Komunikaty PR

Home office a systemy ECM – jak ułatwić pracownikom pracę zdalną?

2020-04-08  |  12:00
Biuro prasowe

W czasach, w których pozostanie w domu i zachowanie wszelkich środków ostrożności w zakresie ochrony zdrowia jest kluczowe, zapewnienie pracownikom możliwości pracy zdalnej staje się ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. W jaki więc sposób firmy mogą sprawić, by ich pracownicy byli tak samo wydajni poza siedzibą firmy, jak w biurze? Pomocne mogą okazać się systemy do zarządzania treścią (ECM), które pozwalają stworzyć odpowiednie środowisko do przekazywania cyfrowych informacji. Umożliwiają dzięki temu płynną realizację procesów biznesowych, wykraczających daleko poza granice domowego biura.

Aplikacje do telekonferencji oraz internetowe komunikatory to jedne z wielu narzędzi, które pozwalają pracownikom pracującym zdalnie na pozostawanie w kontakcie ze swoimi współpracownikami. „Pracodawcy powinni jednak również upewnić się, że ich pracownicy mają pełny zdalny dostęp do dokumentów i danych, dzięki którym mogą kontynuować pracę nad projektami, zapewniając przez cały czas ciągłość działalności firmy”, podkreśla Marcin Somla, Dyrektor SER Group w Polsce.

Dostęp do danych z dowolnego miejsca

W związku z tym, jak ważny jest aspekt dostępu do odpowiednich danych, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemów ECM. Dzięki nim, zespoły mogą kontynuować współpracę z dowolnego miejsca, niezależnie od okoliczności. Przykładem może być organizacja charytatywna Aktion Mensch, która właśnie teraz wdraża platformę ECM Doxis4, także na urządzeniach mobilnych. „W naszej organizacji zachodzą teraz głębokie zmiany. Staramy się korzystać głównie z technologii cyfrowej, a to oznacza umożliwienie wszystkim pracownikom pracy zdalnej ”, wyjaśnia Ivonne Berger, kierownik projektu DIAS i Doxis4 w Aktion Mensch.

Platforma ECM firmy Aktion Mensch zapewnia pracownikom pełen dostęp do wszystkich kluczowych informacji biznesowych, niezależnie od lokalizacji. Wnioski projektowe, korespondencja e-mail, umowy i dane dotyczące aplikacji - wszystko to jest teraz dostępne dla pracowników pracujących zdalnie. Platforma łączy informacje w taki sposób, by użytkownicy mogli łatwo filtrować dane i znajdować odpowiednie pliki. Przedstawiciele Aktion Mensch, nawet pracując z domu, mogą zatem szybko odpowiadać na zapytania i pracować nad konkretnymi aplikacjami. Warto też podkreślić, że wspomniane pliki zawierają często dane wrażliwe, np. dane osobowe, które muszą być przez cały czas chronione. Dzięki platformie ECM łatwo zarządzać dostępami do poszczególnych informacji – wiadomo, którzy użytkownicy mogą wyświetlać, edytować i usuwać dane, a wszelkie wprowadzane przez nich zmiany są rejestrowane przez system. Innymi słowy, konfiguracja platformy eliminuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa, nawet w przypadku pracy zdalnej.

Łatwiejsza koordynacja

Praca zdalna jest również bardzo istotnym narzędziem w sytuacji, gdy dane przedsiębiorstwo wymaga współpracy pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach. „Nie muszą to być tylko menedżerowie w garniturach” - wyjaśnia Oliver Saus, zastępca szefa działu IT wodociągów miejskich w Kolonii. „Nasz system zarządzania dokumentami musi spełniać trzy główne wymagania: przetwarzać pliki na komputerach stacjonarnych, umożliwiać dostęp do projektów na placach budowy oraz obsługiwać zdalne spotkania”. Inżynierowie pracujący na budowach mogą skorzystać z systemu na swoich tabletach, aby uzyskać dostęp do plików konstrukcyjnych i projektów. Jednocześnie, pracownicy biurowi używają go podczas spotkań, pobierając potrzebne dokumenty. Gdziekolwiek się znajdują, mają dostęp do bieżących informacji, mogą je edytować i angażować się w procesy biznesowe, które dzięki temu są o wiele bardziej wydajne.

Innym przykładem firmy, która wybrała mobilne rozwiązanie ECM, jest Eissmann Group Automotive, międzynarodowy dostawca elementów dla przemysłu motoryzacyjnego. Pracownicy produkcyjni Grupy Eissmann używają systemu ECM do skanowania zleceń związanych z produkcją i wysyłania obrazów do archiwum. Mowa tu m.in. o  pokrowcach na poduszki powietrzne, które zaraz po zejściu z linii produkcyjnej są fotografowane. System ECM Doxis4 automatycznie przesyła zdjęcia do archiwum, umożliwiając producentowi wykazanie zgodności ze standardami jakości i dostarczenie dowodów w przypadku wystąpienia jakichkolwiek przyszłych problemów.

