Jak zorganizować firmę, aby móc wyjechać na urlop?

Wakacje to czas  upragnionych urlopów, wspólnych rodzinnych wakacji. W skrócie; przerwy od pracy. Jednak wielu przedsiębiorców nie decyduje się na urlop. Nie przysługuję im ustawowy urlop jak podczas pracy na etat. Powstaje ryzyko zaniedbania firmy podczas odpoczynku i strach przed pozostawieniem jej w nieswoich rękach. W jaki sposób tego uniknąć?

Każdy potrzebuję zasłużonego odpoczynku. Bycie przedsiębiorcą na co dzień wiążę się z większym poziomem stresu, ciągłym poczuciem odpowiedzialności i decyzyjności. Dlatego urlop jest niezwykle istotny i powinien on być brany częściej niż raz do roku. Dodatkowo zmiana otoczenia przez właściciela niejednokrotnie przynosi wiele korzyści. Możliwość odcięcia się od pracy pozwala przewietrzyć głowę i spojrzeć na niektóre sytuacje czy problemy w inny sposób, znajdując nowe. Skoro jest tak wiele plusów urlopu dlaczego nie wszyscy przedsiębiorcy się na nie decydują? Właściciele firm mają wrażenie, że jeżeli ich zabraknie w firmie, nie będzie ona prawidłowo funkcjonować. Jest to błędne założenie, ponieważ  można zorganizować firmę i pracę w taki sposób, aby bez problemu wyjechać na urlop. Jak to zrobić?

Zorganizować pracę pracowników

Właściwa organizacja pracy pracowników jest podstawowym czynnikiem wpływającym na jakościowe prowadzenie firmy, nie tylko podczas urlopów.  Jej brak stwarza problem, który ogranicza przedsiębiorców i uniemożliwia spokojne zarządzenie firmą. Struktura organizacyjna powinna być planowana systematycznie przez cały rok, tak aby urlop nic nie zmieniał w procesach firmy.  Jednak w sytuacji, kiedy nie ma dobrze zorganizowanej struktury należy pamiętać o kliku rzeczach, które ułatwią pracę. Przede wszystkim urlop brać  w czasie mniejszej zajętości. Dodatkowo nie  należy planować żadnych wyjątkowych, nowych wydarzeń czy akcji w tym okresie.  Jeśli nie ma lidera, trzeba wyznaczyć go na ten okres. Będzie to osoba decyzyjna, wykonywująca czynności przedsiębiorcy.

„Ważne jest szczegółowe omówienie zadań i obowiązków z wyznaczoną osobą i przygotowanie jej na hipotetyczne sytuacje, które mogą ją czekać. Poświęćmy jej odpowiednią ilość czasu i przygotujmy dokładny plan działań. Należy ustalić jaki zakres decyzji musi podejmować samodzielnie, a kiedy musi skonsultować swoją decyzję. Jest to kluczowe dla naszego wypoczynku, ponieważ jeżeli nie ustalimy właściwie zakresu decyzyjności to może się okazać, że wyznaczona osoba będzie dzwonić z każdym problemem. Wtedy pracownik się nie rozwinie, a szef odpowiednio nie wypocznie.” – mówi Marcin Pruszyński, polski przedsiębiorca, właściciel 3 restauracji.

Jak zachować jakość świadczonych usług?

Niestety na taką gwarancje pracuję się cały rok. Należy stworzyć system, który będzie działał nie tylko podczas naszego urlopu, ale będzie stanowił szkielet całej firmy. Jakość usług jest zależna od wypracowanej struktury, którą ciężko jest osiągnąć w tydzień lub dwa przed wyjazdem. Należy to robić na co dzień. Zorganizowanie tych procedur pozwoli uniezależnić firmę od szefa. Do jego obowiązków należy przekazywanie wiedzy pracownikom, szkolenie ich, aby byli niezależni podczas naszej nieobecności. W taką strukturę wpisują się jasne i klarowne procedury, zastępstwa pracowników na danych stanowiskach, sposoby postępowania w trudnych sytuacjach, odpowiednio zbudowana hierarcha stanowisk.  Stworzyć system wewnętrzny i procesy, które pozwolą na automatyczne działania, niezależnie od tego czy akurat jesteśmy na miejscu czy na wakacjach.

Jak wykorzystać nowoczesny marketing do promocji firmy podczas urlopu?

Nowoczesne działania marketingowe również wspomagają funkcjonowanie firmy podczas nieobecności przedsiębiorcy. Od kilku już lat obserwujemy zdecydowanie zagęszczenie na rynku, dlatego o wyróżnieniu się decyduję nie tylko jakość obsługi, która jest podstawowym aspektem, ale i marketing. Powinien być on podstawą, ponieważ dzięki niemu firma zdobywa klientów. Należy się dowiedzieć z jakimi działaniami wiąże się marketing, i które z narzędzi będzie pasować do wizji naszej firmy. W czasie naszej nieobecności nowoczesne rozwiązania marketingowe zdecydowanie to ułatwiają. Wiele czynności można ustawić automatycznie i zaplanować zdecydowanie wcześniej

„Moim zdaniem dobry marketing to podstawa. W każdej firmie powinna być osoba odpowiedzialna na SM, która na bieżąco będzie informowała o nowościach i ciekawych informacjach. Niezależnie od dziedziny, w której pracujemy jest to konieczne. Jednak poleganie jedynie na Social Mediach, nie jest wystarczające. Marketing internetowy oferuje mnóstwo bardzo konkretnych mechanizmów, przynoszących duże korzyści na niewielki koszt. Sprecyzowane reklamy na portalach społecznościowych i Google, są wstanie dotrzeć do konkretnej grupy odbiorców, którzy są naszymi potencjalnymi klientami. W porównaniu do reklamy zewnętrznej, która trafia do przypadkowych osób, w tym wypadku mamy nad tym całkowitą kontrolę. W momencie kiedy wiem o planowanym urlopie możemy zaplanować marketing na co najmniej 2-3 miesiące w przód, ustawić automaty i jedynie korygować wyniki.”