Planujesz imprezę firmową? O to zapytaj organizatora.

Organizacja imprezy firmowej wymaga kompleksowego podejścia do zadania. Zanim zdecydujesz się, który obiekt wybrać, zadaj organizatorowi odpowiednie pytania. Aby mieć pewność, że dany kompleks będzie spełniał Twoje oczekiwania, zapytaj o wszystko to, co jest dla Ciebie istotne. Przedstawiciele Dworu Korony Karkonoszy – obiektu w Karkonoszach, który od lat organizuje imprezy firmowe – wytypowali 5 pytań, które najczęściej są zadawane przez firmy. Koniecznie sprawdź, czego dotyczą.

Jesień to czas, kiedy wiele polskich przedsiębiorstw organizuje imprezy firmowe. Jak wynika z obserwacji rynkowych, eventy odbywają się zwykle w październiku i listopadzie. Część z nich ma miejsce w grudniu i jest połączona z Wigilią dla pracowników lub podsumowaniem roku czy kwartału. Jeśli odpowiadasz w swojej firmie za organizację imprez firmowych, koniecznie zadaj te pytania, by mieć pewność, że wydarzenie sprosta wszelkim oczekiwaniom.

Pytanie nr 1: czy obiekt jest przystosowany do dużej liczby gości?

Pytanie, które warto zadać to: czy obiekt, który wybierasz jest przystosowany do przyjęcia dużej liczby gości. I nie chodzi jedynie o pojemność hotelu, a ogół atrakcji, jakie może zapewnić uczestnikom.

 – To jedno z najczęściej zadawanych pytań – mówi Joanna Hoc-Kopiej, ekspert z Dworu Korona Karkonoszy. – Organizatorzy imprez pytają, jakie posiadamy pokoje, ilu są osobowe, a także czy mamy własną restaurację. Gdy impreza jest organizowana na kilkadziesiąt osób, a niekiedy nawet kilkaset, nie każdy obiekt radzi sobie z logistyką. Istotne jest zatem ustalenie, czy wszyscy uczestnicy mogą zjeść posiłek w tym samym czasie, czy obiekt posiada odpowiednie duże sale, a także czy atrakcje dla gości – z uwagi na ich liczbę – będą się odbywać w komfortowych warunkach.  

Pytanie nr 2: kiedy najlepiej zorganizować imprezę firmową?

W przypadku obiektów położonych w górach każda pora roku jest odpowiednia.

   – Góry są wyjątkowe. Gdy organizatorzy zadają nam pytanie, jaka pora roku jest odpowiednia na organizację imprezy firmowej odpowiadamy: każda. Wiosną przyroda budzi się do życia, przyjemnie grzeją pierwsze promienie słońca i uczestnicy mogą cieszyć ze wspaniałych widoków. Latem zaś organizowane są wycieczki terenowe, a także spływy kajakowe. Jesień i zima to również dobre pory roku do spotkań z pracownikami. Wówczas na topie są ogniska czy wspólne kuligi – wylicza Joanna Hoc-Kopiej z Dworu Korona Karkonoszy.

Pytanie nr 3: czy obiekt zapewnia dodatkowe atrakcje?

Organizacja imprez jest czasochłonna. Co zrobić, by spędzać kreatywnie czas? Istotne jest, czy dany obiekt posiada dodatkowe atrakcje. Wiele firm decyduje się na skorzystanie z gotowych scenariuszy imprez. Ten trend potwierdza Anna Goławska z agencji eventowej Commplace.

   – Przed firmami stoi wiele wyzwań związanych z organizacją imprezy. Istotne jest ułożenie planu wyjazdu i przedstawienie go uczestnikom. Gdy po drugiej stronie mamy partnera, który pomoże nam w organizacji wydarzenia oszczędzamy swój czas i mamy kreatywne opcje do wyboru. Wiele obiektów zapewnia gotowe scenariusze na wyjazdy jedno czy dwudniowe. Warto z nich skorzystać i mieć pewność, że zapewniamy swoim pracownikom wyjątkowe atrakcje ­– dodaje.

Pytanie nr 4: Co z wyżywieniem?

Co jest istotne podczas organizacji imprezy firmowej? Lokalizacja, obiekt, a także… kuchnia. Zanim zdecydujesz się na wybór danego obiektu zapytaj o szczegóły odnośnie wyżywienia, w tym o rodzaj podawanych dań. Rodzaj podawanych posiłków to istotny element eventu firmowego, który każdy organizator powinien wziąć pod uwagę. Nie zapomnijmy, że wśród naszych pracowników mogą być weganie, wegetarianie czy miłośnicy dań tradycyjnych. Organizatorzy powinni zatem dowiedzieć się, czy dany obiekt ma w swojej ofercie potrawy dostosowane do kulinarnych preferencji gości. Dużym zainteresowaniem cieszą się także obiekty oferujące produkty naturalne, regionalne.Dlaczego te kwestie są tak ważne? Nic tak nie psuje wyjazdu, jak niedobre jedzenie.

Pytanie nr 5: zakres wsparcia podczas organizacji eventu

Brak organizacji podczas wydarzenia może „położyć” nawet najlepiej pomyślany event. Aby uniknąć niepotrzebnych nerwów dopytaj w danym obiekcie, czy do Twojej dyspozycji podczas pobytu będzie menadżer. Wsparcie doświadczonego pracownika hotelu jest nieocenione. Może pomóc Ci uniknąć niepotrzebnych, stresujących sytuacji i sprawi, że impreza firmowa przebiegnie w miłej atmosferze.

O czym jeszcze warto pamiętać? Wyznacz sobie cel. Ten może być mierzalny lub niemierzalny. Zastanów się, jaki wskaźnik sprawi, że event uznasz za udany. Liczba uczestników? A może poziom zintegrowania zespołu? Sam odpowiedz sobie na to pytanie i zaplanuj wydarzenie, które pozwoli osiągnąć zakładany efekt.