Zdalne podpisanie umowy o pracę stanie się standardem

Koronawirus zmienił sposób wykonywania obowiązków zawodowych oraz istotnie wpłynął na proces rekrutacji czy podpisywania umów. W świetle Kodeksu Pracy zawarcie umowy o pracę lub zmiana jej warunków wymagają formy pisemnej. Co za tym idzie, aby dopełnić formalności należy spotkać się osobiście, skorzystać z usług kuriera lub użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którym według szacunków dysponuje obecnie tylko pół miliona Polaków. Dostosowując się do zmieniającej się rzeczywistości firmy zaczęły wdrażać u siebie rozwiązanie, pozwalające na wyrobienie pracownikowi podpisu kwalifikowanego podczas wideorozmowy, dzięki czemu proces zatrudnienia może się odbyć w pełni zdalnie.

Lista obszarów życia dotkniętych przez pandemię jest niemal nieskończona i wykonywanie obowiązków służbowych nie jest wyjątkiem. Od pierwszych przypadków koronawirusa w Polsce wiele firm przeszło na pracę w pełni zdalną i jak pokazują badania – Polacy zdecydowanie polubili taką formę wykonywania obowiązków zawodowych. W nowej rzeczywistości ponad 80% ankietowanych nie chce wracać na stałe do biura, jak wynika z raportu Future Business Institute „Praca zdalna – rewolucja, która się przyjęła” oraz wyników badania „Powrót do biura”, przeprowadzonego przez Billennium, polską firmę dostarczającą rozwiązania oraz usługi IT dla biznesu. Za tym trendem starają się nadążyć rządzący, a Sejm – w ramach Tarczy 4.0 – wprowadził możliwość czasowego wykonywania pracy zdalnej przez osoby posiadające odpowiednie umiejętności oraz możliwości techniczne i lokalowe. Co więcej, przedstawiciele Rządu otwarcie mówią o tym, że takie rozwiązanie na stałe zostanie wprowadzone do Kodeksu Pracy.

Jednak oprócz samej pracy, zdalnie zaczęły się też odbywać procesy rekrutacyjne. Od wysłania CV, przez rozmowę kwalifikacyjną, po informację o zatrudnieniu – wszystkie te etapy odbywały się bez konieczności spotkania się na żywo. Jednym wyjątkiem było podpisanie umowy o pracę, które zgodnie z przepisami wymaga formy pisemnej. Istnieje co prawda możliwość podpisania umowy na odległość, ale do tego wymagany jest podpis kwalifikowany, którym dysponuje zaledwie około pół miliona Polaków. W odpowiedzi na zmieniającą się rzeczywistość, chcąc umożliwić zdalne zawieranie umów o pracę w zgodzie z Kodeksem Pracy, pierwsze firmy zaczynają umożliwiać kandydatom możliwość wyrobienia podpisu kwalifikowanego w trakcie wideorozmowy.

Proces odbywa się poprzez platformę internetową, gdzie certyfikowani operatorzy z danej firmy mogą oficjalnie zweryfikować tożsamość rozmówcy. W trakcie rozmowy wideo na podstawie zdjęcia twarzy, dowodu osobistego lub paszportu, numer telefonu oraz adres e-mail, przyznają oni rozmówcy podpis kwalifikowany, który zostanie użyty do podpisania umowy o pracę, a także może być wykorzystywany w przyszłości. Jedną z firm, która wdrożyła takie rozwiązanie u siebie jest Billennium.

– Działamy w bardzo konkurencyjnej, zarówno jeśli chodzi o pozyskiwanie klientów, jak i pracowników, branży IT. Chcąc przekonywać klientów do najnowszych trendów i rozwiązań cyfrowych, sami chcemy je wykorzystywać wewnątrz naszej organizacji i między innymi dlatego zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu, pozwalającego naszemu działowi HR wyrabiać certyfikowane podpisy elektroniczne. Jesteśmy jedną z pierwszych firm, która oferuje to w pełni zgodne z Kodeksem Pracy rozwiązanie i wierzymy, że budując pozytywne doświadczenie z procesu rekrutacji czy też przedłużania umowy, uda nam się zapoczątkować trend, który będzie kolejnym etapem cyfryzacji polskiego biznesu – powiedział Łukasz Sawicki vel Sawczenko, Compensation & Benefits Manager w Billennium.