Adaptacja przestrzeni biurowej to kluczowe wyzwanie dla modelu pracy hybrydowej

Biznes w Polsce dostrzega, że przyszłość należy do pracy w modelu hybrydowym. Pracownicy doceniają dziś możliwość wykonywania części obowiązków w domu, choć mają jednocześnie świadomość, jak istotną rolę odgrywa biuro. 72% polskich firm zakończyło już etap przymusowej pracy zdalnej, a największym motywatorem (50%) do powrotu okazała się wola samych pracowników[1]. Nowa normalność w obszarze zarządzania nieruchomościami wymaga odpowiedniej adaptacji. Przemyślana rekonfiguracja biura i uwolnienie przestrzeni z zalegającej dokumentacji umożliwiają wzrost produktywnej powierzchni o blisko 10% i nawet 10-krotny zwrot z inwestycji[2].

Rola biura przyszłości

Polskie firmy nie planują rezygnować z własnych biur, ale mają świadomość tego, że ich rola ulegnie zmianie, służąc przede wszystkim integracji, bezpośredniej komunikacji i kształtowaniu więzi zarówno między pracownikami, jak i z klientami. Do modyfikacji dochodzi również w biurowej aranżacji. Przed pandemią dążono do tego, aby zmaksymalizować liczbę stanowisk na danej powierzchni. Obecnie obserwuje się odwrotny trend. Badania rynkowe wskazują, że 61% pracodawców zadbało już o odpowiednie wyposażenie sal do prowadzenia spotkań hybrydowych, a 58% skoncentrowało się na reorganizacji przestrzeni biurowej[3]. 8% pracowników, którzy mają dostęp do najlepiej ocenianych przestrzeni, deklaruje chęć pracy zdalnej częściej niż dwa razy w tygodniu. Odsetek wzrasta do 51% w przypadku biur o średniej jakości i aż do 72% przy przestrzeniach zaprojektowanych w najgorszy sposób[4]. Zakres korzystania z home office jest zatem silnie skorelowany z jakością biurowej przestrzeni.

Biuro przyszłości powinno być wolne od wszelkiego rodzaju zbędnych przedmiotów, takich jak niedziałające lub przestarzałe sprzęty biurowe i urządzenia IT, zalegająca papierowa dokumentacja czy też dawno zdezaktualizowane materiały reklamowe, których biznes wciąż gromadzi całe mnóstwo. To miejsce, w którym powinniśmy móc skupić się wyłącznie na pracy. Powinniśmy tam pracować ekologicznie i ekonomicznie, korzystając z dokumentów w formie elektronicznej, unikając generowania niepotrzebnej makulatury. Na tym polu biznes ma jeszcze dużo do zrobienia. Aż 62% organizacji posiada harmonogramy przechowywania dokumentów, które wymagają większej przejrzystości i uproszczenia interpretacji, a 51% pragnie ich ujednolicenia we wszystkich swoich jednostkach biznesowych. Dążenie do stworzenia idealnej dla pracowników przestrzeni wymaga pracy u podstaw – mówi Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Optymalizacja powierzchni to odpowiedź na rosnące koszty

Na reorganizację biura w najbliższym czasie planuje zdecydować się 12% firm, dołączając tym samym do ponad połowy przebadanych organizacji, które już to zrobiły lub są w trakcie zmiany aranżacji[5]. Jest to przede wszystkim odpowiedź na nowe oczekiwania pracowników wobec firmowej siedziby. Umożliwia ona jednocześnie przeciwdziałanie rosnącym kosztom bieżącej działalności, które według 68% osób stanowią aktualnie największe wyzwanie biznesowe[6]. W styczniu ubiegłego roku na taki problem wskazywało zaledwie 44% ankietowanych. Koszt utrzymania biura stają się coraz bardziej znaczącą pozycją w strukturze firmowych wydatków, m.in. ze względu na podwyżki cen gazu czy energii. W przypadku wielu firm (szczególnie reprezentujących sektor MŚP) wspomniane koszty prowadzą nawet do poważnych problemów z rentownością.

Koszty utrzymania obiektu nie maleją proporcjonalnie do liczby pracowników obecnych w biurze. Dlatego też reorganizacja powierzchni wymaga dokładnego opracowania i wdrożenia przemyślanej strategii zarządzania nieruchomościami. Dzięki usłudze Clean Start jesteśmy w stanie odzyskać nawet 10% produktywnej powierzchni wyłącznie poprzez zewnętrzne przechowywanie, digitalizację lub archiwizację zalegających w siedzibie dokumentów. Przeprowadzenie kompleksowego audytu w biurze organizacji pozwala nam dodatkowo znacząco zwiększyć ten procent, oferując przy tym nawet 10-krotny zwrot z inwestycji w reorganizację biura. Z mojego doświadczenia wynika, że taka rekonfiguracja to najlepsze rozwiązanie dla firm, które są zmuszone do optymalizacji kosztów – nie mogąc czekać na rozwój sytuacji rynkowej lub dla których mimo nowej, przystosowanej do tego powierzchni biurowej, wdrożenie zmian kultury organizacyjnej jest utrudnione – mówi Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Funkcjonowanie w modelu hybrydowym stanowi kompromis, który jest obecnie atrakcyjnym rozwiązaniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. W obliczu tego trendu, a także rosnących kosztów utrzymania nieruchomości konieczna okazuje się reorganizacja przestrzeni biurowej. Podchodząc do tematu w sposób racjonalny, biznes może nie tylko odpowiedzieć na oczekiwania członków zespołu, ale także uwolnić cenną powierzchnię, osiągając szybki zwrot z inwestycji w rekonfigurację swojej siedziby.

[1] https://www.ey.com/pl_pl/news/2022/05/ey-pandemia-praca-zdalna

[2] Dane własne Iron Mountain

[3] https://www.ey.com/pl_pl/news/2022/05/ey-pandemia-praca-zdalna

[4] Poradnik: W biurze. Nowa Normalność, 2022

[5] Badanie EY: W czasie pandemii polskie firmy niechętnie przechodziły na tryb pracy zdalnej | EY Polska

[6] https://www.ey.com/pl_pl/news/2022/05/ey_pandemia_polskie_firmy_dwa_lata