Nadchodzi nowy model pracy – technologia przejdzie kolejny test?

Dobrze już znamy model pracy zdalnej i hybrydowej. Natomiast z najnowszych badań przeprowadzonych na zlecenie Sony Professional Displays & Solutions w różnych regionach Europy – w tym oczywiście w Polsce - wynika, że przyszłość należy do pracy asynchronicznej. Pracownicy biurowi nie chcą pracować w sztywnych godzinach od 9:00 do 17:00 . Chcą większej elastyczności. Uczestnicy sondażu uznali, że trend ten hamuje brak wystarczających rozwiązań technologicznych i zaufania ze strony pracodawców.

Firmy mają dziś do dyspozycji różne rozwiązania, które pomagają nadążać za światowymi trendami i zmieniać miejsca pracy czyniąc je bardziej nowoczesnymi, przyjaznymi i dostosowanymi do bieżących potrzeb społecznych. Które z nich mogą wspierać pracę asynchroniczną?

„W ostatnich latach większość pracowników biurowych musiała zmierzyć się z pracą zdalną, później przyszedł czas na pracę hybrydową i pracodawcy przekonali się, że może to być sposób na wyższą efektywność przy niższych kosztach w firmie. – informuje Piotr Gajewski Dealer Account Manager Professional Displays & Solutions Business Group, a division of Sony Europe B.V  - Ujawniły się też niestety deficyty technologiczne i wady obu tych rozwiązań. Model pracy asynchronicznej to efektywniej wykorzystany czas i większa odpowiedzialność po stronie pracownika.”

Założeniem jest brak konieczności pracy w stałych godzinach. Członkowie zespołu w ramach pracy asynchronicznej nie muszą być dostępni w biurze, ani online w tym samym czasie. Czyli podobnie jak w modelu hybrydowym nie jest konieczne ciągłe dojeżdżanie do miejsca pracy, ale też zdaniem ponad połowy (55%) ankietowanych pracowników biurowych z Polski - możliwe jest wypracowanie lepszej równowagi między życiem osobistym i zawodowym. Taki pracownik bardziej odpowiedzialnie gospodaruje czasem, a jego kontakty ze współpracownikami są efektywniejsze i nastawione na sprawne osiągnięcie celu. Potwierdza to ponad jedna trzecia (37%) pracowników biurowych twierdząc, że praca asynchroniczna umożliwiłaby lepiej przemyślaną i mniej rozpraszającą komunikację.

Praca asynchroniczna dodatkowo nie pozbawia pracowników klasycznych kontaktów między sobą co jest wadą pracy zdalnej. Walor społeczny jest bardzo ważny, ponieważ ponad połowa (51%) pracowników biurowych przychodzi do biura, aby móc współpracować z kolegami.

Z tego obrazu wyłania się biuro, które przestaje być wspólną przestrzenią użytkowaną przez wszystkich w tym samym czasie, gdzie egzekwuje się i  kontroluje pracowników – a staje się miejscem twórczych spotkań i współpracy w małych, efektywnych zespołach.

Co więc stoi na przeszkodzie?

Połowa (51%) polskich pracowników biurowych uważa, ze pracodawca nie jest w stanie zaufać im na tyle, żeby zezwolić na pracę w godzinach wybranych przez pracownika nawet jeśli wiązałoby się to z warunkiem osiągania wyników i dotrzymywania terminów.

„Kluczowym problemem są też narzędzia i nowe technologie – informuje Piotr Gajewski – ponad połowa (56%) uważa, ze firma nie ma narzędzi do wspierania pracy asynchronicznej, a 53% jest zdania, że wyposażenie biura nie umożliwia pracy na najwyższym poziomie.” 

Praca asynchroniczna to model, który pozwala wydobyć wszystko co najlepsze z pracy stacjonarnej i zdalnej. Elastyczność, która dla pracodawcy może oznaczać zwiększenie wydajności i zadowolenia pracowników. Stworzenie miejsc pracy w sensie związania z firmą, a nie z biurkiem. Lojalnych pracowników, którzy czują się odpowiedzialni nie tylko za swoje zadania, ale także za przedsiębiorstwo. Do tego potrzebna jest akceptacja tego modelu i zapewnienie narzędzi, które pozwolą na jego pełną realizację. 

O jakie narzędzia chodzi?

Rozwiązaniem, które wspiera asynchroniczny model pracy jest system TEOS. Ma on charakter modułowy, co pozwala na indywidualny wybór narzędzi potrzebnych w danej organizacji. Sercem systemu jest oprogramowanie TEOS Manage. Dla działu IT jest to bezcenne źródło informacji na temat tego czy urządzenia dobrze pracują. Stoi za tym pełna kontrola i zdalne sterowanie sprzętem. Można tworzyć plany dotyczące działania urządzeń i odtwarzania treści.

