Małe firmy myślą, że windykacja jest tylko dla dużych

Co 5. firma nie reguluje zobowiązań wobec kontrahentów, bo sama nie otrzymuje zapłaty od klientów – wynika z badania „Przeterminowanie faktur w polskich przedsiębiorstwach” Kaczmarski Inkasso. Stąd już prosta droga do utraty płynności finansowej. Im mniejsze przedsiębiorstwo, tym ta płynność jest trudniejsza do osiągnięcia. Odblokowanie pieniędzy u kontrahentów jest możliwe m.in. dzięki przekazaniu nieopłaconych faktur do windykacji. Wśród niewielkich firm panuje jednak przekonanie, że windykacja jest tylko dla dużych korporacji.

Prawie 3/4 małych i średnich firm, ankietowanych w badaniu „Przeterminowanie faktur w polskich przedsiębiorstwach”, wskazuje, że zatory płatnicze są dla nich barierą w prowadzeniu działalności gospodarczej. Nieuregulowane płatności stanowią na tyle poważną przeszkodę, że 1/4 przedsiębiorstw jest zmuszona ograniczać inwestycje, a 19 proc. podnosić ceny swoich towarów i usług. 13 proc. przedsiębiorców doświadcza problemów z wprowadzaniem nowych produktów na rynek i tyle samo odczuwa negatywny wpływ na swój wizerunek. Rezultatem tego są słabsze warunki finansowe dostaw, jakie proponują im kontrahenci. Co 10. przedsiębiorstwo decyduje się na redukcję zatrudnienia i obniżenie pensji pracownikom.

Małe firmy nie mają zakumulowanych oszczędności, a do tego trudno im pozyskać zewnętrze finansowanie, np. kredyt, który przecież też trzeba spłacać. Z doświadczenia firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w odzyskiwaniu należności wynika, że nierzadko unikanie płacenia jest celowym zabiegiem niektórych przedsiębiorców. Liczą, że partner nie podejmie żadnych radykalnych kroków i nie trzeba będzie oddawać pieniędzy. Dlatego małe firmy powinny reagować na brak zapłaty i robić to jak najszybciej.

Mit 1 – nikt nie pochyli się nad problemami drobnego przedsiębiorcy

Jednak wśród właścicieli mniejszych firm panuje przekonanie, że windykacja jest zarezerwowana tylko dla dużych korporacji. Uważają, że skierowanie niezapłaconych faktur do windykacji będzie wymagało od nich wiele zachodu, a ostatecznie i tak nikt się nimi nie zajmie. W ich opinii niesolidni kontrahenci, którzy nie płacą za dostarczone towary i zrealizowane usługi, pozostaną bezkarni.

Wstrzymywanie zapłaty jest nieetyczne, bo blokuje płynność finansową innych firm. W efekcie one same mogą stać się dłużnikami, którzy nie zapłacą innym przedsiębiorcom, bo nie będą miały z czego. Według danych Krajowego Rejestru Długów na koniec I kwartału 2024 r. zadłużenie jednoosobowych działalności gospodarczych, które stanowią 97 proc. firm z sektora MŚP w Polsce, wynosiło 4,89 mld zł. W rejestrze figuruje 156 tys. takich podmiotów. Wszystkie firmy, notowane w KRD, mają 9,7 mld zł długów. Problemy finansowe odczuwa łącznie 254,5 tys. przedsiębiorstw.

- Obsługując mniejsze przedsiębiorstwa często słyszymy, że wątpią one, czy uda się odzyskać należność, bo przecież są niewielkimi podmiotami i nikt się nie pochyli nad ich problemami. Ale to nieprawda.  Kiedy do gry wchodzi profesjonalny negocjator, dłużnicy czują, że żarty się skończyły i zaczynają traktować takiego kontrahenta poważnie. Małe firmy mogą przekazać do windykacji cały portfel niezapłaconych faktur lub tylko jedną. Dla nich ta jedna faktura to często „być albo nie być”, bo zwykle mają tylko kilku klientów lub jednego dużego i są od nich w pełni uzależnione - mówi Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

W takim nierównym układzie sił ważne jest, że negocjatorzy znają specyfikę poszczególnych branż gospodarki i są w stanie ocenić, czy przejściowe kłopoty, na które powołuje się dłużnik są prawdziwe, czy to tylko wymówka.

