Biurowy fit-out. Kurs na optymalizację kosztów

Autorzy: Maksymilian Sobczak, Associate Director, Office Agency w Avison Young oraz Michał Kiersnowski, Sales Director, Office Department w Reesco

Na skutek wzrostu cen energii elektrycznej, mediów oraz usług i płacy minimalnej, a także podatków i opłat lokalnych, w tym roku mamy do czynienia ze skokowymi podwyżkami kosztów eksploatacyjnych w budynkach biurowych. W zależności od klasy obiektu i składowych opłat eksploatacyjnych w Warszawie zarejestrowaliśmy ich wzrost na poziomie od 15 do nawet 30-40 proc. Najemcy przykładają teraz szczególną uwagę do elementów składowych rozliczenia, które mogą różnić się w zależności od budynku oraz do rozwiązań technologicznych, które pozwalają zmniejszyć zużycie mediów.

Z kolei indeksacja stawek czynszowych najczęściej oparta jest o wskaźnik HICP. Wzrost o prawie 9 % jest wyraźnie odczuwalny na rynku. Wpłynął on również na stawki wyjściowe dla nowych najemców, podobnie jak rosnące koszty fit-outu, które na koniec dnia właściciel budynku musi zamortyzować w czasie. Dział Office Agency w Avison Young wspólnie z Reesco zastanawiają się, jak zoptymalizować koszty aranżacji biur.

Optymalizacja kosztów

Koszty aranżacji i re-aranżacji powierzchni biurowych w ciągu ostatnich dwóch lat znacząco wzrosły. Problemy gospodarcze, zaburzenia w łańcuchu dostaw, przy jednocześnie rosnącym rynku nieruchomości, przyczyniły się do dynamicznego wzrostu cen materiałów i robót budowlanych. Dodatkowo, konieczność restrukturyzacji światowych organizacji, związana ze zmianą sposobu pracy, oraz wysoki poziom inflacji, powodują problemy z budowaniem długoterminowych strategii przez firmy. Szczególnie te, które muszą dostosować się do obowiązków najmu. Musimy również uwzględnić silny trend włączania świadomości ekologicznej do całego łańcucha dostaw.

Przed rozpoczęciem prac nad tworzeniem planu przestrzennego (space planu), który spełni oczekiwania najemcy, warto przeprowadzić dokładną analizę techniczną przestrzeni, audyt instalacji i sprawdzić wszystkie elementy zawarte w dokumentacji podwykonawczej. Właściwy zespół składający się z osób doświadczonych w re-aranżacjach, architektów nastawionych na poszukiwanie funkcjonalnych rozwiązań, z zachowaniem maksymalnej ilości substancji budynku oraz doświadczonych inwentaryzatorów, mogą przy niewielkim nakładzie początkowym znacznie obniżyć koszty.

Drogie instalacje

Jednym z najdroższych elementów kosztu fit-outu są instalacje HVAC oraz elementy związane z automatyką budynkową. Każda zmiana, której wymagają te systemy, generuje dodatkowe koszty. Im więcej zmian wprowadzamy w istniejący układ przestrzenny i mniej wykorzystujemy obecny układ instalacji, tym droższa jest aranżacja, a za to odpowiada głównie space plan. Optymalne zaprojektowanie nowego układu pozwala na redukcję kosztów nawet do 80 euro za metr kwadratowy. Wiedza zespołu architektów na temat inżynierii materiałowej pozwala na wybór najbardziej optymalnych cenowo rozwiązań - tańszych, ale spełniających odpowiednie parametry.

Odpowiedni zespół

Kwestia synergii między architektami, projektantami branżowymi, wykonawcą generalnym, inwestorami i najemcami jest kluczowa dla optymalizacji kosztów fit-outu. Każdy z partnerów wnosi unikatowe perspektywy i umiejętności, które ostatecznie kształtują efekt końcowy projektu. Bardzo ważne jest wzajemne edukowanie się na temat możliwych rozwiązań, szczególnie w tak dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości społeczno-ekonomicznej. – mówi Michał Kiersnowski, Sales Director, Office Department w Grupie Reesco.

