Zadania, wideokonferencje i dokumenty, czyli praca zdalna firm
Symetria PR
Kozia 26a
30-733 Kraków
kontakt|symetriapr.com| |kontakt|symetriapr.com
506 436 176
www.facebook.com/symetriapr
Home office stało się obecnie podstawą działań dużej grupy przedsiębiorstw. Wydaje się, że dla wielu jest ona spełnieniem marzeń, jednak wykonywanie służbowych obowiązków w warunkach domowych może nieco dekoncentrować pracowników. Jak zatem zadbać o to, aby w tej niecodziennej sytuacji zdążyć ze wszystkimi zadaniami i zapewnić firmie sprawne funkcjonowanie?
Z raportu „2019 Praca zdalna - przywilej czy nadchodzący standard?”, przygotowanego przez Talent Place, wynika, że podczas pracy zdalnej potrzebne są takie umiejętności jak zarządzanie czasem, nastawienie na realizację wyniku oraz samodzielność. Aż 76,5% badanych uznało, że istotne jest zwłaszcza właściwe zarządzanie własnym czasem. Jednak w jaki sposób o to zadbać?
Grunt to wyznaczenie zasad
Home office wymaga podjęcia nowych działań i przez pracodawców, i samych pracowników. Po stronie tych pierwszych leży przede wszystkim zadbanie o to, aby pracownicy mieli odpowiedni sprzęt do wykonywania zawodowych zajęć w domach. W nowej organizacji pracy pomoże na pewno odgórne ustalenie jej godzin. Pozwala to zachować stały rytm i dynamikę działań, dzięki czemu całemu zespołowi łatwiej ze sobą współpracować, a poszczególnym jego członkom - przyzwyczaić się do nietypowej sytuacji.
Podczas home office szczególną rolę odgrywają plany i harmonogramy, które porządkują codzienne działania i pomagają w realizacji projektów bez bezpośredniego i ciągłego nadzoru. Pracodawca powinien ustalić je wspólnie z pracownikami. Tylko dobrze przemyślane i rozłożone zadania pozwalają funkcjonować firmie sprawnie i efektywnie.
Aby działania zespołu były owocne, jego członkowie muszą pamiętać również o przerwach. Osoby, które pracują przy komputerze, mają prawo do 5 minut odpoczynku na godzinę. Warto postarać się także o to, aby po skończonej pracy przejść na tzw. offline. Rozwiązaniem jest krótki spacer lub trening, który pozwoli odpocząć umysłowi.
Praca w domu - choć wiąże się z większą samodzielnością poszczególnych pracowników - nie oznacza bynajmniej działania w oderwaniu od całego zespołu. Dlatego tak ważna jest odpowiednia komunikacja, pozwalająca na bieżąco dzielić się efektami, plikami, przemyśleniami i problemami. W łączeniu osób przebywających na co dzień we własnych domach pomaga technologia. Na rynku nie brakuje dziś rozwiązań, które służą sprawnej komunikacji w zespołach rozproszonych.
Dobrze skomunikowany zespół
Jesteśmy przyzwyczajeni do omawiania projektów podczas pracy w biurze. To całkowicie naturalne. Pozornie home office odebrało nam tę możliwość. Dzięki często bezpłatnym narzędziom można bez przeszkód organizować spotkania online, rozmawiać czy prezentować dokumenty.
Sporo firm już od dawna korzysta z pakietów Google’a. Jednym z ciekawszych i pożądanych w czasie pandemii elementów tego pakietu jest chociażby komunikator Google Hangouts pozwalający szybko skontaktować się z poszczególnymi pracownikami lub klientami.
Na podobnej zasadzie działa również Microsoft Teams. Pakiet, poza opcją rozmów z zespołem, daje także łatwy dostęp do niezbędnych arkuszy czy plików.
Narzędziem stworzonym tylko do internetowych spotkań jest Zoom. Wyróżnia się prostymi funkcjami oraz wysoką jakością dźwięku i obrazu. Po rozmowie istnieje też możliwość zapisu jej nagrania. Takie wideokonferencje niewiele odbiegają zatem od rzeczywistych spotkań.
Obecnie wielu producentów różnych programów wdrożyło już funkcje czatów lub konferencji wideo, dlatego warto do skutku szukać takich, które najlepiej spełnią potrzeby naszej firmy. Co ciekawe, nawet najwięksi gracze na rynku, oferujący rozbudowane narzędzia do organizowania pracy online, udostępniają dziś swoje platformy za darmo na czas np. 90 dni. Firmy oczekujące od komunikatora bardziej zaawansowanych funkcji mogą zatem skorzystać i z takiej możliwości.
Zadbaj o zadania i dokumentację
Nawet najlepiej skomunikowany zespół nie będzie dobrze funkcjonował bez harmonogramu. To właśnie on pozwala zachować kontrolę nad zadaniami i uporządkować pracę nad projektami. Dzięki temu każdy pracownik wie dokładnie, kiedy i jak zająć się danym zagadnieniem.
Pracodawca może także sięgnąć po specjalne aplikacje, które pozwalają nie tylko planować, ale i delegować zadania. Jest ich na rynku sporo i często dają możliwość śledzenia postępów oraz wymiany uwag i podejmowania szybkich decyzji.
Równie istotne jest bezpieczne i szybkie przesyłanie plików i projektów pomiędzy pracownikami.
- Dziś wysyłka plików tworzonych w zwykłych edytorach tekstu nie jest już tak powszechna. Dlatego po raz kolejny możemy skorzystać ze zdobyczy techniki i użyć tzw. dokumentów współdzielonych. Ważne dane umieszczamy w pliku, do którego link bez problemu prześlemy do innych współpracowników. Dużą zaletą takiego rozwiązania jest też to, że korzystamy z chmury, dzięki czemu wszyscy oszczędzają miejsce na dysku – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.
W przypadku dokumentacji firmy sprawa nie jest już taka prosta, ale… może być! Wiele biznesów korzysta często z tradycyjnych, papierowych dokumentów. Co jednak zrobić w przypadku, gdy dokumenty muszą być jednak dostarczone, np. do księgowych?
- W takiej sytuacji warto zadbać o bezpieczeństwo i skorzystać z opcji skanowania dokumentu. Najnowsze technologie dają możliwość bezproblemowego przesyłania dokumentów do biura księgowego za pomocą specjalnych programów. Dodatkowo, dzięki nim można skontaktować się z księgowym i doprecyzować ewentualne nieścisłości, mając przed oczami wszystkie dane. W ten sposób kontakt przedsiębiorcy z biurem rachunkowym jest ułatwiony – mówi Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.
Dostęp do nowoczesnych narzędzi, które wspomagają zdalną pracę firm, sprawia, że nie trzeba się obawiać wykonywania obowiązków z dala od biura. Codzienne działania z pewnością usprawni także umiejętność zarządzania czasem oraz bieżący kontakt z zespołem i klientami. Dodatkową zaletą korzystania z programu, w którym przekazuje się dokumenty księgowym, jest to, że przedsiębiorca zyskuje w ten sposób elektroniczne archiwum dokumentów. Łatwo odnajdzie w nim nie tylko wszystkie dokumenty, ale także będzie mieć gotowe zestawienia do różnych analiz działania firmy.

