Pierwsze wrażenie… nowoczesnego biurowca

• Pandemia przyspieszyła implementacje cyfrowych rozwiązań w biurach. Rośnie zainteresowanie rozwiązaniami smart office – w tym wirtualnymi recepcjami.
• Wartość rynku smart office w perspektywie najbliższego roku może osiągnąć 46 mld USD, co stanowi 13% wzrost w stosunku do 2017 r.
• Większe bezpieczeństwo najemców, komfort gości, prestiż i kontrola nad sytuacją w budynku – tego mogą spodziewać się właściciele po wdrożeniu zintegrowanych systemów zarządzania odwiedzinami.

Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Sprawa nie jest prosta, bo utrudnia ją fakt, że takie odczucie kształtuje się już po 0.1-30 sekund od pierwszego kontaktu. Kwestia ta tyczy się oczywiście relacji międzyludzkich, ale analogicznie można ją przenieść także na wrażenie, jakie możemy odnieść odwiedzając budynek.

Od kilku ostatnich lat, a szczególnie od czasu pandemii, wyposażenie przestrzeni w cyfrowe – inteligentne rozwiązania jest coraz ważniejsze. Co może wpłynąć na pierwsze wrażenie w nowoczesnym budynku? Jak innowacyjne biurowce rozkochują w sobie użytkowników? Ogromne i coraz większe znaczenie w tej materii odgrywają wirtualne recepcje.

Post-pandemiczne biurowe realia

Pandemia na chwilę odciągnęła nas od biur. Jak wskazuje raport Konfederacji Lewiatan – w szczytowym momencie pandemii pracę zdalnie mogło wykonywać nawet rekordowo ponad 3 mln pracowników. Od tego czasu jednak zdążyło się już wiele zmienić.

- Wybuch pandemii COVID-19 zrewolucjonizował myślenie o miejscu pracy – w tym także o biurze. Zarządzający biurowcami wiele wysiłku włożyli we wdrożenie nowoczesnych i intuicyjnych rozwiązań, które zapewnią bezpieczeństwo, ale też po prostu ułatwią korzystanie z przestrzeni. Choć wiele takich systemów wciąż wywołuje efekt „wow”, to odwiedzający obiekty biurowe je zaakceptowali i docenili. Jednym z takich trendów są wirtualne recepcje – wskazuje Sebastian Kroszko, Project Manager w SPIE Building Solutions.

Rynek smart office (inteligentnych biur) rozwija się niezwykle szybko – szacuje się, że w 2023 r. ma osiągnąć wartość 46 mld USD, co stanowi prawie 13% wzrost w stosunku do 2017 r. Z najnowszego raportu CBRE „Praca z domu czy z biura?” wynika, że pandemia usunęła wiele przeszkód, które stały firmom na drodze do zmiany podejścia w zakresie elastyczności. Respondenci wskazali, że w ramach doświadczeń z lockdownów 8% przedsiębiorstw wdrożyło aplikacje rezerwacyjne, a 3% wprowadziło ulepszenia w biurze wspierające współpracę hybrydową.

Oznacza to, że mimo szerszego wdrożenia modelu pracy zdalnej i hybrydowej, przestrzenie biurowe są pożądane.  Ich atrakcyjność i prestiż podnoszą liczne rozwiązania technologiczne, które zwiększają funkcjonalność biur i usprawniają poruszanie się w tych przestrzeniach.

Czym jest wirtualna recepcja?

Jednym z takich smart rozwiązań, które chętnie jest implementowane w biurowcach, jest smart recepcja. Jeszcze przed pandemią 6% budynków posiadało systemy zarządzania gośćmi, a 44% oczekiwało funkcjonalności zarządzania nimi, na co wskazywał raport CBRE 2019. Obecnie trend ten jest jeszcze bardziej dostrzegalny.

- Wirtualna recepcja to systemu zarządzania wizytami dla najemców, gości czy kontrahentów – tzw. Visitor Management. Pozwala on na szybkie i bardzo intuicyjne rejestrowanie gości, wysyłanie im zaproszeń z poziomu m.in. aplikacji mobilnej lub nawet poczty MS Outlook. Zaproszona osoba dostaje spersonalizowany e-mail z zaproszeniem oraz QR kodem, który jest zintegrowany z systemem kontroli dostępu. Użycie QR kodu pozwala na poruszanie się po budynku (m.in. wejście, korzystanie z windy, otwieranie drzwi, które prowadzą na umówione spotkanie). Co więcej, system może być także połączony z parkingiem – wówczas samoczynnie rezerwowane jest miejsce postojowe – tłumaczy ekspert SPIE Sebastian Kroszko.

Jak podkreśla ekspert – takie rozwiązania stają się już standardem. Są one wykorzystywane zarówno w budynkach o charakterze biurowym, jak też mieszkaniowym. Sprawdzają się również w zakładach produkcyjnych.

Nowoczesne rozwiązania z ideą

Tego typu nowoczesne rozwiązania znacznie podnoszą prestiż budynku, ale też mieszczących się w nim firm. Gościom zapewniają łatwiejszy dostęp i komfort, gdyż nie muszą martwić się m.in. o miejsce parkingowe, czy zagubienie się w biurowej przestrzeni. Kod, który otrzymują zaproszeni goście, prowadzi ich wprost do celu. Co więcej, osoba zapraszająca także otrzymuje powiadomienie o tym, czy jej gość już stawił się na miejsce, co znacznie może usprawnić pracę i przebieg spotkania.

- Nie tylko o komfort tutaj chodzi. Ważnym aspektem takiego wirtualnego systemu recepcji jest przestrzeganie zasad i procedur obowiązujących w danym budynku. Zaproszeni goście mogą mieć dostęp do regulaminów lub materiałów wideo, co pomoże im odnaleźć się w nowej przestrzeni. Co więcej, taki system niewspółmiernie do tradycyjnych recepcji, podnosi bezpieczeństwo w obiekcie. Proces awizacji zostaje uproszczony do maksimum, daje odpowiednie narzędzia i wiedzę właścicielom i zarządcą nieruchomości do kontroli nad sytuacją w budynku, w tym także znacznie może przyspieszyć ewentualną ewakuację – dodaje ekspert SPIE Building Solutions.

Wiedza na temat liczby aktualnie przybywających gości w nieruchomości, spodziewanych wizyt ich lokalizacji w przestrzeni budynku znacznie podnosi bezpieczeństwo najemców. Takie dane pozwalają również na przygotowanie budynku na przyszłe wyzwania i wprowadzenie odpowiednich rozwiązań ułatwiających organizację przestrzeni.

Szanse, które tworzą technologie

Rozwiązania typu smart office to przede wszystkim wygoda, uproszczenie wielu działań, intuicyjność i szybkość w obsłudze – z perspektywy użytkowników. Takie systemy wpływają pozytywnie na wizerunek budynków i chęć przebywania w nich. Rozwiązania te niosą również korzyści drugiej stronie - są efektowne i efektywne.

Wirtualna recepcja optymalizuje koszty związane z utrzymanie recepcji. Podnosi efektywność funkcji recepcyjnej i rozszerza ją do panowania nad sytuacją w budynku. Takie podejście znacząco odciąża pracowników recepcji, ochrony, a zarządcy, pozwala na zmniejszenie zatrudnienia.