Kontrola kosztów firmy? To nic strasznego!

Obecna sytuacja gospodarcza sprawiła, że przedsiębiorcy siłą rzeczy zaczęli przykładać większą uwagę do kontroli kosztów firmy. Na czym ona polega, czy faktycznie jest pracochłonna i gdzie szukać pomocy przy jej wdrażaniu?

Podstawą kontroli kosztów firmy jest budżetowanie. Wiele firm broni się jednak przed tym rękami i nogami. Nadal pokutuje bowiem przekonanie, że tworzenie planu finansowego przypomina trochę wróżenie z fusów, a my nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności i wydatków.

– Przyczyn tej niechęci należy szukać w braku wiedzy, połączonej z negatywnymi stereotypami dotyczącymi budżetowania. Bardzo często właściciele firm słyszą od swoich pracowników: „szefie, ale tego się nie da zaplanować, nie wiem, ile to będzie kosztowało, nie wiem, kiedy klient zapłaci…”. Do tego dochodzi opinia, że tworzenie budżetu to trudny i pracochłonny proces, który ogranicza elastyczność – tłumaczy Sebastian Uryn, ekspert finansowy z Grupy Doradczej Compertus i dodaje: – To jednak nieprawda. Praktyka pokazuje, że z biznesowego punktu widzenia zawsze lepszą opcją jest niedoszacowany plan, który będziemy na bieżąco modyfikować niż brak jakiejkolwiek strategii. Jeśli bowiem nie zaplanujemy wydatków, które w najbliższym czasie poniesiemy, nie jesteśmy w stanie ocenić, czy ich wartość była odpowiednia.

Kontroling – co można zyskać? 

Korzyści z systematycznego przyglądania się finansom firmy jest naprawdę wiele. Za sprawą stałej kontroli kosztów jesteśmy w stanie na czas reagować na negatywne zjawiska, np. obniżenie rentowności. Firma zyskuje precyzyjne odzwierciedlenie swoich decyzji operacyjnych w postaci cyfr i widzi, na co ją stać, a na co nie, czyli które aktywności albo obszary powinna wyeliminować.

Kontroling pozwala też uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorstwo buduje potencjał w nadziei na poprawę wyników finansowych – dokonuje nowych inwestycji czy zatrudnia kolejnych pracowników.

Robienie tego w sposób niezaplanowany i niekontrolowany, bardzo często skutkuje tym, że potencjalny wzrost wyniku zostaje skonsumowany przez koszty utrzymania i eksploatacji sprzętu, maszyn, budynków albo koszty stałe związane z wynagrodzeniami.

– Tworzenie planów finansowych, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów stałych, pozwala uniknąć tej pułapki, a przede wszystkim daje właścicielom konkretne, wyrażone w liczbach wskaźniki, które pokazują, czy firma rzeczywiście się rozwija i zwiększa swoją efektywność, czy tylko zwiększa skalę swojego działania kosztem rentowności – komentuje ekspert z Grupy Doradczej Compertus.

Outsourcing coraz bardziej popularny

 W idealnym świecie kontrolę kosztów firmy prowadziłoby każde przedsiębiorstwo. W przypadku mniejszych firm do sprawnego planowania wystarczy bowiem chęć, systematyczność i prosta tabela w Excelu.

W rzeczywistości nie wszyscy przedsiębiorcy są w stanie kompleksowo troszczyć się o finanse. Aby wdrożyć sprawny system kontrolingu, nie trzeba jednak tworzyć dodatkowego etatu. Dobrym rozwiązaniem jest outsourcing, czyli współpraca z podmiotami, które profesjonalnie zajmują się tym tematem. To rozwiązanie staje się coraz bardziej popularne, nawet w przypadku dużych korporacji czy zakładów produkcyjnych.

– Outsourcing znacząco usprawnia cały proces – dzięki specjaliście z zewnątrz nie tracimy energii na wyważanie otwartych drzwi. Dostajemy gotowe rozwiązanie, podparte doświadczeniem, i nie musimy testować ścieżek, które mogą nas zaprowadzić w ślepy zaułek – przekonuje Sebastian Uryn. – Outsourcing jest ponadto atrakcyjny pod względem finansowym. Obecnie praktycznie każda firma może otrzymać ofertę tego typu usług, skrojoną do jej indywidualnych możliwości.

Przedsiębiorstwa decydujące się na to rozwiązanie z reguły mają do wyboru dwie opcje. W przypadku rozbudowanych biznesów, w których mamy do czynienia z wieloma projektami, współpraca może mieć charakter stały. W większości jednak wystarczy roczna lub dwuletnia pomoc we wdrożeniu systemu kontrolingu, nad którym nadzór z czasem przejdzie do obowiązków któregoś z przeszkolonych pracowników.