Jak utrzymać ciągłość działania organizacji w kryzysie?
Agnieszka Łukasiak
Citrix
ul. Marszałkowska 126/134
00-008 Warszawa
a.lukasiak|ntpr.pl| |a.lukasiak|ntpr.pl
0-503-173-656
www.citrix.com.pl
Koronawirus uzmysłowił ludziom, jak łatwo może zmienić się zarówno ich życie prywatne jak i zawodowe. Udowodnił, że na codzienną działalność operacyjną każdej firmy można negatywnie wpłynąć właściwie z dnia na dzień. Dziś jest to pandemia - jutro może to być huragan, trzęsienie ziemi, czy pożar. Oto trzy działania, które warto podjąć, by utrzymać ciągłość działania, w dobie kryzysu.
1. Rozdzielenie procesów biznesowych
W nagłych sytuacjach pracownicy są zawsze najcenniejszą i najbardziej narażoną częścią każdej organizacji. Te często potrzebują strategii ciągłości działania, która pozwoli im elastycznie reagować na rozproszenie procesów biznesowych i miejsc, z których ludzie wykonują swoje obowiązki. Od organizacji może to wymagać uruchomienia dodatkowych systemów w centrach danych i / lub w formie usług w chmurze. Wszystko to w celu utrzymania wysokiej dostępności usług IT w przypadku wystąpienia niesprzyjających warunków dla prowadzenia biznesu. Dla pracowników oznacza to przyjęcie bardziej elastycznych form pracy zdalnej, np. z powodu konieczności zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony własnego życia lub zdrowia.
Do niedawna część firm nie widziała konieczności wdrażania i stosowania modelu zdalnej pracy, co z punktu widzenia utrzymania ciągłości działania organizacji i mając na uwadze obecny kryzys, pokazuje ryzyko, jakie zostało podjęte w obrębie decyzji biznesowych. Gotowość firm na to, co się może zdarzyć, w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, powinna oprzeć się na zmianie modelu zarządzania z tradycyjnego opartego na ludzkiej obecności w danej lokalizacji, na model oparty na zadaniach/wynikach.
2. Przejrzysta komunikacja
Pracownicy muszą być szybko i regularnie informowani o aktualnej sytuacji, o tym, co będzie dalej, a także, jak poszczególne działania wpłyną na nich osobiście. Muszą też być w stanie skutecznie współdziałać, nawet jeśli ich współpracownicy są obecnie rozlokowani w wielu odległych od siebie lokalizacjach. Tu kluczowa jest możliwość stosowania odpowiednich technologii jak np. mechanizmów zdalnego dostępu (wbrew pozorom innych niż tradycyjny VPN) infrastruktury VDI, lub bardziej kompleksowych rozwiązań, jak cyfrowa przestrzeń pracy, w skład której wchodzą aplikacje, dane czy narzędzia do elastycznej komunikacji grupowej - od bezpiecznej poczty elektronicznej i udostępniania plików, po czaty biznesowe i rozwiązania wideokonferencyjne.
W dzisiejszych czasach te same aplikacje, które pozwalają na elastyczną współpracę wewnątrz organizacji wykorzystywane są w kontaktach z klientami i partnerami. Stąd rodzi się myśl, że firmy powinny na stałe włączyć do swojej strategii cyfrowe alternatywy dla jak największej liczby regularnych interakcji z klientami. Mogą to być webcasty zastępujące bezpośrednie spotkania, szkolenia online zamiast warsztatów na miejscu, czy całodzienne wydarzenia online z prezentacjami w rozszerzonej/wirtualnej rzeczywistości.
3. Dbanie o czynnik ludzki
W kryzysie istotne jest utrzymanie relacji między pracownikami oraz poprawa jakości świadczenia pracy i zasad działania pracowników za pomocą narzędzi do pracy zdalnej. Poszczególne procesy i technologie nie powinny być jedynymi elementami, na które należy zwrócić uwagę - wyzwania nie pojawiają się tylko na poziomie technicznym lub procesowym, ale także w sferze osobistej i społecznej. Obejmują stres i strach wynikający z kryzysu, poczucie zmęczenia i znużenia czy przebywanie non-stop z najbliższymi, które może powodować konflikty. Ci pracownicy, dla których nowością jest stała praca z domu, również mogą czuć się odizolowani, wystawieni poza firmowy nawias, a nawet przygnębieni.
