WHT – warunki skorzystania z preferencji podatkowych

Withholding Tax to anglojęzyczne określenie tzw. podatku u źródła, czyli zryczałtowanego podatku dochodowego (PIT i CIT). Zobowiązanymi do jego poboru są płatnicy mający siedzibę, zakład zagraniczny, lub miejsce zamieszkania w kraju, w którym powstaje dochód, a więc w którym ma źródło przysporzenie. Takim płatnikiem będzie więc np. położona w Polsce spółka wypłacająca dywidendę swoim zagranicznym udziałowcom. Przy spełnieniu określonych obowiązków dokumentacyjnych płatnik może zostać zwolniony z poboru podatku u źródła, lub zastosować obniżoną stawkę, a w niektórych przypadkach wystąpić o zwrot nadpłaconego podatku, czyli zastosować mechanizm pay and refund. Od 1 stycznia 2023 r. zasady poboru podatku u źródła uległy modyfikacji, część zmian zaczęła obowiązywać 26 października 2022 r.

Pay and refund

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązują znowelizowane przepisy o podatku u źródła. Celem zmiany było wprowadzenie w Polsce mechanizmu polegającego na tym, że przy wypłacie podlegających WHT należności, przekraczających w ciągu roku podatkowego 2 000 000 zł na rzecz tego samego podatnika, zamiast dotychczasowego systemu zwolnień z poboru tego podatku, płatnik zobowiązany jest do jego poboru w ustawowej wysokości (19%, 20% lub 10%), a następnie może ubiegać się o zwrot jego nadpłaty. Podatek pobiera się od nadwyżki ponad kwotę 2 000 000 zł.

Gdy rok podatkowy płatnika liczy więcej lub mniej niż 12 miesięcy, ww. próg kwotowy ustala się mnożąc liczbę rozpoczętych miesięcy roku podatkowego, w których wypłacono podlegające WHT należności, przez 1/12 z 2 000 000 zł (ok. 166 666 zł).

To mniej korzystny dla przedsiębiorców/płatników sposób rozliczania podatku u źródła, bowiem zmusza ich najpierw do jego poboru i odprowadzenia w podstawowej wysokości, a dopiero potem umożliwia wystąpienie do urzędu skarbowego o zwrot. W praktyce firmy wolą więc unikać konieczności rozliczania WHT w mechanizmie pay and refund.

Kiedy pay and refund jest obowiązkowy?

System pay and refund obowiązuje płatników tylko przy wypłatach dokonywanych na rzecz podmiotów powiązanych niebędących rezydentami podatkowymi RP, tytułem przychodów:

1. z odsetek, z praw autorskich lub praw pokrewnych, z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw, z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego, za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego, za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how),
2. z dywidend oraz innych przychodów (dochodów) z tytułu udziału w zyskach osób prawnych mających siedzibę lub zarząd na terytorium RP.

W pierwszym przypadku podstawowa stawka podatku, którą płatnik zobowiązany jest pobrać, wynosi 20%, a w przypadku wypłaty dywidendy – 19%.

Wniosek o zwrot podatku

W mechanizmie pay and refund po pobraniu podatku płatnik występuje o jego zwrot lub zwrot nadpłaty do urzędu skarbowego drogą elektroniczną. Do wniosku dołącza się dokumentację pozwalającą na ustalenie zasadności zwrotu, przede wszystkim certyfikat rezydencji podatnika, potwierdzenia przelewów bankowych i inne dokumenty potwierdzające rozliczenia, których dotyczy obowiązek pobrania podatku u źródła. Niezbędnym elementem wniosku jest oświadczenie wnioskodawcy co do prawdziwości zawartych w nim twierdzeń oraz zgodności z oryginałem załączonej dokumentacji.

Organ określa kwotę zwrotu w drodze decyzji. Zwrot następuje najpóźniej w terminie 6 miesięcy od daty wpływu wniosku. W przypadku gdy wniosek nie budzi wątpliwości co do jego zasadności, organ dokona zwrotu niezwłocznie bez wydawania decyzji.

Należyta staranność przy weryfikacji warunków do preferencji

Przepisy nakładają na płatnika obowiązek dochowania należytej staranności przy dokonywaniu weryfikacji przesłanek do zastosowania zwolnienia, niższej stawki, lub niepobrania, podatku u źródła, wynikających z przepisów szczególnych lub umów ws. unikania podwójnego opodatkowania. Na ocenę jej dochowania mają wpływ: charakter i skala prowadzonej przez płatnika działalności, a także osobowe i kapitałowe powiązania płatnika z beneficjentem płatności. Weryfikacja powinna objąć zebraną dokumentację, status rezydencji podatkowej odbiorcy należności oraz status jej beneficjenta rzeczywistego.

