Świetnie pomaga w zoptymalizowaniu procesów szpitalnych, ograniczeniu czasu oczekiwania pacjentów i poprawie ich bezpieczeństwa. W edukacji pomaga w doskonaleniu procesów nauczania i uczenia się. W sektorze usługowym, szczególnie w jego publicznej części, często występują złożone procedury i biurokracja, które mogą prowadzić do opóźnień i utrudniać obsługę klienta. Lean Management promuje prostsze i bardziej efektywne procesy oraz eliminację zbędnych kroków. Również ciągłe doskonalenie jest kluczowe, zarówno w produkcji, jak i w usługach. Organizacje usługowe powinny prowadzić regularne przeglądy procesów, analizować dane i słuchać opinii klientów, aby stać się bardziej efektywne i konkurencyjne.

Jak w takim razie, według Pani, wygląda przyszłość Lean Management?

Jest ona związana z digitalizacją, nowymi technologiami, automatyzacją i zrównoważonym rozwojem. Rozwój technologii, takich jak Internet rzeczy (IoT), sztuczna inteligencja (AI) czy możliwości zarządzania ogromnymi ilościami danych daje możliwość coraz lepszego zarządzania procesami gospodarczymi. Organizacje będą wykorzystywać te technologie do monitorowania, analizowania i optymalizowania swoich procesów w czasie rzeczywistym.

Filozofia Lean będzie coraz częściej stosowana w finansach, sektorze usługowym, opiece zdrowotnej, edukacji i sektorze publicznym. Będzie to miało na celu zwiększenie efektywności i poprawę jakości usług świadczonych klientom i społeczeństwu. W miarę rosnącej świadomości ekologicznej i społecznej, Lean będzie dostosowywany do promowania zrównoważonego rozwoju. Organizacje będą dążyć do eliminacji marnotrawstwa zasobów naturalnych, zmniejszenia emisji CO2 i innych aspektów związanych z ekologią i zrównoważonym rozwojem. Pamiętajmy o tym, że współczesne łańcuchy dostaw są coraz bardziej globalne i skomplikowane. Filozofia Lean będzie dostosowywana do zarządzania tymi złożonymi strukturami, z naciskiem na elastyczność i dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych. Wdrażanie Lean nie ogranicza się tylko do narzędzi i technik. W przyszłości większy nacisk będzie kładziony na budowanie kultury organizacyjnej sprzyjającej ciągłemu doskonaleniu, uczciwości, zaufaniu i zaangażowaniu pracowników.