Mit 2 – samodzielne dochodzenie zapłaty jest proste

Realia rynkowe są takie, że w wielu przypadkach termin zapłaty na fakturze to jedno, a faktyczne uregulowanie zobowiązania to drugie. Z badania „Cierpliwość przedsiębiorców w oczekiwaniu na zapłatę”, zrealizowanego z inicjatywy Kaczmarski Inkasso, wynika, że 9 na 10 mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw zwleka przynajmniej kilka dni po terminie zapłaty, zanim zwróci się o zaległą kwotę do zleceniodawcy. Co 5. upomina się dopiero po upływie kilku tygodni.

Przedsiębiorstwa czekają na zapłatę przeciętnie 22 dni od upływu terminu wskazanego na fakturze. To jednak tylko średnia. 60 proc przedsiębiorców z sektora MŚP, uczestniczących w badaniu, oczekuje na uregulowanie należności do 3 miesięcy. Natomiast 40 proc. musi się uzbroić w cierpliwość na ponad 3 miesiące, w tym 12 proc. czeka na zapłatę ponad rok.

Wiele MŚP unika zlecania windykacji zewnętrznej, wierząc, że próby wyegzekwowania należności na własną rękę będą skuteczne. Samodzielna windykacja zwykle jednak nie przynosi oczekiwanych rezultatów. Pracownicy, którzy z doskoku mają się tym zajmować, nie posiadają odpowiedniej wiedzy, umiejętności negocjacyjnych ani czasu potrzebnego do skutecznego odzyskania długu.

Zatrudnienie profesjonalnej firmy windykacyjnej pozwala oszczędzić czasu, zasobów i uniknąć dyskomfortu spowodowanego koniecznością dopominania się o pieniądze. Do tego dochodzi specjalistyczna wiedza prawna oraz umiejętności mediacyjne pracowników, które przekładają się na wyższe wskaźniki odzyskiwania należności.

Mit 3 – po windykacji kontrahent się obrazi

Zewnętrzna firma windykacyjna zdejmuje z przedsiębiorców ciężar dochodzenia zapłaty, a dzięki doświadczeniu i kompetencjom negocjatorów jest w stanie nie tylko odzyskać pieniądze, ale i zadbać o zachowanie dobrych relacji pomiędzy kontrahentami – wierzycielem i dłużnikiem.

- To ważne, aby przedsiębiorcy mogli kontynuować współpracę handlową na zdrowych zasadach. Negocjator jest katalizatorem emocji, jakie powstają pomiędzy firmami, kiedy jedna nie płaci drugiej. Profesjonalizmem i asertywną postawą potrafi doprowadzić do zawarcia ugody. Celem windykacji jest nie tylko wyegzekwowanie zapłaty, ale także przygotowanie płaszczyzny pod dalszą kooperację wierzyciela i dłużnika. Z wieloletniej praktyki wiemy, że jest to duża wartość dla firm. Nie chodzi przecież o to, by odzyskać pieniądze i stracić klienta, ale o wznowienie relacji handlowych na zasadzie: jedna strona dostarcza dobry towar lub realizuje usługę na wysokim poziomie, druga płaci w terminie i razem działają dalej – zauważa Jakub Kostecki.

Badanie „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji”, przeprowadzone dla Kaczmarski Inkasso, pokazało, że aż 1/3 firm z sektora MŚP zlecających windykację na zewnętrz zaobserwowała, iż dzięki temu zwiększyła się liczba faktur, które partnerzy biznesowi zaczęli opłacać w terminie. Przedsiębiorstwa korzystające z profesjonalnych usług windykacyjnych są więc postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialnie podchodzące do zapłaty za swoją pracę.

- Często spotykamy się z obawami małych firm, które wstrzymują się z przekazaniem faktur do windykacji, bo boją się, że kontrahent się obrazi. Ale to właśnie profesjonalni negocjatorzy są w stanie tak poprowadzić rozmowy, że relacje pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem nie zostaną zaburzone. Po przekazaniu faktur do windykacji pracownicy firmy nie muszą podejmować już żadnych działań, co z ich perspektywy jest też bardzo komfortowe - podsumowuje Jakub Kostecki.