Jak uniknąć mechanizmu pay and refund?

W przypadku pozostałych płatności podlegających podatkowi u źródła, system pay and refund nie obowiązuje. Chodzi o płatności:

1. z tytułu świadczeń: doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze;
2. z tytułu usług w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej (w obu przypadkach obowiązuje podstawowa stawka 20%);
3. z tytułu należnych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej, z wyjątkiem ładunków i pasażerów tranzytowych,
4. z tytułu przychodów uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez zagraniczne przedsiębiorstwa żeglugi powietrznej, z wyłączeniem przychodów uzyskanych z lotniczego rozkładowego przewozu pasażerskiego, skorzystanie z którego wymaga posiadania biletu lotniczego przez pasażera (w zakresie przychodów wskazanych w p. 3 i 4 obowiązuje stawka 10%).

Ale system pay and refund nie będzie miał zastosowania także przy wypłacie dywidend, odsetek i opłat licencyjnych jeśli nie będą one przekraczać w roku podatkowym 2 mln zł, jak również gdy będą dokonywane na rzecz:

1. polskich rezydentów podatkowych;
2. podmiotów niepowiązanych.

Zwolnienie z poboru lub zastosowanie niższej stawki

We wskazanych wyżej przypadkach rozliczanych poza mechanizmem pay and refund płatnik może skorzystać z preferencji w poborze podatku u źródła w postaci: zwolnienia, niepobrania lub pobrania podatku z niższą stawką. Podstawą do tego będzie wykazanie przez płatnika, że preferencja przysługuje na mocy przepisów szczególnych lub właściwej umowy ws. unikania podwójnego opodatkowania.

Ale zgodnie z art. 26 ust. 2g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nawet jeśli łączna kwota przychodów z odsetek, praw autorskich i licencji oraz dywidend wypłacona podatnikowi w obowiązującym u płatnika roku podatkowym przekracza kwotę 2 000 000 zł, płatnik może nie pobrać podatku na podstawie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, zastosować stawkę wynikającą z takiej umowy bądź zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 3 lub art. 22 ust. 4, na podstawie obowiązującej opinii o stosowaniu preferencji.

Opinia o preferencji

Wniosek o wydanie opinii o stosowaniu preferencji WHT rozpoznaje organ podatkowy, a dokładnie właściwy naczelnik urzędu skarbowego. Prawo do wystąpienia z nim przysługuje nie tylko płatnikowi, ale również podatnikowi, jak i podmiotowi dokonującemu wypłaty należności za pośrednictwem podmiotów prowadzących rachunki papierów wartościowych albo rachunki zbiorcze. Organ na jej wydanie ma 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku. Co do zasady opinia zachowuje swoją ważność przez 36 miesięcy od dnia jej wydania. Organ rozstrzyga w niej, czy płatnik może zastosować zwolnienie z poboru WHT, lub stawkę WHT wynikającą z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo nie pobrać WHT zgodnie z taką umową – pod warunkiem, że wnioskodawca wykaże spełnienie warunków określonych w art. 21 ust. 3-9 lub w art. 22 ust. 4-6 ustawy o CIT albo warunków zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Opłata za złożenie wniosku wynosi 2000 zł.

Deklaracja płatnika

Sposobem na skorzystanie z preferencji, jak i na uniknięcie konieczności poboru WHT w mechanizmie pay and refund, jest złożenie przez płatnika pisemnego oświadczenia WHT (art. 26 ust. 7a ustawy o CIT), w którym zadeklaruje, że zostały spełnione wszystkie przesłanki warunkujące możliwość zastosowania preferencji, posiada dokumenty wymagane dla zastosowania preferencji, jak również, że przy zachowaniu należytej staranności nie posiada on wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość zwolnienia z WHT, niepobrania tego podatku lub zastosowania stawki tego podatku wynikającej z przepisów szczególnych lub umów ws. unikania podwójnego opodatkowania. Oświadczenie w zakresie CIT składa się na formularzu WH-OSC do Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie, a w zakresie PIT - na formularzu WH-OSP do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

To szybsza metoda uniknięcia obowiązku poboru podatku u źródła w procedurze pay and refund, jednak obarczona sporym ryzkiem. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w tej deklaracji, płatnikowi grozi konieczność wpłaty podatku w należnej wysokości wraz z odsetkami za zwłokę. Organ podatkowy może również nałożyć na przedsiębiorcę sankcję w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego. Członkowie zarządu przedsiębiorstwa płatnika mogą za poświadczenie nieprawdy ponieść odpowiedzialność karną. Kodeks karno-skarbowy przewiduje karę grzywny sięgającą blisko 29 mln zł.

