Komunikaty PR

Jak korzystać z nowej wersji e-faktury KSeF?

2023-08-22  |  09:00

Począwszy od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy krajowi będą zobowiązani do wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W ostatnich tygodniach Ministerstwo Finansów poinformowało, że od 1 września br. w KSeF zacznie obowiązywać nowa, druga struktura faktury elektronicznej. Ekspert Symfonii wyjaśnia, jak przedsiębiorcy powinni prawidłowo korzystać z nowego wzoru dokumentu.

Rola faktury ustrukturyzowanej

Aktualnie faktury ustrukturyzowane stanowią jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok tradycyjnych dokumentów papierowych oraz dotychczasowych faktur elektronicznych. Generowane i odbierane za pośrednictwem teleinformatycznego systemu Ministerstwa Finansów - Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), staną się nieodłącznym narzędziem dla wszystkich podatników.

- Jednolity standard e-faktury w ramach KSeF ma uprościć dokumentowanie transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować ich wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację. Podatnicy będą dysponować w czasie rzeczywistym informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych, w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności. Szybsze procesowanie dokumentu to także niższe koszty operacyjne dla przedsiębiorstwa - komentuje Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Z danych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia 2023 r. w środowisku produkcyjnym KSeF podatnicy wystawili blisko 67 tys. e-faktur. Co więcej, już 957 podmiotów wystawia cyklicznie dokumenty sprzedaży w tym systemie.

Przejście na nowy system fakturowania wymaga wcześniejszego przygotowania, włącznie z mapowaniem danych podatnika na strukturę e-faktury, konfiguracją uprawnień w KSeF oraz adaptacją rozwiązania technologicznego umożliwiającego integrację z systemem. Dla firm, które nie posiadają własnych rozwiązań IT do obsługi KSeF, możliwe jest korzystanie z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF.

Nowa struktura e-faktury

Od 1 września 2023 r. wprowadzona zostanie nowa, druga struktura faktury elektronicznej w ramach KSeF. Składa się ona z trzech segmentów, które stanowią dane obowiązkowe, niezbędne i fakultatywne.

- Celem wprowadzenia nowego wzoru jest stworzenie uniwersalnego dokumentu, który zostanie zaakceptowany przez wszystkich podatników. Firmy, które obecnie korzystają z pierwszej wersji e-faktury, będą zobligowane dostosować się do nowych wymogów. Wprowadzenie tych zmian teraz pozwoli przedsiębiorstwom na właściwą implementację w systemach IT oraz pełne zrozumienie nowego wzoru. Mam nadzieję, że wprowadzany obecnie schemat nie zostanie już zmieniony przed lipcem 2024 roku – dodaje Bogdan Zatorski.

Dane obowiązkowe stanowią około 20 proc. całkowitej struktury e-faktury. Są to głównie techniczne informacje niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży. Obejmują takie dane jak nazwa sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu oraz data realizacji usługi. Wypełnienie tych pól jest kluczowe dla nadania dokumentowi mocy prawnej.

Warto podkreślić, że w przypadku e-faktur konieczne jest także uwzględnienie oznaczeń negatywnych, które wskazują, że pewne okoliczności nie występują. Chociaż w fakturach papierowych nie jest to wymagane, w przypadku KSeF staje się to niezbędne.

Dane niezbędne stanowią około 30 proc. struktury e-faktury. Te pola uzupełnia się, gdy okoliczności tego wymagają, np. w przypadku zastosowania procedury VAT marży.

Niewypełnienie niezbędnych pól nie jest błędem technicznym, ale może się okazać merytorycznym. Oznacza to, że faktura zostanie przyjęta przez KSeF. Jednakże, jeśli kontrahent lub osoba odpowiedzialna za kontrolę faktur zauważy nieprawidłowość, wystawca będzie musiał dokonać korekty.

