Jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość?

Zdecydowana większość polskich firm (prawie 65%) zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to ograniczyć koszty zatrudnienia, wydatki na szkolenia i rekrutację pracowników czy przenieść odpowiedzialność za naliczanie podatków na biuro. Ostatnio pojawiła się jeszcze jedna ważna korzyść, wynikająca bezpośrednio z digitalizacji. 

Klienci coraz częściej wybierają biura rachunkowe, które proponują oprogramowanie dostarczające na bieżąco dane dotyczące ich biznesu. W raporcie “Accounting Software Market”  firmy Fortune Business Insights widać jak bardzo wzrasta zapotrzebowanie na platformy do zarządzania danymi oraz lepszego zarządzania firmą. Główną przewagą obecnych systemów jest szybkie przetwarzanie i raportowanie danych w czasie rzeczywistym. Bieżący dostęp pozwala na szybkie reagowanie na zmieniające się warunki otoczenia gospodarczego. Przedsiębiorcy posiadający wiedzę mogą podejmować lepsze decyzje i być bardziej konkurencyjni. 

Do niedawna nowoczesne technologie pozwalające na szybkie przetwarzanie danych były wykorzystywane tylko przez duże korporacje. To dzięki tym rozwiązaniom w dużych firmach wprowadzone zostały optymalizacje, a ulepszenia pozwoliły powiększyć zyski. Małe firmy korzystające z usług biur rachunkowych nie miały łatwo dostępnych narzędzi do kontroli swojego biznesu. Jedyną informacją, jaką otrzymywały od księgowej, była wysokość podatków do zapłaty. Wyliczenie odbywało się na bazie dokumentacji dostarczonej osobiście. Kalkulacja była przygotowywana ok. 20 dnia kolejnego miesiąca. Informacja ta, otrzymywana z dużym opóźnieniem oraz mało obrazująca stan, w jakim jest firma, nie pozwalała na podjęcie skutecznych kroków optymalizujących biznes. 

Dzięki robotyzacji wdrożonej w księgowości i księgowaniu dokumentów w czasie rzeczywistym możliwe stało się generowanie raportów pozwalających kontrolować działanie firmy. Cyfrowe roboty dobrze radzą sobie we współpracy z innymi technologiami, a to pozwala na szybkie przetwarzanie i łączenie informacji. 

Poza rozwiązaniami dostarczającymi informacje o stanie biznesu, jakie są już dostępne w biurach rachunkowych sieci OSCBR, za chwilę pojawią się też centralne rejestry danych. Już w styczniu 2022 roku zostanie uruchomiony  Krajowy System e-Faktur . Zmiana ta zrewolucjonizuje rynek usług księgowych i przyspieszy digitalizację pozostałych biur. Technologia zmieni formułę usługi księgowej z wykonywanej post factum na usługę bieżącej kontroli biznesu. Dzięki temu nowoczesny księgowy dostarczy dane pomagające rozwijać i zabezpieczać działanie biznesu swojego klienta.  

Ta sytuacja oznacza dla księgowych konieczność wdrożenia nowego modelu obsługi
i nastawienie na realizację doradztwa biznesowego a nie liczenie podatków. Model jest oparty na kontroli wyników działania biznesu i stały ich monitoring. Jest to duże wyzwanie, ponieważ księgowi wcześniej nie zajmowali się tym obszarem.

Poza zmianą zakresu usługi, cyfryzacja spowoduje konieczność wdrożenia dużych zmian w operacyjnych procedurach działania biura rachunkowego. Przed właścicielami biur pojawia się wyzwanie polegające na wdrożeniu cyfrowej obsługi klientów, co nie jest łatwe. Przygotowanie się na cyfrową rewolucję wymaga podjęcia wszechstronnych i konsekwentnych działań. Pierwszym z nich jest wewnętrzne przekonanie, że chcemy wdrożyć zmianę. Bez determinacji właściciela biura cyfryzacja się nie uda. Drugim jest przekonanie pracowników do wdrożenia nowych technologii i zmiany w zakresie obsługi klientów. Należy pokazać osobom pracującym w biurze, jakie osobiste korzyści osiągną wdrażając nowe technologie. 

Warto zwrócić uwagę, że wyeliminowanie powtarzalnych zadań, z którymi księgowi mają zwykle do czynienia, da im możliwość wygospodarowania większej ilości czasu na analizę danych. Czas zaoszczędzony na wprowadzaniu danych można przeznaczyć na wyciąganie wniosków i udzielanie porad klientom. 

Biura rachunkowe zdecydowanie za mało inwestują w rozwój pracowników. Transformacja cyfrowa wymaga od nich nowych kompetencji, dlatego też należy umożliwić pracownikom rozwijanie umiejętności pozwalających na płynne korzystanie ze sztucznej inteligencji, automatyzacji i nowych technologii. Taki model przyczyni się do wzrostu zadowolenia klientów, co wpłynie na zwiększenie samooceny i lepszy komfort pracy księgowego, ale i zwiększy ich rolę, gdyż staną się oni strategicznymi doradcami w biznesie. Dodatkowym bonusem będzie też większe bezpieczeństwo - sztuczna inteligencja i automatyzacja pozwolą na usprawniania procesów kontroli i szybsze wykrywanie nieprawidłowości w rozliczeniach księgowych. 

Jeśli więc chcemy udostępnić klientom nowoczesny systemu kontrolujący biznes i ułatwiający współpracę z biurem, musimy poświęcić czas na rozmowy, szkolenie, skonfigurowanie systemu. Nowocześni księgowi wykorzystują komunikację nie tylko mailową czy telefoniczną, ale także kontakt poprzez aplikacje mobilne i specjalne programy. Dokumenty są udostępniane online, zaś przedsiębiorcy mogą do nich sięgnąć w dowolnym momencie. Możliwość sprawdzenia ważnych danych oraz ich omówienia jest bardzo cenna zwłaszcza w czasach pandemii.

Autorem komentarza jest Anita Gołębiewska, Chief Operating Officer CashDirector