Ułatwiony obowiązek dokumentacyjny

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcom ułatwiono dochowanie należytej staranności przy weryfikacji beneficjenta płatności, nadając nowe brzmienie art. 26 ust. 1n ustawy o CIT, zgodnie z którym do potwierdzenia miejsca położenia siedziby podatnika dla celów podatkowych wystarczy kopia certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje z niej wynikające nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Niewymagany jest więc już oryginał, stąd płatnikom łatwiej jest pozyskać takie certyfikat celem przedłożenia przed organem podatkowym. Wystarczy przesłanie przez podatnika kopii mailem, czy pocztą.

Nowe regulacje ws. poboru podatku u źródła w 2023 r. Polski Ład 3.0.

Z początkiem 2023 r. weszła w życie Ustawa z dnia 7 października 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, zwana Polskim Ładem 3.0. Wprowadza ona zmiany w zasadach poboru podatku u źródła, a część jej regulacji znajdzie zastosowanie do przychodów uzyskanych w 2022 r. Z kolei 31 sierpnia 2022 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 sierpnia 2022 r. w sprawie przedłużenia niektórych terminów wykonywania przez płatników obowiązków w zakresie zryczałtowanego podatku dochodowego. Na czym polegają zmiany?

Od 26 października 2022 r. wydłużony został termin ważności oświadczenia pierwotnego – czyli oświadczenia składanego przez płatnika do urzędu skarbowego o spełnieniu warunków do niepobrania podatku dochodowego od osób prawnych, zastosowania zwolnienia bądź stawki podatku (oświadczenie WH-OSC w zakresie CIT lub WH-OSP w zakresie PIT). Przed zmianami, płatnik po złożeniu tego oświadczenia mógł nie stosować mechanizmu pay nad refund tylko do końca drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym je złożono. Po nowelizacji, oświadczenie pierwotne jest ważne do końca roku podatkowego, w którym zostało złożone.

Od 26 października 2022 r. wydłużony został do końca miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego termin na złożenie oświadczenia następczego, czyli oświadczenia płatnika potwierdzającego, że od chwili złożenia przez niego oświadczenia pierwotnego nic w zakresie spełniania warunków do niepobierania podatku dochodowego (bądź zastosowania innej preferencji) się nie zmieniło. Przed nowelizacją na złożenie oświadczenia następczego płatnik miał czas do 7. dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął okres ważności oświadczenia pierwotnego.

Nowe terminy mają zastosowanie do należności wypłacanych po 31 grudnia 2021 r.

Do  końca 2022 roku płatnik miał czas na złożenie oświadczenia pierwotnego najpóźniej do dnia wpłaty podatku za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia progu 2 000 000 zł wypłacanych podatnikowi należności. Na mocy nowelizacji, w zakresie wypłat (świadczeń), pieniędzy, wartości pieniężnych oraz należności odpowiednio dokonywanych, stawianych do dyspozycji lub wypłacanych po dniu 31 grudnia 2022 r. (a więc od 1 stycznia 2023 r.) na złożenie oświadczenia płatnik ma czas do ostatniego dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia ww. progu.

Warto przypomnieć, że do końca 2021 r. pod oświadczeniem musieli podpisać się wszyscy członkowie zarządu. Od 1 stycznia 2022 r. wystarczy oświadczenie osoby fizycznej albo właściciela spółki jawnej albo członka zarządu spółki kapitałowej.

Podsumowanie

W uzasadnieniu zmian autorzy deklarują chęć ułatwienia płatnikom i podatnikom rozliczenia w zakresie poboru podatku u źródła. Choć część z nich należy ocenić z aprobatą, to jednak liczne zmiany i wciąż istniejące wątpliwości interpretacyjne nie wypływają korzystanie na stałość i przejrzystość prawa, a co za tym idzie na poczucie bezpieczeństwa prawnego wśród przedsiębiorców. Celem dostosowania się do zmian przedsiębiorcy zmuszeni są szukać pomocy w profesjonalnych kancelariach podatkowych i biurach rachunkowych, by nie narazić się na negatywne skutki niedopełnienia tych stale zmieniających się i wciąż nieprecyzyjnie określonych obowiązków.

Autor: Agnieszka Stachurska, dyrektor biura rachunkowego Skarbiec Corporate Services, nalężącego do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec specjalizującej się w doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców