Girteka kontynuuje proces transformacji cyfrowej

Girteka, wiodący europejski przewoźnik drogowy, kontunuuje proces transformacji cyfrowej i automatyzacji, który obejmuje nie tylko procesy transportowe ale też biznesowe, obsługi klientów i  zarządzania zasobami ludzkimi. Po jego zakończeniu za trzy lata, w 2026 roku, Girteka ma być w pełni zdigitalizowaną firmą logistyczną, a wszystkie procesy zautomatyzowane przy użyciu platformy SAP oraz rozwiązań z zakresu robotyzacji i sztucznej inteligencji.

W odpowiedzi na zmiany zachodzące na rynku Girteka w 2020 roku rozpoczęła ambitny proces pełnej transformacji cyfrowej,  który ma wspierać cel, jaki jest stanie się wiodącą w Europie logistyczną firmą cyfrową zorientowaną na zrównoważony rozwój. Dotyczy on wszystkich obszarów operacyjnych (np. wykorzystanie sztucznej inteligencji w narzędziach AI Operator i AI Planner), administracji, zarządzania zasobami ludzkimi i rozwoju biznesu.

Już ponad 120 zrobotyzowanych procesów wspiera pracowników i klientów

Wsparciem dla zespołów Girteki w codziennej pracy są procesy automatyzacji z wykorzystaniem  elementów robotyki (Robotic process automation). Wykorzystanie funkcji robotów pozwala odciążyć pracowników z części obowiązków, a realizacja celów i osiągnięcie efektów jest możliwe dzięki zaprogramowaniu poszczególnych etapów wykonywania czynności, składających się z określonych, powtarzalnych operacji.

- W naszym dziale transportu mamy rozwiązanie robotyzacji procesów (RPA), które uwzględnia wymagania wprowadzone przez pakiet mobilności. W ciągu 6 miesięcy wykonały czynności związane z realizacją ponad 500 000 przypadków danego procesu. Gdybyśmy chcieli to zrobić ręcznie, musielibyśmy zatrudnić 17 pracowników na pełny etat, dostępnych 24/7. To tylko przykład, jak proste innowacje mogą wpłynąć na biznes. W Girtece mamy ponad 120 takich zautomatyzowanych procesów, które pozwalają nam wspierać naszych klientów i pracowników w codziennych zadaniach - opisuje Giedrė Petrauskienė, Lider Automatyzacji Usług w Girtece.

Zdigitalizowana Girteka ma być „jak jeden organizm”

Tym, na co Girteka kładzie szczególny nacisk, jest kompleksowość wdrażania rozwiązań digitalowych we wszystkich procesach i obszarach jej działalności. To ma zapewnić nie tylko pełną koordynację i sprawne funkcjonowanie firmy, która działa wtedy „jak jeden organizm”, ale pozwala też na elastyczne i indywidualne podejście do każdego klienta. Komunikacja między zespołami zlokalizowanymi w różnych krajach i pracownikami mobilnymi, obsługa klienta czy realizacja transportów odbywa się szybko i sprawnie, przy minimalizacji blędów. Jest to możliwe także dzięki optymalizacji  czynności i procesów powtarzalnych, występujących w każdej firmie.

Jednym z przykładów cyfryzacji procesów biznesowych w Girtece jest wykorzystanie systemów SAP. Ich zastosowanie pozwala m.in. sprostać wyzwaniom związanym z efektywnym wykorzystaniem danych. Pracownicy z różnych działów, wcześniej korzystający z 25 źródeł danych, teraz dzięki połączeniu ich w jednolite środowisko analizy danych biznesowych, mają dostęp do danych pochodzących tylko z jednego źródła. Innym przykładem może być integracja różnych systemów zarządzania zasobami ludzkimi. Teraz każdy pracownik może śledzić i zarządzać swoimi danymi osobowymi, wynikami, wynagrodzeniem, urlopem, wprowadzać nadgodziny itp., wchodząc do jednego systemu. Daje ona też menedżerom łatwy dostęp do danych i wyników wydajności członków ich zespołu, a także zarządzania procesem rekrutacji.

- Każda możliwość wprowadzenia nowych rozwiązań, które wcześniej były niedostępne dla naszej organizacji, jest dużą zmianą - mówi Martynas Sarapinas, Chief Informaction Officer (CIO) w Girtece. - Kiedy zdaję sobie sprawę z tego, że teraz pracownik może sprawdzić status urlopowy na swoim telefonie komórkowym w ciągu dwóch minut, siedząc w piątek wieczorem w restauracji, a kierowca może zgłosić swoje koszty podróży służbowej, potwierdzając je na swoim urządzeniu mobilnym, to wiem, że to właśnie na tym polega zmiana i transformacja - kontynuuje Sarapinas. Postęp pozwolił nam na wydajniejszą i skuteczniejszą pracę, przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi mobilnych, niezależnie od lokalizacji lub czasu dnia. Jest to szczególnie ważne, gdyż bardzo wielu naszych pracowników pracuje zdalnie lub jest w podróży. Zmiany mają pozytywny wpływ nie tylko na administrację, ale na całą organizację - od kierowców po najwyższą kadrę zarządzającą – dodaje Martynas Sarapinas.  

Wdrożone procesy automatyzacji i robotyzacji już pozwoliły na usprawnienie, zoptymalizowanie i ustandaryzowanie procesów biznesowych, i będą mieć kluczowe znaczenie dla dalszego rozwoju firmy. Umożliwią nie tylko podejmowanie szybkich decyzji w oparciu o kompletne dane, ale też szybsze dostosowywanie się do sytuacji na rynku i, co jest szczególnie ważne, przygotowanie kolejnych rozwiązań odpowiadających na potrzeby klientów. Co więcej, szybki i wystandaryzowany dostęp do informacji, zwłaszcza w kontekście dużej skali działalności Girteki, umożliwia efektywniejsze zarządzanie jej zrównoważonym rozwojem.

Kolejne wdrożenia już zaplanowane

Obecnie w Girtece prowadzone są prace nad dalszą digitaliacją procesów w działach: finansowym, zarządzania zasobami ludzkimi, biznesowym i transportowym. Teraz, dzięki zautomatyzowanym procesom robotycznym Girteka dostarcza klientom informacje o statusie załadunku lub rozładunku konkretnych ładunków czy pełnej widoczności floty w czasie rzeczywistym (real time visibility), a już w najbliższej  przyszłości udostępnione mają im być m.in. dane na temat zrównoważonego transportu.

Co warto podkreślić, transformacja cyfrowa będzie przekładać się na kolejne, konkretne korzyści dla klientów i samej Girteki. Od szybkości pracy, minimalizacji błędów i pomyłek, utrzymania ciągłości operacji w szczytach sezonu, przez pracę w trybie 24/7, po elastyczność użytkowania oraz optymalizację procesów przed ich zaprogramowaniem.

- Wszystkie rozwiązania są tworzone, inspirowane lub inicjowane przez naszych pracowników. Ich zaangażowanie, umiejętność myślenia poza schematami i inspiracje są kluczowe w kształtowaniu kultury innowacji wewnątrz firmy. Infrastruktura cyfrowa, którą posiadamy, wspiera naszą pracę przez eliminację konieczności ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań. Pozwala to pracownikom przejść do roli liderów i wprowadzić rzeczywistą zmianę zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy, z korzyścią dla naszych klientów, partnerów i społeczności, wśród których funkcjonujemy – podsumowuje Giedrė Petrauskienė, Lider Automatyzacji Usług w Girtece.