Biznes zmaga się z problemem przepełnionych biur

Wiele firm podejmuje decyzję o optymalizacji przestrzeni biurowej dopiero w momencie, gdy dostępna powierzchnia okazuje się niewystarczająca lub wymagają tego okoliczności. Brak przemyślanej strategii zarządzania nieruchomościami i dokumentacją oraz działania ad hoc nie tylko narażają organizację na straty finansowe, ale także uniemożliwiają wykorzystanie w pełni potencjału biura, co będzie konieczne w obliczu postcovidowych oczekiwań pracowników. Według danych Iron Mountain, 83% przypadków migracji danych generuje potencjalne problemy organizacyjne[1]. Kluczowym wyzwaniem pozostaje kwestia przechowywania dokumentów i innych zasobów.

Porządki na ostatnią chwilę

Czasowa konieczność wdrożenia w firmach systemu pracy zdalnej odcisnęła swoje piętno na rynku nieruchomości. Nowe okoliczności udowodniły, że organizacje niezwykle często dysponują biurami o niewspółmiernej do rzeczywistych potrzeb powierzchni. Pomieszczenia przez wiele miesięcy świeciły pustkami, a firmy ponosiły zbędne koszty. Mimo rosnącej świadomości w tym zakresie, biznes w Polsce wciąż najczęściej podejmuje decyzję o przeprowadzeniu audytu w siedzibie, dopiero gdy zaczyna brakować miejsca.

Choć w czasie pandemii wiele firm doszło do wniosku, że biura, którymi dysponują, są zbyt duże, w praktyce niewiele z nich podejmuje finalną decyzję o przeprowadzeniu audytu w swojej siedzibie. Z mojego doświadczenia wynika, że na taki krok decydują się przede wszystkim organizacje, dla których dostępna przestrzeń staje się po prostu niewystarczająca. Reorganizacją biura w głównej mierze są zainteresowane przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze, z wieloma oddziałami, a także zajmujące kilka pięter w jednym budynku. Z naszych analiz wynika również, że ponad 60% organizacji deklaruje przekroczenie zakładanego budżetu podczas fuzji czy przejęć, co potwierdza, że aspekt rozsądnego zarządzania nieruchomościami jest kluczowy także dla przedsiębiorstw przechodzących restrukturyzację – mówi Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Kultura gromadzenia zbędnych zasobów

Biura polskich firm w wielu przypadkach wciąż pozostają przepełnione zbędnymi zasobami, które nie odgrywają najmniejszej roli w codziennej działalności operacyjnej. Jest to pokłosie kształtowanej od lat kultury organizacyjnej polegającej na gromadzeniu wszystkiego, ale także braku świadomości w obszarze optymalizacji przestrzeni. Z brakiem strategicznego podejścia do zarządzania zasobami wiąże się często kłopotliwy proces reorganizacji biura. Aż 83% przypadków migracji danych generuje potencjalne problemy organizacyjne[2]. Okazuje się, że im większe biuro, tym więcej wyeksploatowanego sprzętu IT, niepotrzebnej i przestarzałej dokumentacji, a także materiałów marketingowych, które nie przynoszą organizacji żadnej wartości, w zamian generując dodatkowe koszty i potencjalne ryzyko kar finansowych.

Z naszych obserwacji wynika, że w polskich firmach nadal przechowuje się o wiele więcej zasobów, niż jest to konieczne. Potwierdza to fakt, że organizacje, które decydują się na rekonfigurację biura z pomocą naszej usługi Clean Start, przenosili poza swoją siedzibę średnio ponad 250 m3 dokumentacji. Nawet jeżeli część zasobów – najczęściej księgowych – jest już w firmie uporządkowana, zdigitalizowana lub przechowywana zewnętrznie, znaczna część dokumentacji jest gromadzona przez pracowników, którzy nie zawsze mają świadomość, jak długo należy ją przechowywać, kiedy powinna zostać zniszczona i jak bezpiecznie to zrobić. W efekcie stosy papierowych dokumentów, które są niepotrzebne, a zajmują cenną przestrzeń biurową, narażają organizację na koszty. Ponadto, jeśli dokumentacja zawiera dane wrażliwe, w razie kontroli i wykrycia niezgodności z przepisami RODO może doprowadzić do nałożenia kar finansowych – tłumaczy Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Szansa na nowy start

Nawet 80% pracowników preferuje system pracy hybrydowej, co potwierdza, że rola przestrzeni biurowej w najbliższej przyszłości ulegnie diametralnej zmianie[3]. Stopniowy powrót do normalności po okresie pandemii to dobry moment, aby przywitać pracowników w odświeżonym biurze. Tym bardziej, że w realiach długotrwałej i przymusowej pracy zdalnej, ich oczekiwania wobec miejsca pracy są inne niż przed dwoma laty.

Dotychczas biznes dążył do maksymalnego wykorzystania przestrzeni w biurze. W najbliższej przyszłości z pewnością się to zmieni. Jestem przekonany, że aranżacje zdominują hot-deski umożliwiające rotacyjną formę pracy. Pracownicy oczekują od pracodawców coraz większej elastyczności – zarówno w ujęciu miejsca wykonywania swoich obowiązków, jak i czasu pracy. Nawet ponad połowa pracowników deklaruje dziś, że jest gotowa odejść z firmy, która nie zagwarantuje jej elastycznych warunków zatrudniania[4]. Biuro przyszłości musi być również zaaranżowane tak, aby możliwie bezproblemowo je rekonfigurować w odpowiedzi na nagłe okoliczności czy też zmianę oczekiwań członków zespołu. Uważam, że wielkimi krokami nadchodzi również trend polegający na oczyszczeniu przestrzeni z wszelkich zbędnych przedmiotów – podsumowuje Krzysztof Szkólski, Business Development Executive w Iron Mountain.

Działania na „ostatnią chwilę”, zwłaszcza w momencie, kiedy okazuje się, że dostępnej powierzchni jest zbyt mało, nie pomogą w optymalizacji przestrzeni biurowej. Wówczas miejsce pracy nie stwarza już odpowiednich warunków dla zespołu, co skutkuje mniejszą efektywnością i brakiem satysfakcji z wykonywanych zadań. Podchodząc do tej kwestii w sposób strategiczny i przemyślany, uda się m.in. zredukować koszty działalności operacyjnej, zmniejszyć ryzyko kar od regulatorów czy też osiągnąć dodatkowe korzyści finansowe (np. poprzez remarketing sprzętu IT – czyli odsprzedaż). Ponadto, konsekwentne kształtowanie kultury organizacyjnej otwartej na cyfrowe rozwiązania sprawi, że problem gromadzenia zbędnych przedmiotów w biurze nie powróci w kolejnych latach.

[1] Dane własne Iron Mountain

[2] Jw.

[3] Knight Frank, Warszawa, rynek biurowy I kw. 2021

[4] EY 2021 Work Reimagined Employee Survey