Czas też jest ważny

Avison Young zauważa, że im bardziej klient podchodzi świadomie do procesu wynajmu, z odpowiednim zapasem czasu, wiąże się to dla niego z większą korzyścią. Każdy parametr oferty możemy wtedy przeanalizować na kilka sposobów, sprawdzić różne warianty. Często jest po prostu za późno na przygotowanie alternatywnego projektu aranżacji, który byłby tak samo efektywny dla najemcy, a jednocześnie tańszy. – dodaje Maks Sobczak, Associate Director, Office Agency w Avison Young - Naszym zadaniem jest spięcie transakcji w każdej fazie procesu i wynegocjowanie odpowiednich warunków finansowych w oparciu o precyzyjne dane, co do których mamy pewność i są zgodne z wizją klienta.

Ceny fit-outów a okres umów wynajmu 

Rosnące ceny fit-outów często wymuszają rewidowanie planów przez najemców. Ze względu na koszt relokacji oraz aranżacji nowej powierzchni część firm przedłuża umowy najmu. Za wykończenie powierzchni z reguły odpowiedzialny jest wynajmujący, ale żeby koszty fit-outu kalkulowały się, umowy najmu muszą być zawierane teraz na dłuższy okres.

Dotąd standardem w nowych budynkach były umowy 5 letnie, w starszych obiektach możliwe było przygotowanie niedużej aranżacji dla okresu 3 letniego. Od 2-3 lat standardem stają się umowy 7 letnie w nowych budynkach. Zdarzają się też kontrakty na dłuższy okres. Przy innych parametrach koszt aranżacji często przewyższałby wpływy z tytułu czynszu.

Czas na modernizacje starszych obiektów  

W czasie bardzo wysokiej aktywności najemców, nie możemy zapominać o starszych budynkach biurowych. To jest właśnie ten moment, kiedy właściciele starszych budynków powinni wyjść naprzeciw potrzebom najemców i postawić na repozycjonowanie obiektów, podniesienie ich jakości i stworzenie przyjaznego otoczenia i atmosfery pracy, a inwestycje mogą się świetnie zwrócić w krótkiej perspektywie czasu. W starszych budynkach można również wykonać efektowne i tanie aranżacje, ale wymaga to większego nakładu pracy, analizy obecnego stanu i determinacji stron.

Modernizacja z zachowaniem istniejących nieruchomości, przy odpowiednim podejściu, pozwala na uzyskanie satysfakcjonującego zwrotu inwestycji przy mniejszym negatywnym wpływie na środowisko. W rezultacie unikamy marnotrawstwa i nadmiernej eksploatacji naturalnych zasobów. Projekty tego typu mogą okazać się bardziej opłacalne, ponieważ korzystając z istniejącej infrastruktury, często w atrakcyjnej lokalizacji, minimalizujemy koszty realizacji.

Oczywiście, uwzględnienie istniejących warunków i ograniczeń stanowi wyzwanie, ale jednocześnie daje możliwość wydobycia unikalnych cech i charakterystyki istniejących obiektów. Przebudowa starszych obiektów pozwala również na zachowanie wartości historycznych oraz dziedzictwa kulturowego, harmonijnie łącząc je z nowoczesnością i tworząc przestrzenie o niepowtarzalnym charakterze i funkcjonalności.

Case study – HOP w Warszawie

Doświadczenie Grupy Reesco pokazuje, że starsze biurowce mogą z powodzeniem pełnić dalej swoją pierwotną rolę lub ulec przekształceniu, na przykład w nowoczesny hotel lub obiekt typu PRS. Przykładem naszej realizacji jest budynek HOP przy ul. Chmielnej. Przeprowadzona przez Grupę Reesco generalna metamorfoza biurowca z lat 90., przyczyniła się do tego, że jego powierzchnia jest obecnie niemal w 100% wynajęta – dodaje Michał Kiersnowski.

Czas na zmiany

Kolejne regulacje wprowadzane przez Unię Europejską, dotyczące efektywności energetycznej budynków i alternatywnych źródeł energii w pewnym stopniu także wymuszają już na właścicielach biurowców o niższym standardzie decyzję o ich modernizacji, zmianie funkcji, czy wyburzeniach i budowie nowocześniejszych obiektów. W nadchodzącym czasie będziemy prawdopodobnie obserwować coraz liczniejsze tego typu działania, zapobiegające utracie wartości nieruchomości, które nie spełniają odpowiednich standardów w zakresie zrównoważonego rozwoju. 

Narastająca potrzeba elastyczności wkrótce będzie musiała przełożyć się na nowy produkt, jaki zmuszeni będą dostarczać wynajmujący.

Avison Young