Przesłanki stosowania pracowniczych kosztów autorskich

Podwyższone koszty uzyskania przychodów są preferencją podatkową, która dla wielu osób powoduje znaczące zmniejszenie zobowiązania podatkowego i tym samym wzrost wypłacanego wynagrodzenia netto. Narzędzie to może być wykorzystywane przez firmy, aby przyciągnąć najlepszych pracowników z rynku, jako rodzaj podatkowego benefitu wdrożonego przez firmę. Należy jednak pamiętać, że podwyższone koszty uzyskania przychodów dla pracowników, jak każda preferencja podatkowa, podlegają istotnym ograniczeniom w możliwości zastosowania, dlatego przed wdrożeniem tego rozwiązania warto się dobrze przygotować. Uwagę na stosowanie ograniczeń wynikających z ustawy zwrócił także NSA w sprawie o sygn. II FSK 1557/19.

Istota podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust 9 pkt 3) ustawy o PIT koszty uzyskania niektórych przychodów określa się z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami - w wysokości 50% uzyskanego przychodu, co oznacza, że pracownik może zamiast bardzo niskich ryczałtowych kosztów uzyskania przychodu, skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodu.

Jakiego rodzaju przychody podlegają uldze?

Należy zaznaczyć, że nie każdy pracownik będzie mógł skorzystać z 50% KUP. Ustawodawca zdecydował bowiem o ograniczeniu katalogu przychodów, które podlegają uldze (zgodnie z art. 22 ust 9b ustawy o PIT). W praktyce ulgę tę stosuje się bardzo często do przychodów uzyskiwanych z tytułu działalności twórczej w zakresie programów komputerowych oraz do działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej na uczelni działalności dydaktycznej.

Podsumowując więc, można wskazać na kryteria zastosowania 50% KUP wskazane w wyroku NSA z dnia 2022-04-12, sygn. II FSK 1557/19:

1. praca wykonywana przez pracownika jest przedmiotem prawa autorskiego, a więc spełnia przesłanki utworu określone w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
2. pracownik jest twórcą w rozumieniu tej ustawy i uzyskiwanie przychodu przez pracownika wynika z korzystania przez twórcę z tychże praw lub rozporządzania tymi prawami;
3. stosunek prawny łączący pracownika i pracodawcę przewiduje zróżnicowanie wynagrodzenia należnego pracownikowi za część związaną z korzystaniem z praw autorskich i część związaną z wykonywaniem typowych obowiązków pracowniczych oraz pracodawca prowadzi stosowną dokumentację w tym zakresie, np. prowadzi szczegółową ewidencję przekazanych utworów;
4. określenie tej wartości lub procedur jej obliczania powinno być jasno i precyzyjnie zawarte w dokumentach regulujących treść stosunku pracy w czasie jego istnienia
5. przychody muszą być uzyskiwane z tych rodzajów działalności, o których mowa w art. 22 ust. 9b ustawy o PIT.

Co ciekawe z dotychczasowego stanowiska organów podatkowych wynika, że program komputerowy, jak każdy inny utwór, nie musi mieć postaci ukończonej, aby korzystać z autorsko-prawnej ochrony. Nawet krótkie fragmenty programu mogą stanowić przedmiot prawa autorskiego. Innymi słowy, aby programista mógł skorzystać z ulgi nie musi wcale skończyć programu, lecz wystarczy, że udokumentuje twórczy charakter powstałej części pracy.

Działalność twórcza

Pojęciem, które przewija się w ramach omawiania kryteriów skorzystania z ulgi jest pojęcie działalności twórczej. W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że przedmiotem prawa autorskiego jest tylko taka działalność twórcza, która prowadzi do powstania utworu korzystającego z ochrony praw autorskich. Zatem musi być to skonkretyzowana działalność twórcza, polegająca na powstaniu lub dążeniu do powstania utworu chronionego prawem autorskim. Zatem ulga co do zasady nie powinna przysługiwać w przypadku tworzenia odtwórczych prac i działalności bieżącej takiej jak helpdesk.

Nabycie następcze

Ustawa o prawie autorskim przewiduje możliwość, aby pracodawca i pracownik uzgodnili w umowie o pracę, iż majątkowe prawa autorskie do programu komputerowego stworzonego (współtworzonego) przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracownikowi, a nie pracodawcy (art. 74 ust. 3). Wówczas stosuje się zasadę wtórnego nabycia przez pracodawcę majątkowych praw autorskich do programu za odpowiednim wynagrodzeniem i uchylona zostaje – stanowiąca wyjątek od tej zasady – ustawowa regulacja pierwotnego nabycia przez pracodawcę całości majątkowych praw autorskich do programu.

Ustalenie czasu pracy

Zasadą powinno być, że preferencję 50% KUP stosujemy w stosunku do pracownika, który poświęca ściśle określony czas na stworzenie (tworzenie) konkretnego dzieła. W praktyce częstym rozwiązaniem jest rejestrowanie czasu pracy twórczej w odrębnym dokumencie (np. w ewidencji prowadzonej papierowo lub w formie elektronicznej), lub przy użyciu specjalnie do tego stworzonego oprogramowania, czy ewentualnie w oświadczeniu składanym pracodawcy za określony okres, np. miesiąc, kwartał, półrocze lub rok. Czas pracy poświęcony na działalność twórczą powinien zostać zaakceptowany lub przynajmniej uzgodniony z pracodawcą.

Należy jednak zaznaczyć, że do zastosowania 50-proc. kosztów uzyskania przychodów nie jest konieczne kwotowe wyodrębnienie honorarium twórcy utworu. Tak wynika orzeczenia, o którym mowa na wstępie, a także z wyroków NSA o sygn. akt II FSK 1552/19, II FSK 1510/19 – art. 29 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT nie zawiera norm regulujących sposób bądź zasady ustalania wynagrodzenia z tytułu korzystania lub rozporządzania prawami autorskimi.

Autor: Agnieszka Stachurska, dyrektor Biura Rachunkowego Skarbiec Corporate Services należącego do Grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec specjalizującej się doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców