Jak korzystać z nowej wersji e-faktury KSeF?
Począwszy od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy krajowi będą zobowiązani do wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W ostatnich tygodniach Ministerstwo Finansów poinformowało, że od 1 września br. w KSeF zacznie obowiązywać nowa, druga struktura faktury elektronicznej. Ekspert Symfonii wyjaśnia, jak przedsiębiorcy powinni prawidłowo korzystać z nowego wzoru dokumentu.
Rola faktury ustrukturyzowanej
Aktualnie faktury ustrukturyzowane stanowią jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok tradycyjnych dokumentów papierowych oraz dotychczasowych faktur elektronicznych. Generowane i odbierane za pośrednictwem teleinformatycznego systemu Ministerstwa Finansów - Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), staną się nieodłącznym narzędziem dla wszystkich podatników.
- Jednolity standard e-faktury w ramach KSeF ma uprościć dokumentowanie transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować ich wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację. Podatnicy będą dysponować w czasie rzeczywistym informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych, w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności. Szybsze procesowanie dokumentu to także niższe koszty operacyjne dla przedsiębiorstwa - komentuje Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.
Z danych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia 2023 r. w środowisku produkcyjnym KSeF podatnicy wystawili blisko 67 tys. e-faktur. Co więcej, już 957 podmiotów wystawia cyklicznie dokumenty sprzedaży w tym systemie.
Przejście na nowy system fakturowania wymaga wcześniejszego przygotowania, włącznie z mapowaniem danych podatnika na strukturę e-faktury, konfiguracją uprawnień w KSeF oraz adaptacją rozwiązania technologicznego umożliwiającego integrację z systemem. Dla firm, które nie posiadają własnych rozwiązań IT do obsługi KSeF, możliwe jest korzystanie z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF.
Nowa struktura e-faktury
Od 1 września 2023 r. wprowadzona zostanie nowa, druga struktura faktury elektronicznej w ramach KSeF. Składa się ona z trzech segmentów, które stanowią dane obowiązkowe, niezbędne i fakultatywne.
- Celem wprowadzenia nowego wzoru jest stworzenie uniwersalnego dokumentu, który zostanie zaakceptowany przez wszystkich podatników. Firmy, które obecnie korzystają z pierwszej wersji e-faktury, będą zobligowane dostosować się do nowych wymogów. Wprowadzenie tych zmian teraz pozwoli przedsiębiorstwom na właściwą implementację w systemach IT oraz pełne zrozumienie nowego wzoru. Mam nadzieję, że wprowadzany obecnie schemat nie zostanie już zmieniony przed lipcem 2024 roku – dodaje Bogdan Zatorski.
Dane obowiązkowe stanowią około 20 proc. całkowitej struktury e-faktury. Są to głównie techniczne informacje niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży. Obejmują takie dane jak nazwa sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu oraz data realizacji usługi. Wypełnienie tych pól jest kluczowe dla nadania dokumentowi mocy prawnej.
Warto podkreślić, że w przypadku e-faktur konieczne jest także uwzględnienie oznaczeń negatywnych, które wskazują, że pewne okoliczności nie występują. Chociaż w fakturach papierowych nie jest to wymagane, w przypadku KSeF staje się to niezbędne.
Dane niezbędne stanowią około 30 proc. struktury e-faktury. Te pola uzupełnia się, gdy okoliczności tego wymagają, np. w przypadku zastosowania procedury VAT marży.
Niewypełnienie niezbędnych pól nie jest błędem technicznym, ale może się okazać merytorycznym. Oznacza to, że faktura zostanie przyjęta przez KSeF. Jednakże, jeśli kontrahent lub osoba odpowiedzialna za kontrolę faktur zauważy nieprawidłowość, wystawca będzie musiał dokonać korekty.
Dane fakultatywne stanowią prawie połowę całej struktury. Wypełnienie tych pól nie ma wpływu na poprawność dokumentu. Przykłady uzupełniających pól obejmują np. stopkę faktury, która zawiera dowolny tekst może podziękowania za zakupy, zachętę do dalszej współpracy, wartość kapitału zakładowego itp. Informacje dotyczące numeru VIN samochodu, marki, koloru, mogą również stanowić element fakultatywny. Te dodatkowe informacje będą miały niewątpliwie zastosowane branżowe.
Nowe regulacje, starannie dostosowane do dynamicznych potrzeb rynku, stanowią ważny krok w kierunku promocji i ułatwienia korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ich wprowadzenie ma na celu usprawnienie procesów transakcyjnych oraz zwiększenie efektywności dla przedsiębiorców w całym kraju.

Deklaracja dochodów i zwrot podatku w Europie: odpowiedzi na pytania Polaków

BCC: Podatkowe podsumowanie 2024 roku

Faktura korygująca - poprawienie błędów na dokumencie pierwotnym
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Polityka

Tarcza Wschód flagowym projektem na rzecz wspólnego bezpieczeństwa UE. To przełom w zakresie unijnej obronności
Parlament Europejski uznał Tarczę Wschód, zaproponowaną przez premiera Donalda Tuska, za flagowy projekt na rzecz wspólnego bezpieczeństwa UE. W ramach głosowania nad rezolucją dotyczącą wzmocnienia obronności UE przyjęto poprawkę, zgodnie z którą ochrona granic lądowych, powietrznych i morskich UE przyczynia się do bezpieczeństwa całej UE, zwłaszcza jej wschodniej granicy. – To przełom, bo oznacza, że to Polska narzuca w tej chwili myślenie w Europie na temat obronności – ocenia europoseł Michał Szczerba.
Robotyka i SI
Inwestycje w sztuczną inteligencję na bardzo niskim poziomie. Potencjał polskich kadr nie jest wykorzystywany

Komisja Europejska zapowiedziała uruchomienie nowej inicjatywy InvestAI, która ma zmobilizować 200 mld euro na inwestycje w sztuczną inteligencję. W globalnym wyścigu zbrojeń w AI to jednak wciąż niewiele. Również polskie firmy technologiczne zazwyczaj korzystają z infrastruktury stworzonej przez zachodnich liderów. Największym wyzwaniem, które stoi przed polskimi firmami, jest to, by innowacje były tworzone na miejscu. – Zwłaszcza że inwestycja w sztuczną inteligencję i kryptografię kwantową to inwestycja w bezpieczeństwo kraju – przekonuje dr Maciej Kawecki, prezes Instytutu Lema.
Handel
Ekonomiczna dostępność alkoholu rośnie. To zwiększa jego konsumpcję i prowadzi do uzależnień

Spożycie alkoholu w Polsce systematycznie wzrasta, co pociąga za sobą dziesiątki tysięcy przedwczesnych zgonów i koszty społeczno-ekonomiczne liczone w miliardach złotych rocznie. – W Polsce alkohol tanieje w stosunku do naszych zarobków, jego cena nie nadąża za wzrostem gospodarczym. A im wyższa dostępność ekonomiczna, tym wyższa konsumpcja. Alkohol jest według mnie absurdalnie tani – mówi dr hab. n. med. Łukasz Balwicki, krajowy konsultant ds. zdrowia publicznego. Jak ocenia, konieczna jest kompleksowa zmiana polityki podatkowej, dzięki której alkohol stałby się mniej dostępną ekonomicznie używką.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.