Brak planów powrotów pracowników do biur utrudnia optymalizację kosztów

• Rośnie presja na optymalizację kosztów utrzymania nieruchomości komercyjnych. Tam, gdzie brakuje wiedzy o stopniu wypełnienia biurowca latem będzie o nią trudniej.
• Odpowiednie zaprojektowanie ilości zużywanej energii i niższe koszty są możliwe, jeśli prowadzone są odpowiednie analizy zużycia, a przepływ informacji pomiędzy najemcami, zarządzającym obiektem, a zespołem facility management (FM) jest dobry.
• Specjaliści FM uważają, że na koniec czerwca w parkach biurowych było nie więcej niż około 30% pracowników sprzed pandemii.
• Wielu z nich nie wróci do biur przynajmniej do września. Na pracę zdalną związaną z Covid-19 nakłada się okres urlopowy.

Rośnie presja na obniżanie kosztów

Obecna sytuacja będąca następstwem pandemii zwiększa presję na obniżanie kosztów. Dotyczy to także nieruchomości komercyjnych. Szczególnie parków biurowych, gdzie do pracy przychodzi niewielu zatrudnionych. Wyzwaniem dla zarządzających budynkami jest teraz prognozowanie liczby pracowników, którzy będą na miejscu latem, a co za tym idzie - odpowiednie zaprojektowanie ilości zużywanej energii i osiągnięcie optymalizacji kosztów.

- Lato to czas dużego zużycia prądu w związku z potrzebą schładzania pomieszczeń. Klimatyzacja mocno obciąża instalacje energetyczne (znacznie bardziej niż ogrzewanie). W tym roku na zużycie prądu duży wpływ mają też zalecenia antycovidowe, wg których wskazane jest intensywne przewietrzanie obiektów – zazwyczaj powietrzem wcześniej przygotowanym. Odpowiednio zoptymalizowane parametry temperatury powietrza też wpłyną na poziom zużycia mediów. Innym przykładem działań zapobiegających szerzeniu się epidemii może być ingerencja w pracę wind. Dźwigi (jeśli to możliwe) powinny być programowane tak, aby nieużywane kabiny automatycznie zjeżdżały na dół, a drzwi pozostawały otwarte. Po pierwsze zwiększa to wymianę powietrza w kabinie, po drugie ogranicza kontakt pracowników z przyciskami. Takie zalecenia podnoszą jednak zużycie energii elektrycznej i finalnie mogą wpłynąć na ewentualną konieczność zmiany mocy zamówionej, celem uniknięcia kary za jej możliwe przekroczenia– mówi Marta Lenarczyk Kierownik Grupy Projektowej w SPIE Building Solutions.

Firmy zajmujące się utrzymaniem obiektów (FM) w porozumieniu z właścicielami budynków mogą przeprowadzać audyty zużycia energii w nowej rzeczywistości. Prognozują także zapotrzebowanie na miesiące letnie. Dobrze zaplanowana ilość zamówionej mocy to niższa opłata stała. Zbyt niska prognoza to jednak ryzyko, że podczas gorącego lata zużycie prądu okaże się wyższe i konieczna będzie spora dopłata. Optymalizacja kosztów najlepsze efekty daje tam, gdzie komunikacja na linii najemcy – zarządzający obiektem i zespół FM funkcjonuje dobrze, a plany powrotów pracowników są rzetelne.

Najemcy nie wrócą do biurowców co najmniej do września

Nie jest to jednak łatwe. Trwająca już 4 miesiące pandemia powoduje stopniowe przyzwyczajanie się do kryzysowej sytuacji. Dotyczy to także pracy zdalnej. Jest bezpieczniejsza z punktu widzenia epidemiologicznego, a dla wielu zatrudnionych także wygodna - powroty do biur następują więc stopniowo i powoli.

Według badania firmy JLL z 8 maja, do biur wróciło wtedy tylko 5% pracowników. Wg raportu Knight Frank z 19 maja większość najemców podchodzi do wznowienia pracy stacjonarnej bardzo ostrożnie. Jedynie firmy, które funkcjonują w systemie gabinetowym pozwalają na powrót do biur od 50 do 80% pracowników. Wg raportu Deloitte, 31% organizacji nie podjęło jeszcze żadnych kroków w kierunku powrotu do biura.
 

- Takie dane są zbieżne z moimi obserwacjami i rozmowami z zarządzającymi budynkami - do końca czerwca do parków biurowych wróciło nie więcej niż 50% stałej załogi (zazwyczaj stała obecność jest zdecydowanie poniżej połowy, a wielokrotnie nie sięga nawet 20%). Podobne, choć wahające się zapełnienie może potrwać do września. Latem na pracę zdalną z powodu koronawirusa nakładają się absencje urlopowe. Taka niepewność to duże wyzwanie dla właścicieli budynków. Wiedza o tym, jaki jest plan obłożenia obiektu jest kluczowa dla obniżania kosztów funkcjonowania np. w związku z ilością zamawianej mocy oraz zużycia energii – mówi Marta Lenarczyk ze SPIE Building Solutions.

Powroty na masową skalę nastąpią najwcześniej we wrześniu. Wtedy nałożą się na siebie dwa istotne czynniki. Po pierwsze skończy się okres urlopowy, a po drugie wygasną przepisy „tarczy antykryzysowej” regulujące pracę zdalną. Wykonywanie jej dalej będzie możliwe, ale pod warunkiem, że pracownik ma odpowiednie możliwości techniczne oraz lokalowe. Pracodawca przed zleceniem trybu zdalnego będzie musiał to ustalić. Spełnienie wymogów może oznaczać dodatkowe koszty.

Nie można zaniedbać przeglądów

Wiedza o liczbie osób, które latem będą pracowały w budynku, jest przydatna także z innego powodu. Jeśli obiekt jest pusty, przeprowadza się więcej remontów i przeglądów, bo technicy są mniej potrzebni na powierzchniach najmu.

- Nie ma obecnie żadnych ograniczeń w realizacji prac utrzymaniowych i serwisowych. Zarządzający nieruchomościami są świadomi, że takie działania trzeba prowadzić w trybie ciągłym, nawet w przypadku połowicznego zapełnienia budynku. Optymalizacja tak, ale na pewno nie kosztem bieżącej obsługi urządzeń technicznych. Nieco inaczej jest z inwestycjami kapitałowymi. W tym momencie często trwają ponowne analizy poczynionych wcześniej założeń. Właściciele budynków dostosowują plany i działania do zmieniającego się rynku - Marta Lenarczyk ze SPIE Building Solutions.