Polski biznes nie jest przygotowany na cyberzagrożenia

Cyberbezpieczeństwo dla firm – skuteczne rozwiązania iIT Distribution Polska

Emitel Partnerem Technologicznym Impact’25
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Bankowość

Rośnie liczba i wartość udzielonych konsumentom kredytów gotówkowych. Gorzej mają się kredyty ratalne oraz te udzielane firmom
Rynek kredytowy w Polsce co do zasady rośnie, choć nierównomiernie. Z danych Biura Informacji Kredytowej wynika, że najlepiej rozwija się segment kredytów gotówkowych dla konsumentów. Wartościowo wzrosła też kwota udzielonych limitów w kartach kredytowych. Według prognoz BIK w całym roku wzrośnie wartość zarówno udzielonych kredytów mieszkaniowych, jak i gotówkowych, choć tych pierwszych poniżej inflacji. Wcześniejsze cięcia stóp procentowych przez RPP nie zmieniły tej prognozy.
Transport
37,5 proc. środków z Planu Społeczno-Klimatycznego trafi na walkę z ubóstwem transportowym. Organizacje branżowe apelują o zmianę priorytetowych projektów [DEPESZA]

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej z końcem czerwca zakończyło konsultacje Planu Społeczno-Klimatycznego, który otwiera drogę do pozyskania 65 mld zł (11,4 mld euro) z unijnego Społecznego Funduszu Klimatycznego. Polska będzie jego największym beneficjentem, a 37,5 proc. budżetu zostanie przeznaczone na bezpośrednie wsparcie osób narażonych na ubóstwo transportowe. Organizacje branżowe oceniają jednak, że walka z tym zjawiskiem może się okazać nieskuteczna. W toku konsultacji zgłosiły swoje zastrzeżenia co do priorytetów w wydatkach i sposobu wsparcia inwestycji w transport rowerowy.
Prawo
Firmy będą mogły przetestować krótszy tydzień pracy z rządowym wsparciem. Nabór wniosków ruszy w sierpniu

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uruchamia pilotaż krótszego tygodnia pracy. Zainteresowane wzięciem w nim udziału firmy będą się mogły ubiegać o wsparcie finansowe ze strony rządu. Politycy Nowej Lewicy, którzy są pomysłodawcami testu tego rozwiązania, przekonują, że finalnie zyskają na nim wszyscy, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, a ostrzeżenia o spodziewanych problemach gospodarki są mocno przesadzone.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.