Dane fakultatywne stanowią prawie połowę całej struktury. Wypełnienie tych pól nie ma wpływu na poprawność dokumentu. Przykłady uzupełniających pól obejmują np. stopkę faktury, która zawiera dowolny tekst może podziękowania za zakupy, zachętę do dalszej współpracy, wartość kapitału zakładowego itp. Informacje dotyczące numeru VIN samochodu, marki, koloru, mogą również stanowić element fakultatywny. Te dodatkowe informacje będą miały niewątpliwie zastosowane branżowe.

Nowe regulacje, starannie dostosowane do dynamicznych potrzeb rynku, stanowią ważny krok w kierunku promocji i ułatwienia korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ich wprowadzenie ma na celu usprawnienie procesów transakcyjnych oraz zwiększenie efektywności dla przedsiębiorców w całym kraju.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
Podatki Deklaracja dochodów i zwrot podatku w Europie: odpowiedzi na pytania Polaków Biuro prasowe
2024-12-19 | 13:00

Deklaracja dochodów i zwrot podatku w Europie: odpowiedzi na pytania Polaków

Dzisiaj przeprowadzka do innego kraju Europy jest dla wielu Polaków krokiem wymuszonym. Wiąże się to jednak nie tylko z trudnościami związanymi z legalizacją
Podatki BCC: Podatkowe podsumowanie 2024 roku
2024-12-16 | 08:00

BCC: Podatkowe podsumowanie 2024 roku

Rok 2024 z pewnością zapadnie w pamięć podatnikom – zarówno przedsiębiorcom, jak i osobom fizycznym – jako czas pełen wyzwań. Liczne zmiany legislacyjne, dynamiczne
Podatki Faktura korygująca - poprawienie błędów na dokumencie pierwotnym
2024-12-13 | 11:00

Faktura korygująca - poprawienie błędów na dokumencie pierwotnym

Zgodnie z najnowszymi regulacjami księgowymi i podatkowymi przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe rozliczanie korekt. To pozwoli im uniknąć

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Handel

Polsko-brytyjska współpraca gospodarcza nabiera rozpędu. Dobre perspektywy dla wspólnych projektów energetycznych i obronnych

Pomimo brexitu relacje handlowe między Polską a Wielką Brytanią nie tylko się utrzymały, ale też nabrały nowej dynamiki. W 2023 roku wartość wymiany towarów i usług osiągnęła rekordowe 36,4 mld euro – wynika z raportu Brytyjsko-Polskiej Izby Handlowej. Rosną także obustronne inwestycje. W Polsce działa już ponad 1,4 tys. firm z kapitałem brytyjskim zatrudniających 113 tys. osób. Również polskie firmy coraz częściej eksplorują rynek brytyjski. Szczególnie dynamicznie rozwija się współpraca w sektorach strategicznych energetycznym, obronnym, technologicznym i finansowym.

Transport

Dziennie policjanci zatrzymują średnio 69 osób z zakazem prowadzenia pojazdów. Trwają prace nad zaostrzeniem przepisów dla kierowców

W 2024 roku policjanci przeprowadzili ponad 16 mln badań na zawartość alkoholu w organizmie i zatrzymali 91,3 tys. nietrzeźwych kierujących. W 2022 roku, przy mniejszej liczbie kontroli, było ich niemal 104,5 tys. Spadek jest zauważalny, ale problem wciąż jest poważny. Dodatkowo 16,5 tys. osób naruszyło sądowy zakaz prowadzenia pojazdów, a 8,2 tys. nie zastosowało się do decyzji o cofnięciu uprawnień do kierowania. Trwają prace nad przepisami, które zaostrzą kary w tym obszarze.

Handel

Branża AGD podnosi się po trudnym okresie. Liczy na wsparcie w walce z silną konkurencją z Chin

Polska jest nadal największym producentem sprzętu AGD w UE, ale traci na znaczeniu pod wpływem silnej konkurencji z krajów trzecich, przede wszystkim Chin. Ostatnie dwa lata były trudne dla branży, wciąż pojawiają się nowe zagrożenia, ale – jak podkreślają jej przedstawiciele – widać światełko w tunelu. Producenci AGD liczą na pozytywny wpływ deregulacji, również w obszarze środowiskowym.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.