Sprawozdanie finansowe 2021 – jak uniknąć błędów?

Pierwszy kwartał to w cyklu życia przedsiębiorstw okres kojarzony z podsumowaniem i rozliczaniem ubiegłego roku. Do końca marca, wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, zobowiązane są do złożenia sprawozdania finansowego. Rzecz może dotyczyć zarówno spółki kapitałowej i osobowej, jak i osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Zatem marzec często okazuje się być miesiącem bardzo nerwowym, szczególnie w dziale księgowości. Co należy zrobić, a przede wszystkim jak uniknąć błędów podpowiada ekspert biura rachunkowego TAAS.

Sprawozdanie finansowe to ból głowy podmiotów określonych w ustawie o rachunkowości. W dokumencie przedstawiającym sytuację finansową firmy często pojawiają się błędy, które powodują zniekształcenie obrazu sytuacji majątkowej, co prowadzi do problemów z samym rozliczeniem, a w konsekwencji z urzędem. Aby uniknąć komplikacji, warto zwrócić uwagę na najczęściej popełniane błędy. 

— Najczęściej spotykane przez nas błędy w sprawozdaniach finansowych wynikają w dużej mierze z pomyłek arytmetycznych czy mylnej interpretacji przepisów. Zdarza się, że sprawozdawcy mylnie zastosują zasady rachunkowości lub zwyczajnie dopuszczają się niedopatrzeń. Warto jednak przed tego typu błędami się zabezpieczyć, gdyż nawet pozornie mała pomyłka może skutkować dotkliwymi sankcjami — mówi Marcin Mioduszewski, Prezes Zarządu Biura rachunkowego TAAS.

Uważaj na rozliczenie VAT

Regulacje VAT zawierają wiele zapisów szczególnych będących odstępstwem od zasady ogólnej rozliczania podatku, a do tego przepisy w zakresie podatku VAT bardzo często się zmieniają. Według Mioduszewskiego, to właśnie błędne rozliczenie VAT należy do najczęściej popełnianych błędów. Sprawa dotyczy szczególnie mniejszych firm, gdzie przedsiębiorca, który nie jest specjalistą rachunkowości zajmuje się samodzielnie rozliczaniem podatku VAT.

Rzadziej, w kwestii podatku VAT, dochodzi do błędów związanych z nieprawidłowymi stawkami na fakturze sprzedaży. W niektórych przypadkach można zastosować obniżoną stawkę podatku lub zwolnienie z opodatkowania. Gdy dochodzi do sytuacji, w której podatnik wystawił fakturę sprzedaży z błędną stawką podatku VAT, może on liczyć się z konsekwencjami w postaci zaległości podatkowych.

Inwentaryzacja ma znaczenie

Porządek w stanie magazynowym i jego zgodność z ewidencją księgową ma wielkie znaczenie przy podsumowaniu roku na potrzeby sprawozdania finansowego. To metoda kontroli wewnętrznej, która porządkuje relacje pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ewidencji. Należy pamiętać, że nieścisłości wynikające z inwentaryzacji, mogą efektem domina przełożyć się na błędy rachunkowe.

Dokumenty zawsze muszą się zgadzać

Dokumenty księgowe, aby móc je ująć w księgach rachunkowych, muszą spełniać wiele kryteriów i założeń. W ocenie Marcina Mioduszewskiego, częstym powodem powstania błędów w tej kwestii są zdarzenia, które powstały po dniu bilansowym i mają wpływ na rzetelność ksiąg, na przykład niekorzystny wyrok sądu. Konsekwencją błędów w dokumentach księgowych może być wyrzucenie danego kosztu z kosztów podatkowych

i brak prawa do odliczenia podatku VAT.

Błędy da się naprawić

Sprawozdanie finansowe sporządzone w ustawowym terminie może podlegać zmianie do czasu jego zatwierdzenia. Korekty można dokonać, jeśli po sporządzeniu sprawozdania przedsiębiorca uzyska istotne informacje, mające wpływ na sprawozdanie. W przypadku obowiązku korekty, firma zobowiązania jest do otwarcia wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych i wprowadzenia zapisów korygujących.

- Gros spraw, które trafiają do nas po pierwszym kwartale dotyczy korekty sprawozdania finansowego. Dlatego lubię określać bilans jako papierek lakmusowy działań biura księgowego. To właśnie w okresie bilansu finansowego można w pełni zweryfikować działania księgowości – konkluduje Mioduszewski.

5 najczęstszych błędów popełnianych w sprawozdaniach finansowych wg TAAS

1. Przygotowywanie sprawozdań w formie uproszczonej to błąd. W przypadku małych spółek UoR dopuszcza taką formę, ale jest ona na tyle okrojona, że dla czytelnika sprawozdania staje się bezużyteczna. Jest to minimum do spełnienia obowiązku sprawozdawczego, ale nie dokument, który pokazuje obraz spółki.
2. Błędem zdarza się brak rozróżniania transakcji z podmiotami powiązanymi.
3. Wykazywanie wartości środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych per saldo to również pomyłka. W sytuacji, w której mamy kilka rachunków bankowych i na jednym z nich mamy uruchomioną linię kredytową, faktyczne saldo na tym rachunku jest ujemne i saldo powinno być wykazane w bilansie jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek. Często zdarza się, że na pozostałych rachunkach są dostępne środki, kompensuje się je i środki pieniężne wykazuje bez zadłużenia z tytułu linii kredytowej, co jest błędne.
4. Często w firmach zdarza się, że opłacane są faktury proformy lub opłaca się należności za pomocą firmowej karty i zapomina się o fakturze VAT do wydatku. W konsekwencji w księgach mamy saldo winien na rozrachunkach z dostawcami (należność, którą zapłaciliśmy, a nie mamy faktury). W takiej sytuacji powinna być na koniec roku zawiązana rezerwa na koszty, która pomniejszy wynik finansowy. Niestety nagminną rzeczą, zwłaszcza w mniejszych podmiotach, których sprawozdanie nie podlega badaniu biegłego rewidenta, jest brak wiązania rezerw na koszty, a należności od dostawców wykazywane są per saldo ze zobowiązaniami. W konsekwencji otrzymujemy wyższy wynik finansowy oraz mniejsze zobowiązania wobec dostawców, co znacznie może przekłamywać sprawozdanie
5. Spotykanym błędem jest także brak podziału należności i zobowiązań na długo i krótkoterminowe.

Ekspert ostrzega - po czym poznać, że bilans się nie zgadza?

1. Pierwszym wskaźnikiem, po którym można rozpoznać prawidłowo sporządzony bilans są sumy bilansowe. Wartości aktywów i pasywów muszą być sobie równe, zarówno w okresie sprawozdawczym, jak i w okresie go poprzedzającym.
2. Wysokie wartości w pozycjach „pozostałe, inne” wzmagają czujność organu nadzorującego. Nie musi to oznaczać błędu, ale może skłonić do szerszej analizy tego, co składa się na te pozycje.
3. Gdy analiza pozioma bilansu czy RZIS (analiza wartości rok do roku) wykazuje duże odchylenia wartości, może to oznaczać błędy w okresie porównawczym, które zostały korygowane poprzez przesunięcia w badanym okresie.