Przestrzeń do współpracy

Dodatkowo, systemy ECM umożliwiają także stworzenie wirtualnej przestrzeni roboczej. Jest to niezwykle przydatne narzędzie w przypadku firm takich jak Eissmann Group Automotive. W takiej przestrzeni, zewnętrzni partnerzy projektu uzyskują dostęp do wybranych plików, zadań i procesów oraz edytują je i są automatycznie powiadamiani za każdym razem, gdy wprowadzane są zmiany. Dzięki temu zawsze mają wgląd w odpowiednie procesy biznesowe, niezależnie od lokalizacji, z której pracują. Zespoły projektowe mogą swobodnie współpracować i wymieniać się informacjami. Co więcej, pliki projektów są chronione przed ewentualnymi zagrożeniami, ponieważ systemy ECM tworzą przejrzysty dziennik wszystkich zmian, jednocześnie pozwalając wykazać, że wszystkie procesy realizowane są zgodnie z najwyższymi standardami jakości.

„Firmy, które wybierają nowoczesne platformy ECM są w stanie płynnie zarządzać wszystkimi procesami biznesowymi w różnych lokalizacjach. Jednocześnie umożliwiają swoim pracownikom zdalną pracę z dowolnego miejsca, a partnerom – dostęp do wymaganych plików projektowych. Choć wydaje się, że wdrożenie takiego systemu jest czasochłonne, firmy mogą skorzystać także z gotowych, modułowych rozwiązań ECM w chmurze. Są one dostępne od zaraz i z pewnością pozytywnie wpłyną na wydajność zespołu, szczególnie w chwili gdy pracuje on zdalnie”, podkreśla Marcin Somla.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Polski biznes nie jest przygotowany na cyberzagrożenia Biuro prasowe
2025-06-25 | 03:00

Polski biznes nie jest przygotowany na cyberzagrożenia

Wyciek danych, ataki przeciążające stronę (DDoS), złośliwe oprogramowanie, phishing. Dziś wojna w cyberprzestrzeni dotyczy nie tylko infrastruktury krytycznej czy wielkich
IT i technologie Cyberbezpieczeństwo dla firm – skuteczne rozwiązania iIT Distribution Polska
2025-06-04 | 15:30

Cyberbezpieczeństwo dla firm – skuteczne rozwiązania iIT Distribution Polska

Współczesne przedsiębiorstwa nie mogą pozwolić sobie na brak ochrony w świecie cyfrowym. Codziennie pojawiają się nowe zagrożenia: wycieki danych, ataki phishingowe,
IT i technologie Emitel Partnerem Technologicznym Impact’25
2025-05-13 | 14:45

Emitel Partnerem Technologicznym Impact’25

Emitel ponownie został Partnerem Technologicznym konferencji Impact’25 – jednego z najważniejszych wydarzeń poświęconych nowoczesnym technologiom, gospodarce

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Kongres Profesjonalistów Public Relations

Ochrona środowiska

Kraje dotknięte powodzią z 2024 roku z dodatkowym wsparciem finansowym. Europosłowie wzywają do budowy w UE lepszego systemu reagowania na kryzysy

W lipcu Parlament Europejski przyjął wniosek o uruchomienie 280,7 mln euro z Funduszu Solidarności UE na wsparcie sześciu krajów dotkniętych niszczycielskimi powodziami w 2024 roku. Polska otrzyma z tego 76 mln euro, a środki mają zostać przeznaczone na naprawę infrastruktury czy miejsc dziedzictwa kulturowego. Nastroje polskich europosłów związane z funduszem są podzielone m.in. w kwestii tempa unijnej interwencji oraz związanej z nią biurokracji. Ich zdaniem w UE potrzebny jest lepszy system reagowania na sytuacje kryzysowe.

Handel

Nestlé w Polsce podsumowuje wpływ na krajową gospodarkę. Firma wygenerowała 0,6 proc. polskiego PKB [DEPESZA]

Działalność Nestlé w Polsce wsparła utrzymanie 45,2 tys. miejsc pracy i wygenerowała 20,1 mld zł wartości dodanej dla krajowej gospodarki. Firma przyczyniła się do zasilenia budżetu państwa kwotą 1,7 mld zł – wynika z Raportu Wpływu Nestlé w Polsce przygotowanego przez PwC na podstawie danych za 2023 rok.

Polityka

M. Kobosko: Surowce dziś rządzą światem i zdecydują o tym, kto wygra w XXI wieku. Zasoby Grenlandii w centrum zainteresowania

Duńska prezydencja w Radzie Unii Europejskiej rozpoczęła się 1 lipca pod hasłem „Silna Europa w zmieniającym się świecie”. Według zapowiedzi ma się ona skupiać m.in. na bezpieczeństwie militarnym i zielonej transformacji. Dla obu tych aspektów istotna jest kwestia niezależności w dostępie do surowców krytycznych. W tym kontekście coraz więcej mówi się o Grenlandii, autonomicznym terytorium zależnym Danii, bogatym w surowce naturalne i pierwiastki ziem rzadkich. Z tego właśnie powodu wyspa znalazła się w polu zainteresowania Donalda Trumpa.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.