Outsourcing procesowy w logistyce i produkcji w okresie przedświątecznych pików

Zapewnienie stabilności zespołów pracowników w magazynach czy produkcji, to jedno z największych wyzwań, z jakimi mierzą się firmy w okresach przedświątecznych pików. Rywalizacja o pracowników w tych branżach nie słabnie. Wysoka rotacja kadr, trudności z pozyskaniem wykwalifikowanych kandydatów do pracy fizycznej oraz wysokie koszty zatrudnienia sprawiają, że coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje alternatywnych rozwiązań, które pozwolą im zachować efektywność operacyjną. Odpowiedzią może być outsourcing procesowy, który budzi tyle samo entuzjazmu co i wątpliwości. O co w tym chodzi? – wyjaśnia Grupa Opteamic, polski kompleksowy dostawca outsourcingu procesowego.

- Outsourcing procesowy to rozwiązanie polegające na zleceniu określonych zadań zewnętrznemu podmiotowi, który realizuje je za pomocą swoich pracowników. Istotą tego modelu jest brak bezpośredniego podporządkowania tych pracowników firmie zlecającej (insourcerowi) – wyjaśnia Jakub Kizielewicz, prezes Grupy Opteamic. - Chodzi o przeniesienie odpowiedzialności za organizację pracy i nadzór nad zatrudnionymi, które pozostają po stronie outsourcera, co pozwala firmie korzystającej z outsourcingu skupić się na swoim biznesie i na ocenie efektów realizowanych zadań, zamiast martwić się, jak utrzymać 100% skład zespołów aby móc realizować określone procesy – kontynuuje Jakub Kizielewicz.

Optymalizacja kosztów i elastyczność operacyjna

Wysokie koszty zatrudnienia zmuszają do poszukiwania ich optymalizacji. Często głównym powodem, dla którego przedsiębiorstwa sięgają po outsourcing procesowy nie jest tylko zapewnienie ciągłości pracy, ale też redukcja kosztów. Nie chodzi tylko o koszty wynagrodzenia, ale też inne obciążenia finansowe – od kosztów rekrutacji, przez szkolenia, aż po świadczenia socjalne i prowadzenie dokumentacji kadrowej. Korzystając z outsourcingu, firma ponosi wyłącznie opłaty uzgodnione w umowie, a pozostałe kwestie formalne pozostają po stronie outsourcera. Dzięki temu przedsiębiorstwo, które korzysta z outsourcingu, może skoncentrować się na realizacji swoich celów biznesowych, nie martwiąc się o kwestie związane z biurokracją kadrową.

Należy przy tym podkreślić, że optymalizacja to nie jedyny atut. Outsourcing procesowy i leasing pracowniczy to przede wszystkim elastyczność operacyjna. Ma to szczególne znaczenie w branżach o dużej sezonowości, takich jak logistyka magazynowa czy produkcja towarów FMCG np. w okresach przedświątecznych. Elastyczność outsourcingu daje możliwość szybkiego zwiększenia lub zmniejszenia liczby pracowników, potrzebnych do realizacji określonych procesów w czasie zwiększonej potrzeby na pracę. Bez konieczności przeprowadzania czasochłonnych rekrutacji. To outsourcer przejmuje odpowiedzialność za zapewnienie ciągłości pracy, nawet w przypadku absencji pracowników.

Na przykład: jeśli jeden pracownik zespołu nie stawi się do pracy, to outsourcer odpowiada za znalezienie odpowiedniego zastępstwa z odpowiednimi kwalifikacjami, co pozwala firmie korzystającej z outsourcingu uniknąć przestojów i problemów organizacyjnych.

Nie oznacza to jednak, że outsourcing i leasing pracowniczy są rozwiązaniami dla każdej organizacji.  

Zaufanie partnerów i dbałość o zapisy w umowie

Warto tutaj zwrócić uwagę, że outsourcing procesowy nie jest wprost uregulowany w polskim prawie, co oznacza, że ta forma współpracy opiera się na przepisach prawa ogólnego tj. kodeks cywilny, co daje też elastyczność odnośnie co do tego jak strony się umówią, ale też jednocześnie wymaga szczególnej uwagi. Współpraca outsourcera i insourcera musi być dokładnie opisana, aby uniknąć sytuacji konfliktowych chociażby w kwestii odpowiedzialności za realizację procesów.

Wiele firm boi się też outsourcingu z uwagi na swoje know – how (np. dopuszczenie do autorskich rozwiązań, itp.) albo utraty kontroli nad jakością realizowanych procesów. To również powinno być szczegółowo opisane w umowie. Dużą obawą jest również to, że jeśli outsourcer nie spełni oczekiwań może to negatywnie odbić się na wizerunku i wynikach firmy. Ta forma współpracy wymaga więc dużego zaufania. Nie można też zapominać o aspekcie ludzkim - jak outsourcing może wpływać na wewnętrzne napięcia między zespołami. Wprowadzenie pracowników z zewnątrz może budzić wątpliwości wśród stałej załogi, która zacznie obawiać się o stabilność swojego zatrudnienia. Tutaj ważna jest transparentna komunikacja i jasne określenie celów współpracy z outsourcerem.

Reasumując, outsourcing procesowy to rozwiązanie, które z pewnością usprawnia działalność organizacji, działających w warunkach zmiennych i podlegających fluktuacjom sezonowym. Skuteczność tych rozwiązań zależy jednak od precyzyjnego zaplanowania współpracy, jasnego określenia warunków umowy oraz wyboru odpowiedniego partnera.

W okresach, gdy zapewnienie ciągłości operacyjnej i ciągłości pracy staje się priorytetem, warto rozważyć ten model jako dodatkowe narzędzie do budowania przewagi konkurencyjnej w coraz bardziej wymagającej gospodarce.