Co 4. firma zwleka pół roku z odzyskaniem pieniędzy od dłużnika

Nie mam pieniędzy, zapomniałem o fakturze, klienci zalegają mi z zapłatą, więc i ja nie płacę – to najczęstsze usprawiedliwienia, jakie słyszą właściciele firm od swoich klientów, którzy nie regulują należności za dostarczone towary czy wykonane usługi. Najnowsze badanie „Przedsiębiorcy wobec swoich dłużników”, przeprowadzone na zlecenie Kaczmarski Inkasso*, pokazuje, że aż co 4. firma przekazuje zaległe faktury do windykacji dopiero po 6 miesiącach od upłynięcia terminu zapłaty. Zwykle to zbyt późno, aby bezproblemowo odzyskać pieniądze.

Według badania Kaczmarski Inkasso w ciągu ostatnich 12 miesięcy niesolidni kontrahenci finalnie opłacili średnio 52 proc. liczby przeterminowanych faktur, o które ich wystawcy w jakikolwiek sposób się upomnieli. Reszta nie została dotąd  uregulowana, a pieniądze należne właścicielom przedsiębiorstw nadal są zamrożone. To poważny problem dla firm, bo wiąże się z koniecznością poszukiwania dodatkowych źródeł finansowania lub wprowadzenia ograniczeń w działalności, np. zakupu materiałów gorszej jakości, zredukowania nakładów na marketing czy ograniczenia benefitów dla pracowników.

Usprawiedliwienie na niepłacenie

W repertuarze usprawiedliwień, jakie przedstawiają partnerzy handlowi, którzy wstrzymują płatności, dominuje brak pieniędzy. Pustką w firmowej kasie tłumaczy się prawie połowa dłużników. Niewiele mniej, bo 44 proc., zasłania się zapominalstwem. Na trzecim miejscu w katalogu wyjaśnień uplasowały się zatory płatnicze – 18 proc. Z kolei 15 proc. kontrahentów zaznacza, że odda pieniądze, ale z poślizgiem. Natomiast co 10. partner usprawiedliwia się brakiem lub zgubieniem faktury. Inne powody to: chwilowa niewypłacalność, omyłkowe pominięcie faktury w płatnościach, a także przegapienie jej daty.

„Żółta kartka” dla dłużników

Po raz pierwszy na brak zapłaty firmy najczęściej reagują po tygodniu, co deklaruje 43 proc. z nich.  Po miesiącu zaczyna o tym przypominać kontrahentom 1/5 przedsiębiorców. Ale co 10. robi to dopiero po upływie 3 miesięcy. Jest też grupa, która czeka niemalże w nieskończoność – 5 proc. zwleka aż 6 miesięcy. Są też i tacy, którzy już następnego dnia po upływie daty widniejącej na fakturze pokazują „żółtą kartkę” i mobilizują kontrahentów, aby się rozliczyli. Taką praktykę stosuje sporo, bo 15 proc., podmiotów.

Najtrudniejszy pierwszy krok

Jednak nawet szybka reakcja nie gwarantuje zwrotu należności. Dlatego część przedsiębiorców szuka wsparcia w firmach windykacyjnych. Po miesiącu od upływu terminu zapłaty kieruje tam faktury 23 proc. MŚP. Z kolei 35 proc. decyduje się na ten ruch po 3 miesiącach, a 26 proc. dopiero po 6.

- To stanowczo za długo. W przypadku opóźnień w płatnościach czas reakcji jest kluczowy. Im później faktura trafia do windykacji, tym bardziej skomplikowany staje się proces odzyskiwania należności. Po pierwsze, z czasem dłużnicy często popadają w jeszcze większe problemy finansowe, co sprawia, że mają coraz mniej środków na uregulowanie zaległych płatności. Po drugie, długa zwłoka sprawia, że dłużnik może przyzwyczaić się do braku konsekwencji, a to utrudnia negocjacje i zmniejsza szanse na polubowne rozwiązanie sprawy. W skrajnych przypadkach, gdy proces windykacji jest opóźniony o wiele miesięcy, może się okazać, że dłużnik już nie prowadzi działalności lub sąd ogłosił jego upadłość. Taka sytuacja znacznie ogranicza możliwości odzyskania pieniędzy, choć ich nie przekreśla - tłumaczy Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

Unikanie kontaktu z dłużnikiem nierzadko prowadzi do poważnych konsekwencji. Skumulowanie się zaległości finansowych i braki na firmowym koncie mogą skutkować zakończeniem działalności. Z danych Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej wynika, że w pierwszej połowie tego roku zbankrutowało aż 219 polskich firm, a 2261 ogłosiło restrukturyzację - dotyczą one głównie jednoosobowych działalności gospodarczych.

- Dane COIG pokazują, że zatory płatnicze najmocniej odczuwają najmniejsze podmioty. Sektor MŚP jest kręgosłupem polskiej gospodarki, a jego stabilność finansowa ma zasadnicze znaczenie dla utrzymania konkurencyjności na rynku. Jeśli przedsiębiorcy nie zaczną szybciej reagować na zaległości płatnicze, w trudnym położeniu mogą się znaleźć nie tylko pojedyncze firmy, ale i całe sektory gospodarki – podsumowuje Jakub Kostecki.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Opóźnione płatności są dużym zagrożeniem dla najmniejszych firm. Dlatego lepiej zapobiegać niż leczyć. Warto wiedzieć, że firmy mogą skutecznie zmobilizować kontrahenta do terminowej zapłaty za fakturę lub przyspieszyć uzyskanie pieniędzy za sprzedane towary lub usługi z faktury z odroczonym terminem płatności. Takie możliwości daje np. faktoring jawny. Chroni płynność finansową firmy, nie dopuszczając do opóźnień po stronie kontrahenta. Warunek jest jednak taki, że trzeba działać natychmiast.

– Faktoring jest krok przed windykacją. Warto z niego skorzystać, aby nie dopuścić do powstania zaległości. Ale działa on tylko wtedy, gdy termin płatności jeszcze nie upłynął. Wówczas jest duża szansa na odmrożenie pieniędzy z faktur, zanim te się przeterminują – podsumowuje Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.

* Badanie „Przedsiębiorcy wobec swoich dłużników” zostało przeprowadzone przez TGM Research zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w lipcu 2024 r. metodą CAWI na reprezentatywnej grupie 400 przedsiębiorców z sektora MŚP, wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności.