Nieużywana przestrzeń biurowa – koszty, których można uniknąć

Wszystkie firmy borykają się z drastycznie rosnącymi cenami energii, paliwa i wody. Właściciele szukają sposobów na zmniejszenie zbędnych kosztów, generowanych chociażby przez niewykorzystywaną w pełni powierzchnię biurową. Obecnie, za sprawą powszechnej pracy zdalnej, europejskie biura są zapełnione zaledwie w 43 proc. New Work, jeden z wiodących dostawców elastycznych biur w Europie Środkowo-Wschodniej, proponuje jednak praktyczne podejście do organizacji miejsca pracy. Nowoczesne biura mogą przynieść wymierne korzyści jeśli chodzi o oszczędności.

Liczby przedstawiające wzrosty cen energii są bezlitosne. Jak ukazuje opracowanie „Czas przygotować się na wzrost cen prądu w 2022 roku” przygotowane przez serwis Rachuneo, przeciętny rachunek za prąd w 2022 roku jest o około 24 proc. wyższy niż jeszcze rok wcześniej. Z kolei cena energii czynnej zwiększyła się o około 37 proc., a koszt dystrybucji nawet o 8 proc. To niestety nie koniec, gdyż zapowiedzi ekspertów wskazują na dalsze podwyżki. Według ekspertów z Biura Maklerskiego Banku Pekao, rachunki za prąd w 2023 roku mogą być dwa razy większe od obecnych. Całkowicie zaradzić temu się nie da, ale można zoptymalizować model organizacji biura, by ograniczyć wydatki. Wystarczy przyjrzeć się temu, co oferują biura elastyczne.

Koszty wynajmu – czas je uciąć!
Jednym z najwyższych wydatków dla firm jest ten ponoszony na rzecz wynajmowania przestrzeni biurowej, na co zwrócili uwagę prelegenci czerwcowego European ESG Property Forum. Im więcej pracowników zostało zatrudnionych, tym więcej miejsca należy im zapewnić. Dodatkowa powierzchnia oznacza też konieczność jej klimatyzowania – chłodzenia latem, ogrzewania zimą. Jednocześnie okres pandemii pokazał, że większość obowiązków zawodowych można wypełniać pracując z domu lub w systemie hybrydowym. Według badań przeprowadzonych przez IWG, u części zatrudnionych praca zdalna poprawiła wydajność, natomiast inni nie odnotowali różnicy w tej kwestii. Dlatego rozwiązaniem pozwalającym na redukcję kosztów są biura umożliwiające elastyczne dostosowanie ich do oczekiwań pracowników. Szacunki firmy Savills ujawniły, że w Europie przed pandemią średnie obłożenie budynku biurowego wynosiło 70-75 proc. Teraz, po doświadczeniach związanych z pracą zdalną, ten wynik oscyluje na poziomie 43 proc. Wynajmowanie całego piętra dla zaledwie kilku osób straciło sens. Biura elastyczne dają możliwość wynajęcia tylko takiej ich części, by pomieścili się ci pracownicy, którzy preferują pracę w trybie stacjonarnym, lub gdy wymaga tego specyfika ich zadań. Jeśli w danym momencie potrzeba jednej większej sali lub kilku małych, nic nie stoi na przeszkodzie przemodelowania kontraktu z dostawcą przestrzeni biurowej, aby elastycznie dopasować ją do aktualnych potrzeb firmy. W ten sposób odpadają koszty związane z „trzymaniem” przestrzeni biurowej, która na co dzień nie jest wykorzystywana.

Uproszczone dojazdy
Drugim przyszłościowym trendem jest koncepcja 15-minutowego miasta. Zgodnie z nią biura elastyczne dostosowane do potrzeb firm będą zlokalizowane w pobliżu miejsca zamieszkania pracowników. Wszystko to ma służyć dojazdowi do pracy w najwyżej 15 minut. Jazda samochodem w obie strony, stanie w korkach i pod męczącą sygnalizacją świetlną odejdą w niepamięć, razem z kosztami paliwa i śladem węglowym. Zamiast osobistego samochodu wystarczyć będzie rower, hulajnoga elektryczna, ewentualnie komunikacja miejska. Jest to istotne także z ekologicznego punktu widzenia. Aż 98 proc. śladu węglowego emitowanego przez pojedynczego pracownika przypada na same tylko dojazdy do siedziby firmy, na co wskazał badacz z Institute of Technology and Business w Czeskich Budziejowicach. Szefowie powinni mieć na uwadze jeszcze aspekt wizerunkowy. Rosnąca popularność pracy zdalnej lub hybrydowej sprawiła, że kandydaci na stanowisko często wymagają takiej elastyczności. Według wspomnianych badań IWG, 72 proc. szukających pracy woli hybrydowy model zamiast podwyżki pensji w wysokości 10 proc. Elastyczna oferta firmy daje zatem większe szanse znalezienia pożądanego specjalisty.

Obecnie proponujemy naszym klientom usługę Space in the Cloud, czyli dostęp do aplikacji pomocnej w zarządzaniu biurami elastycznymi. Pozwala ona zaoszczędzić 40 proc. budżetu i daje firmom więcej możliwości dostosowania oferty przy zatrudnianiu nowych ludzi. Ponieważ nie są oni potem zmuszani do pracy w jednej konkretnej lokalizacji, niezależnie od tego, czy jest to biuro główne czy oddział regionalny, oszczędza się sporo czasu i pieniędzy na dojazdy - oznajmił Hubert Abt, CEO firmy New Work i workcloud24.