TEOS zapewnia kompleksowe zarządzanie biurem. Pomaga w rezerwacji sal i konkretnych biurek, ma moduł recepcji, a także funkcję informacji zwrotnej przez moduł ankietowy. System informacyjny wspiera moduł Digital Signage, telewizja korporacyjna oraz system tworzenia videowall.  W sali konferencyjnej możliwa jest  bezprzewodowa komunikacja. Dodatkowo system TEOS daje podgląd tego co dzieje się na danym piętrze. Rezerwacja biurek jest możliwa z poziomu aplikacji mobilnej albo z dodatku do outlooka. Pracownik może wyszukać biurko i zrobić rezerwacje.

Sensory nie tylko sygnalizują poziom dwutlenku węgla, temperatury i wilgotności, ale także wykrywają obecność przy biurku. To użyteczna funkcja, która pozwala zwolnić nieużywane miejsce do dyspozycji innej osoby.  Interaktywna, zautomatyzowana recepcja TEOS pomaga zminimalizować kontakty z przypadkowymi osobami, które jako goście trafiają do firmy.

TEOS Reception pozwala na bardzo elastyczne realizowanie spotkań bez konieczności angażowania pracownika recepcji. Gość może samodzielnie zarejestrować swoją obecność, a pracownik informowany jest spotkaniu, które nie musi odbywać się miedzy 9:00, a 17:00

TEOS Wayfinding – to aplikacja na monitory dotykowe Bravia, która ułatwia znalezienie sali wskazując drogę, a także pokazuje wolne pomieszczenia. Można zdefiniować drogę do wybranych punktów takich jak toalety, czy miejsca ze środkami do dezynfekcji.

TEOS Signage – to sposób na dotarcie z informacjami do osób obecnych w biurze w danej chwili. 

TEOS Book to interaktywne rozwiązanie, które pozwala na podgląd i rezerwację pomieszczeń. Automatycznie zwalnia salę jeśli nikt nie przyjdzie, a jeśli spotkanie się odbywa uruchamia dostępne urządzenia.

Bardzo przydatne są bezprzewodowe sensory biurkowe, które dają informacje – czy biurko jest w istocie używane. Instalacja jest bezproblemowa – wystarczy je przykleić do biurka. Sensory pracują na bateriach i korzystają ze standardu LoRaWAN. Na każdym biurku może być zainstalowany tablet 3,5” – który pokazuje rezerwacje za pomocą diod LED.

TEOS Mobile jest narzędziem do rezerwacji sal i biurek z poziomu smartfona. Pracownik, bez trudu może zorganizować spotkanie w biurze, a także obsługiwać urządzenia AV w sali spotkań z poziomu smartfona, bez konieczności używania np. pilota od monitora.

Dla mniejszych firm TEOS Lite

Najnowszym rozwiązaniem proponowanym przez Sony dla mniejszych organizacji jest TEOS Lite. To proste w obsłudze rozwiązanie chmurowe plug&play, które oferuje dwie funkcjonalności – rezerwację sal oraz Digital Signage.  To również rozwiązanie wspierające nowoczesne modele pracy, w które wpisana jest asynchroniczność.

Przygotowano gotowe szablony, które wystarczy wypełnić treścią. Pliki można wgrywać z pamięci urządzenia lub z folderów z Dropbox i Google Drive. Jest to rozwiązanie kompatybilne z MS Office 365 i z MS Exchange. Jest zgodne z systemem Android i iOS

TEOS Lite zaprojektowano dla firm, które nie potrzebują więcej niż 15 punktów – czyli monitorów i/lub tabletów zintegrowanych w ramach systemu.

Do działania systemu konieczne jest posiadanie urządzeń końcowych – czyli monitorów Sony Bravia i/lub tabletów z systemem Android. Musi być na nich zainstalowania aplikacja dzięki której można zintegrować je w ramach rozwiązania. Wystarczy za pośrednictwem smartfona zalogować się do panelu klienta i odczytując QR Kody – automatycznie dodać urządzenia do systemu, a one automatycznie pobiorą sobie konfiguracje.

Nowoczesne systemy wspierają wszystkie modele pracy

Od początku roku 2020 technologie zdają ważny egzamin. Dobre systemy to takie, które pomagają firmom poradzić sobie ze zmieniającymi się okolicznościami. Praca zdalna i praca hybrydowa w warunkach pandemii okazały się wyzwaniem, z którym TEOS poradził sobie bardzo dobrze. Na system składa się zestaw narzędzi, które pomogą także we wdrażaniu modelu pracy asynchronicznej zwłaszcza, że (45%) ankietowanych pracowników biurowych z Polski uważa, że ​​ten model to przyszłość.