Gavdi wspiera zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi w Sephora Polska
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.
Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl
Zwiększenie samoobsługi pracowniczej i dostępności systemu HR dla wszystkich pracowników – łącznie ponad 1200 osób, w tym w perfumeriach oraz w siedzibie firmy – skrócenie procesu naliczania premii miesięcznej oraz zredukowanie ilości pracy manualnej w dziale HR i papierowego obiegu dokumentów. To efekty zmian przeprowadzonych w Sephora Polska, sieci perfumerii oferującej szeroką gamę produktów beauty. Za prace projektowe, które objęły wdrożenie odpowiednich rozwiązań – m.in. platformy Gavdi HR Cloud, w tym modułu SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, platformy Gavdi Time Management – oraz integrację systemu globalnego z lokalnymi potrzebami HR odpowiadała firma Gavdi Polska.
Lokalne potrzeby, globalne wyzwania
– Za decyzją o zmianie systemu do obsługi procesów pracowniczych w Sephora stoi kilka powodów. Przede wszystkim potrzebowaliśmy nowoczesnego i jednolitego środowiska pracy z uwagi na wdrożenie na poziomie globalnym, systemu SAP SuccessFactors, który obejmował już moduł administracyjny Employee Central, natomiast dla zmaksymalizowania korzyści z jego użytkowania zdecydowaliśmy o przyłączeniu do niego modułu EC Payroll – wyjaśnia zespół projektowy Sephora Polska. – Ponadto, zdecydowaliśmy się na optymalizację dotychczasowych narzędzi HR. Nie spełniały one już naszych oczekiwań i wiązały się z czasochłonnością w obsłudze oraz niską efektywnością – np. w procesie naliczenia listy płac. W dodatku menedżerowie potrzebowali kompleksowego oraz łatwego w użyciu rozwiązania do raportowania. Chcieliśmy także tam, gdzie było to możliwe, wyeliminować procesy obsługiwane manualnie przez pracowników, a tym samym ograniczyć ilość popełnianych błędów – dodaje.
Sephora potrzebowała systemu kadrowo-płacowego, który będzie wychodził naprzeciw założeniom strategicznego rozwoju firmy oraz obejmie integrację, automatyzację i standaryzację procesów HR-owych, a tym samym obniży koszty ich realizacji. Prace wdrożeniowe w firmie rozpoczęły się w październiku 2020 roku, a zakończenie projektu miało miejsce dokładnie rok później.
Szeroki zakres zmian
Projekt w Sephora objął wdrożenie tzw. New Core HR. Podstawą jest tutaj rozwiązanie Gavdi HR Cloud oparte na SAP SuccessFactors – w przypadku Sephora Polska wykorzystano moduł płacowy Employee Central Payroll. Prace objęły także zaimplementowanie w firmie platformy Gavdi Time Management Platform. Stanowi ona kompatybilny z SAP zestaw aplikacji samoobsługowych w intuicyjnej technologii SAP Fiori, która umożliwia działowi administracji w Sephora planowanie nieobecności i akceptowanie wniosków urlopowych, z uwzględnieniem przepisów Kodeksu Pracy oraz uregulowań wewnętrznych firmy. Na potrzeby firmy zaadaptowano także kliencką aplikację premiową oraz szereg autorskich rozwiązań Gavdi usprawniających różnorodne procesy, np.:
- generowanie powiadomień mailowych i kierowanie ich do różnych odbiorców na podstawie danych zapisanych w systemie SAP,
- łatwy i szybki dostęp dla działu HR do danych o pracownikach z różnych obszarów systemu SAP – struktura organizacyjna, dane kadrowe, czas pracy, wyniki rozliczonych list płac, księgowania płac oraz samodzielne raportowanie przez menedżerów z możliwością indywidualnej analizy
- generowanie dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie danych z systemu SAP oraz przy wykorzystaniu mechanizmów pakietu Microsoft Office,
- masowe przygotowywanie, podpisywanie, dystrybucja oraz archiwizacja dokumentów PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R, PIT-4R, PIT-8AR,
- ergonomiczne ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń oraz automatyzacja bieżącego zarządzania procesami PPK,
- elektronizacja procesów przygotowywania i dystrybucji do pracowników pasków płacowych oraz innych dokumentów,
- kopiowanie danych HR przechowywanych w systemie SAP oraz migracja danych.
Prace wokół New Core HR objęły także migrację danych z istniejącego systemu kadrowo-płacowego oraz integrację SAP SuccessFactors Employee Central Payroll z systemem służącym do planowania grafików pracy i obsługi nieobecności w perfumeriach.
Równolegle w Sephora toczył się drugi projekt współprowadzony przez Gavdi, obejmujący szereg działań dotyczących dostosowania modułu Employee Central dostarczanego globalnie, do lokalnych potrzeb związanych z budową siostrzanego – Employee Central Payroll. Wyzwaniem była minimalna ingerencja w globalną standaryzację procesów przy zachowaniu maksymalnej efektywności rozwiązania EC Payroll i produktów Gavdi. Dodatkowo, prace objęły też takie obszary jak integrację z systemem OKTA – umożliwiającym logowanie się do systemu przez osoby nieposiadające biznesowego adresu mailowego w firmowej domenie.
– Oba projekty charakteryzowały się bardzo dużą intensywnością i zakresem funkcjonalności, co stanowiło duże wyzwanie zarówno dla zespołu Gavdi, jak i Sephora. Jednak wczesna identyfikacja oraz prawidłowa i szybka reakcja na potencjalne ryzyka pozwalały realizować plan prac zgodnie z założeniami – mówi Szymon Ćwik, Kierownik Projektu ze strony Gavdi Polska.
