Home office a systemy ECM – jak ułatwić pracownikom pracę zdalną?

W czasach, w których pozostanie w domu i zachowanie wszelkich środków ostrożności w zakresie ochrony zdrowia jest kluczowe, zapewnienie pracownikom możliwości pracy zdalnej staje się ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. W jaki więc sposób firmy mogą sprawić, by ich pracownicy byli tak samo wydajni poza siedzibą firmy, jak w biurze? Pomocne mogą okazać się systemy do zarządzania treścią (ECM), które pozwalają stworzyć odpowiednie środowisko do przekazywania cyfrowych informacji. Umożliwiają dzięki temu płynną realizację procesów biznesowych, wykraczających daleko poza granice domowego biura.

Aplikacje do telekonferencji oraz internetowe komunikatory to jedne z wielu narzędzi, które pozwalają pracownikom pracującym zdalnie na pozostawanie w kontakcie ze swoimi współpracownikami. „Pracodawcy powinni jednak również upewnić się, że ich pracownicy mają pełny zdalny dostęp do dokumentów i danych, dzięki którym mogą kontynuować pracę nad projektami, zapewniając przez cały czas ciągłość działalności firmy”, podkreśla Marcin Somla, Dyrektor SER Group w Polsce.

Dostęp do danych z dowolnego miejsca

W związku z tym, jak ważny jest aspekt dostępu do odpowiednich danych, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemów ECM. Dzięki nim, zespoły mogą kontynuować współpracę z dowolnego miejsca, niezależnie od okoliczności. Przykładem może być organizacja charytatywna Aktion Mensch, która właśnie teraz wdraża platformę ECM Doxis4, także na urządzeniach mobilnych. „W naszej organizacji zachodzą teraz głębokie zmiany. Staramy się korzystać głównie z technologii cyfrowej, a to oznacza umożliwienie wszystkim pracownikom pracy zdalnej ”, wyjaśnia Ivonne Berger, kierownik projektu DIAS i Doxis4 w Aktion Mensch.

Platforma ECM firmy Aktion Mensch zapewnia pracownikom pełen dostęp do wszystkich kluczowych informacji biznesowych, niezależnie od lokalizacji. Wnioski projektowe, korespondencja e-mail, umowy i dane dotyczące aplikacji - wszystko to jest teraz dostępne dla pracowników pracujących zdalnie. Platforma łączy informacje w taki sposób, by użytkownicy mogli łatwo filtrować dane i znajdować odpowiednie pliki. Przedstawiciele Aktion Mensch, nawet pracując z domu, mogą zatem szybko odpowiadać na zapytania i pracować nad konkretnymi aplikacjami. Warto też podkreślić, że wspomniane pliki zawierają często dane wrażliwe, np. dane osobowe, które muszą być przez cały czas chronione. Dzięki platformie ECM łatwo zarządzać dostępami do poszczególnych informacji – wiadomo, którzy użytkownicy mogą wyświetlać, edytować i usuwać dane, a wszelkie wprowadzane przez nich zmiany są rejestrowane przez system. Innymi słowy, konfiguracja platformy eliminuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa, nawet w przypadku pracy zdalnej.

Łatwiejsza koordynacja

Praca zdalna jest również bardzo istotnym narzędziem w sytuacji, gdy dane przedsiębiorstwo wymaga współpracy pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach. „Nie muszą to być tylko menedżerowie w garniturach” - wyjaśnia Oliver Saus, zastępca szefa działu IT wodociągów miejskich w Kolonii. „Nasz system zarządzania dokumentami musi spełniać trzy główne wymagania: przetwarzać pliki na komputerach stacjonarnych, umożliwiać dostęp do projektów na placach budowy oraz obsługiwać zdalne spotkania”. Inżynierowie pracujący na budowach mogą skorzystać z systemu na swoich tabletach, aby uzyskać dostęp do plików konstrukcyjnych i projektów. Jednocześnie, pracownicy biurowi używają go podczas spotkań, pobierając potrzebne dokumenty. Gdziekolwiek się znajdują, mają dostęp do bieżących informacji, mogą je edytować i angażować się w procesy biznesowe, które dzięki temu są o wiele bardziej wydajne.

Innym przykładem firmy, która wybrała mobilne rozwiązanie ECM, jest Eissmann Group Automotive, międzynarodowy dostawca elementów dla przemysłu motoryzacyjnego. Pracownicy produkcyjni Grupy Eissmann używają systemu ECM do skanowania zleceń związanych z produkcją i wysyłania obrazów do archiwum. Mowa tu m.in. o  pokrowcach na poduszki powietrzne, które zaraz po zejściu z linii produkcyjnej są fotografowane. System ECM Doxis4 automatycznie przesyła zdjęcia do archiwum, umożliwiając producentowi wykazanie zgodności ze standardami jakości i dostarczenie dowodów w przypadku wystąpienia jakichkolwiek przyszłych problemów.

Przestrzeń do współpracy

Dodatkowo, systemy ECM umożliwiają także stworzenie wirtualnej przestrzeni roboczej. Jest to niezwykle przydatne narzędzie w przypadku firm takich jak Eissmann Group Automotive. W takiej przestrzeni, zewnętrzni partnerzy projektu uzyskują dostęp do wybranych plików, zadań i procesów oraz edytują je i są automatycznie powiadamiani za każdym razem, gdy wprowadzane są zmiany. Dzięki temu zawsze mają wgląd w odpowiednie procesy biznesowe, niezależnie od lokalizacji, z której pracują. Zespoły projektowe mogą swobodnie współpracować i wymieniać się informacjami. Co więcej, pliki projektów są chronione przed ewentualnymi zagrożeniami, ponieważ systemy ECM tworzą przejrzysty dziennik wszystkich zmian, jednocześnie pozwalając wykazać, że wszystkie procesy realizowane są zgodnie z najwyższymi standardami jakości.

„Firmy, które wybierają nowoczesne platformy ECM są w stanie płynnie zarządzać wszystkimi procesami biznesowymi w różnych lokalizacjach. Jednocześnie umożliwiają swoim pracownikom zdalną pracę z dowolnego miejsca, a partnerom – dostęp do wymaganych plików projektowych. Choć wydaje się, że wdrożenie takiego systemu jest czasochłonne, firmy mogą skorzystać także z gotowych, modułowych rozwiązań ECM w chmurze. Są one dostępne od zaraz i z pewnością pozytywnie wpłyną na wydajność zespołu, szczególnie w chwili gdy pracuje on zdalnie”, podkreśla Marcin Somla.