Księgowa w firmie – konieczność czy (e-)wybór?

Choć prawo nie nakłada obowiązku zatrudniania księgowej, korzyści płynące z jej obecności są nie do przecenienia. Outsourcing usług księgowych w Polsce jest powszechną praktyką, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Chociaż dane na temat dokładnej liczby przedsiębiorców korzystających z usług księgowych w Polsce są trudne do ustalenia w precyzyjny sposób, dostępne raporty i badania branżowe dostarczają pewnych wskazówek.

Według „Raportu o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce w 2023” przygotowanego przez PARP, MŚP stanowią około 99,8% wszystkich firm w Polsce, z czego 60-70% korzysta z usług biur rachunkowych. Dodatkowo, dane PwC Polska wskazują, że outsourcing usług księgowych może dotyczyć nawet 80% przedsiębiorstw z sektora MŚP. Jak podaje GUS, w Polsce utrzymuje się około 2,5 mln jednoosobowych działalności gospodarczych, z których wiele korzysta z biur księgowych, mimo że część przedsiębiorców prowadzi księgowość samodzielnie. W dużych firmach zazwyczaj istnieją wewnętrzne działy księgowości, ale wiele z nich korzysta również z outsourcingu specjalistycznych usług, takich jak audyty czy konsultacje podatkowe.

– Myślę, że księgowość w coraz większym stopniu będzie polegać na pracy online – podkreśla Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. – Jest to proces nieodwracalny. Już teraz wiele firm korzystających z programów księgowych w chmurze, czy też obsługi księgowej tego rodzaju, wykorzystuje automatyzację procesów księgowości, przygotowywania raportów i analiz– tłumaczy ekspertka.

Jak księgowa ułatwia życie biznesowe?

Przede wszystkim pełni wiele kluczowych funkcji. Sporządza szczegółowe raporty finansowe, które pozwalają na dokładną ocenę kondycji firmy i podejmowanie świadomych decyzji. Dzięki regularnemu monitorowaniu zysków i strat, przedsiębiorca może szybko reagować w razie potrzeby. Zarządzanie deklaracjami podatkowymi, takimi jak VAT, PIT czy CIT, to kolejny obszar, w którym księgowa odciąża właściciela firmy, zapewniając, że rozliczenia są zgodne z przepisami, co minimalizuje ryzyko kontroli czy kar finansowych. Ponadto, księgowa zajmuje się obsługą płac, prawidłowym naliczaniem wynagrodzeń i składek ZUS, co wpływa na motywację i zadowolenie pracowników. Dodatkowo, prowadzi ewidencję środków trwałych, co pomaga w efektywnym zarządzaniu aktywami firmy i unika nieścisłości w sprawozdaniach finansowych.

Co  ryzykuje przedsiębiorca bez księgowego?

Brak takiej współpracy wiąże się z co najmniej kilkoma zagrożeniami. Po pierwsze, samodzielne prowadzenie księgowości może prowadzić do błędów, które kosztują pieniądze i mogą zaszkodzić reputacji firmy. Po drugie, trudno jest śledzić zmiany w przepisach podatkowych, co może skutkować karami finansowymi. Dodatkowo, zajmowanie się księgowością zajmuje dużo czasu, przez co właściciel może zaniedbać rozwój firmy i pozyskiwanie klientów. Bez odpowiedniej analizy finansowej mogą pojawić się problemy z płynnością. Wreszcie, w przypadku błędów to przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność, a zatrudnienie księgowej może pomóc zminimalizować takie ryzyko.

Czy istnieje „złoty środek”? Tak! Księgowa w chmurze lub e-księgowa

Jeszcze nie tak oczywisty wybór, ale szybko zyskuje na popularności. Przedsiębiorcy wybierają usługi księgowe online. To wygodne i często tańsze, a jednocześnie pozwala na stały dostęp do profesjonalnej obsługi bez konieczności zatrudniania księgowej na pełen etat. Księgowa w chmurze oferuje elastyczność oraz nowoczesne narzędzia, które ułatwiają procesy księgowe. Dzięki platformom online przedsiębiorca może na bieżąco monitorować swoje finanse i szybko reagować na zmiany.

– Dobre programy księgowe online to doskonały przykład "złotego środka", łączącego zalety tradycyjnej księgowości z nowoczesnymi rozwiązaniami online. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują narzędzie, które pozwala na łatwe zarządzanie finansami oraz zapewnia wsparcie w rozliczeniach, co czyni prowadzenie firmy prostszym i bardziej efektywnym, bo przedsiębiorca ma stały wgląd w swoje finanse i może na bieżąco reagować na zmiany – podpowiada ekspertka w Systim.pl.

Jak dodaje, dostawcy programów podążają za oczekiwaniami klientów. – U nas na przykład  właściciele sklepów internetowych mają możliwość połączenia swojej platformy z programem Systim, gdzie mogą chociażby wystawiać dokumenty sprzedażowe, czy prowadzić gospodarkę magazynową – mówi Beata Tęgowska. – Dodatkowo niewątpliwą zaletą korzystania z programów księgowych w chmurze jest brak konieczności instalowania programu na lokalnym komputerze. To uwalnia przedsiębiorców m.in. od konieczności obsługi programu w zakresie np. instalowania aktualizacji – podkreśla. – Wszelkie aspekty związane z funkcjonalnością pozostają po stronie dostawcy aplikacji. Jednocześnie jesteśmy zobowiązani utrzymywać bezpieczeństwo zapisanych danych i stały dostęp dla użytkownika – zaznacza.

Dziś coraz więcej zewnętrznych usług księgowych w Polsce

Jak pokazują trendy, outsourcing usług księgowych w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie ze względu na skomplikowane i zmienne przepisy podatkowe, ale i wysoką jakość świadczonych e-usług. To m.in. skłania przedsiębiorców do korzystania z profesjonalnej pomocy. Jest to często tańsze rozwiązanie niż utrzymywanie własnego działu księgowego, szczególnie dla MŚP i JDG. Współpraca z certyfikowanymi księgowymi zwiększa bezpieczeństwo podatkowe firmy.

Raport „Outsourcing 2019-2025 – zmiany i trendy”, firmy Grant Thornton z września 2022 roku wskazuje na 15% wzrost zainteresowania outsourcingiem w Polsce (kadrowo-płacowym o 16% i finansowo-księgowym o 14%) w okresie pandemii Covid-19. Natomiast 68% respondentów doceniło wsparcie dostawców outsourcingowych, które pomogło im przetrwać gospodarcze wyzwania, a 50% zyskało lepszą orientację w przepisach, 26% zdołało obniżyć koszty, a 24% przezwyciężyło braki kadrowe.