Efektywność na wysokim poziomie
– Dzięki zintegrowanemu środowisku HR Sephora znacznie skróciła proces naliczenia premii miesięcznych. Dotyczy to każdej grupy pracowników, od konsultantów po kierowników regionalnych. Przed wdrożeniem proces ten wymagał zebrania i skonsolidowania danych z wielu źródeł – czasu pracy, wyników firmy, danych pracowników, co było bardzo pracochłonne – wskazuje Szymon Ćwik z Gavdi Polska.
Kierownicy perfumerii i menadżerowie otrzymali skuteczne narzędzia do zarządzania zespołem. Dotyczy to takich obszarów jak wnioski o promocje, decyzje kadrowe o zatrudnieniu czy zwolnienie pracowników, wnioski o urlop, czy też dostęp do raportów dotyczących danych zespołowych. Pracownicy Sephora mają natomiast zwiększony dostęp do systemu HR – w tym możliwość samodzielnego wprowadzania i zmieniania własnych danych osobowych lub wnioskowania o zmiany w systemie do przełożonego lub działu HR oraz wgląd do paska płacowego – gdziekolwiek i z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Dodatkowym efektem jest redukcja pracy manualnej po stronie zespołu HR, m.in. poprzez digitalizację wniosków kadrowych oraz ograniczenie zużycia papieru. Sephora w Polsce może też liczyć na zapewnienie ciągłej aktualizacji do zmieniających się warunków oraz możliwość ciągłego rozwoju aplikacji ze strony Gavdi Polska.
![Masterlease: rekordowa liczba samochodów we flocie Biuro prasowe](https://www.newseria.pl/files/_uploaded/glownekonf_657317725,w_169,wo_300,ho_169,r_png,_small.png)
Masterlease: rekordowa liczba samochodów we flocie
![Przemysł 4.0 to wiele narzędzi usprawniających produkcję. Które i jak wybrać?](https://www.newseria.pl/files/_uploaded/glownekonf_1095848486,w_254,wo_300,ho_169,_small.jpg)
Przemysł 4.0 to wiele narzędzi usprawniających produkcję. Które i jak wybrać?
![Nowa era w branży imprez firmowych](https://www.newseria.pl/files/_uploaded/glownekonf_32581699,w_211,wo_300,ho_169,_small.jpg)
Nowa era w branży imprez firmowych
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
![](/files/11111/n-innowacje.png)
Jedynka Newserii
![](/files/11111/n-lifestyle.png)
Finanse
![](https://www.newseria.pl/files/11111/pracownicy-1,w_274,_small.jpg)
Sektor finansowy walczy o pracowników. Coraz ważniejsze stają się kompetencje technologiczne
W Polsce 66 proc. organizacji ma trudności w obsadzaniu wakatów nowymi pracownikami o pożądanych kompetencjach. Największe problemy z rekrutacją ma branża finansów i nieruchomości (74 proc.) – wynika z raportu ManpowerGroup „Niedobór talentów”. Wśród najbardziej pożądanych umiejętności są te, które wiążą się z rozwojem technologii. Z jednej strony potrzebna jest chęć pracowników do samorozwoju, by nadążać za trendami, z drugiej – sami pracodawcy muszą ich do tego zachęcać i motywować. To jedno z wielu wyzwań stojących przed firmami.
Ochrona środowiska
Regulacje dotyczące zrównoważonego rozwoju będą dużym wyzwaniem dla biznesu. Firmy potrzebują dużego wsparcia od państwa
![](https://www.newseria.pl/files/11111/wrembel-esg-foto,w_133,_small.jpg)
W związku z koniecznością wdrażania ESG firmy potrzebują dużego wsparcia zarówno edukacyjnego, merytorycznego, jak i finansowego. Dostosowanie się do wymogów prawnych w tym obszarze jest bowiem dla biznesu, szczególnie małego i średniego, dużym wyzwaniem. Warto jednak wykorzystać ten czas na niezbędne przygotowania i zyskanie przewag konkurencyjnych. Może temu służyć ścisła współpraca z dużymi kontrahentami, którzy są bardziej zaawansowani we wdrażaniu zasad zrównoważonego rozwoju. – Pomoc jest zdecydowanie potrzebna ze strony państwa – ocenia Marta Wrembel, wiceprezeska ESG Impact Network.
Transport
Wymiana oświetlenia w stolicy na ostatniej prostej. Zwrot z inwestycji już widać na rachunkach za prąd
![](https://www.newseria.pl/files/11111/zdm-oswietlenie-foto,w_133,r_png,_small.png)
Zamiast żółtego lub pomarańczowego światła z sodowych latarni w stolicy coraz częściej spotykamy jasne oświetlenie LED. Do tej pory udało się wymienić ponad 60 tys. opraw, a cały proces ma się zakończyć na przełomie tego i przyszłego roku. Zarząd Dróg Miejskich w Warszawie przekonuje, że inwestycja w wymianę opraw świetlnych pozwala ograniczyć zużycie prądu nawet o dwie trzecie w porównaniu do starych lamp. Oszczędności, jakie wygenerował ratusz, już sięgają wielu milionów złotych.
Partner serwisu
Szkolenia
![](https://www.newseria.pl/files/11111/ramka-prawa-akademia-newser_1,w_274,_small.jpg)
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.