Specjalnie stworzony zespół ds. kryzysu, składający się z managerów i specjalistów różnych działów, takich jak HR, IT czy komunikacji wewnętrznej, może pomóc w zwiększeniu odporności psychicznej pracowników, informowaniu ich i inicjowaniu działań wspierających nową formę pracy, czy wsparcia w zakresie osobistych kwestii związanych z pracą.
Jednym z priorytetów powinno być utrzymanie dobrego samopoczucia pracowników i odpowiedniego poziomu pracy zespołowej, oferując im możliwości nieformalnych spotkań w zespole online, czy wspólnych sesji treningowych. Takie drobne działania pomagają tworzyć i promować uczucie przynależności do grupy i tym samym zaangażowania.
Kryzys, taki jak obecna pandemia koronawirusa, pokazuje, że firmy muszą zwrócić należytą uwagę w swojej strategii ciągłości działania na pracowników. Poza aspektami czysto finansowymi, wsparciem instytucjonalnym dedykowanym firmom w kryzysie, opracowywaniu planu działania w sytuacji pełnej ograniczeń muszą również skupić się na tworzeniu poczucia wspólnoty, która utrzymuje motywację pracowników, nawet w tak stresujących sytuacjach. Jeśli zostanie to zrobione właściwie, te same technologie, które umożliwiają pracę zdalną, mogą również zostać wykorzystane do stworzenia efektywnego zespołu, który rozciąga się na biura domowe - i który będzie mógł działać nadal, również po ustaniu zagrożenia.
Brambles w pierwszej piątce rankingu TIME Najbardziej Zrównoważonych Firm
Masterlease: rekordowa liczba samochodów we flocie
Przemysł 4.0 to wiele narzędzi usprawniających produkcję. Które i jak wybrać?
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Prawo
Trwają prace nad pierwszym pakietem ułatwień dla biznesu. Założenia drugiego będą znane na przełomie lipca i sierpnia
Pierwszy pakiet deregulacyjny, który ma wprowadzić daleko idące ułatwienia dla polskich przedsiębiorców, ma trafić pod obrady Sejmu na przełomie tego i przyszłego roku i wejść w życie z półrocznym vacatio legis, aby firmy miały czas przygotować się do zmian. – Taka od początku była nasza idea: żeby przedsiębiorcy nie byli zaskakiwani – podkreśla dr Mariusz Filipek, pełnomocnik ministra rozwoju ds. deregulacji i dialogu gospodarczego. Jak wskazuje, procedowane zmiany w prawie gospodarczym to nie koniec – MRiT w planach ma już kolejne pakiety deregulacyjne. – Chcielibyśmy, żeby założenia drugiego wybrzmiały już pod koniec lipca, najpóźniej do połowy sierpnia – zapowiada.
Ochrona środowiska
Duża presja regulacyjna stanowi coraz większe obciążenie dla firm kosmetycznych. Branża obawia się utraty konkurencyjności na globalnym rynku
Europejska branża kosmetyczna mierzy się w ostatnich latach z regulacyjnym tsunami, obejmującym cały łańcuch wartości – od pozyskiwania surowców, przez projektowanie opakowań, składy, procesy produkcyjne i ślad węglowy swoich produktów, aż po etykiety i deklaracje marketingowe. Duża presja regulacyjna stanowi coraz większe obciążenie dla firm kosmetycznych, które muszą ponosić nakłady związane z dostosowywaniem się do nowych aktów prawnych. To zaś odbija się na konkurencyjności całego sektora – wskazuje stowarzyszenie Cosmetics Europe, które apeluje do nowego Parlamentu i Komisji Europejskiej o większe wsparcie dla innowacyjności i konkurencyjności europejskiego przemysłu kosmetycznego.
Handel
Oliwa z oliwek i produkty z grzybami wśród najczęściej kwestionowanych przez IJHARS. Jakość pozostawia wiele do życzenia
Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych co roku przeprowadza kilkadziesiąt tysięcy czynności kontrolnych. W ubiegłym roku 16 proc. skontrolowanych artykułów rolno-spożywczych na etapie detalu miało parametry fizykochemiczne niezgodne z przepisami, a co czwarta partia była nieprawidłowo oznaczona. Do najczęściej kwestionowanych produktów należały oliwa z oliwek i przetwory grzybowe. – Konsument, jako najsłabsze ogniwo w łańcuchu, musi być właściwie poinformowany o składzie danego produktu – podkreśla Dorota Balińska-Hajduk z GIJHARS.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.