Inkluzywne spotkania świąteczne dla pracowników – czy to możliwe?

Końcówka roku sprzyja organizacji spotkań dla pracowników. Jak dostosować tę tradycję do pracy w multikulturowym środowisku i zaplanować spotkania tak, aby każdy czuł się na nim komfortowo?

W grudniu firmy stają przede wszystkim przed decyzją, czy spotkanie świąteczne w ogóle organizować. Okazuje się bowiem, że nie dla wszystkich pracowników jest to najbardziej wyczekiwane wydarzenie. Badania przeprowadzone przez portal Praca.pl w 2011 r. ujawniły, że dla 49% respondentów idealną firmową Wigilią jest jej… brak. W ostatnich latach nastawienie do udziału w tego typu wydarzeniach zmieniało się wraz z kolejnymi falami pandemii. Zgodnie badaniem Pracuj.pl z 2020 r. tylko 13% pracowników deklarowało chęć obecności podczas spotkania. Z kolei w przeprowadzonej w 2021 r. międzynarodowej ankiecie platformy FreeNow 6 na 10 Europejczyków wyraziło chęć udziału w takim wydarzeniu.

Firmowe spotkanie wigilijne jest wyzwaniem dla zarządzających, gdyż uczestnictwo w nim nie powinno być dodatkowym “obowiązkiem”. To rodzi wiele pytań, m.in. na temat tego, czy organizować je w biurze czy też wieczorem poza miejscem pracy. I nie ma tu jednej, jasnej odpowiedzi, dlatego podstawą organizacji firmowej Wigilii powinny być przede wszystkim informacje płynące od pracowników. 

– Komunikacja odgrywa kluczową rolę w procesie planowania świątecznych spotkań firmowych. Choć ich organizacja jest ściśle związana z polityką HR i kulturą organizacji, firmy powinny zapytać pracowników o zdanie. To pozwoli dostosować wydarzenie do oczekiwań zespołu – przekonuje Małgorzata Parzych ekspert ds. Administracji Personalnej i Legalizacji Zatrudnienia Cudzoziemców w Grafton Recruitment.

Jak mogą przebiegać spotkania wigilijne?

Bardzo istotne jest zorganizowanie wydarzenia w takiej formie, aby odpowiadało wszystkim jego uczestnikom. A jakie są oczekiwania pracowników? Z ankiety przeprowadzonej przez Grafton Recruitment w grudniu br. wynika, że większość z nich opowiada się za spotkaniem w restauracji (58%), mniejszy odsetek za spotkaniem w biurze (25%). Formułę online wybrałoby tylko 4%, a brakiem jakiegokolwiek spotkania opowiada się aż 13%.

–  Znając specyfikę dzisiejszych zespołów, w których wielu pracowników to obcokrajowcy, konieczne staje się dostosowanie tradycji firmowych do różnorodności kulturowej. Śpiewanie kolęd czy dzielenie się opłatkiem, tak charakterystyczne i zakorzenione w kulturze europejskiej, może być interpretowane niezgodnie z intencjami organizatorów – podkreśla Małgorzata Parzych.

Organizacja spotkania wigilijnego bywa ogromnym wyzwaniem logistycznym, w szczególności w dużych organizacjach, np. fabrykach zatrudniających po kilkuset pracowników. Problemem może być m.in. brak wystarczająco dużej sali, aby pomieścić wszystkich.

– Pomocne może być podzielenie spotkań na kilka mniejszych tak, aby pracownicy mogli uczestniczyć w nich w godzinach pracy. Warto pamiętać o tym, że ważna jest w przypadku takich spotkań obecność kadry zarządzającej. Wpływa ona na budowanie firmowych relacji, jest ważnym elementem kultury doceniania – tłumaczy Grzegorz Gojny, Dyrektor Regionalny w Gi Group Poland S.A.

Wigilijny savoir-vivre

Wigilijne spotkania to także często czas na zabranie głosu przez najważniejsze osoby w firmie.

– Kadra zarządzająca dobrze zorganizowanej Wigilii może czerpać korzyści dla firmy, szczególnie w zakresie budowania relacji, zaangażowania oraz integracji. W przedsiębiorstwach o dużym zróżnicowaniu etnicznym, kulturowym i religijnym warto zadbać o to, aby nie tylko to, co stanie na stole, ale i to, co zostanie powiedziane ze sceny, było inkluzywne ­– Magdalena Małek, Principal Consultant w obszarze sprzedaży i marketingu  w Wyser.

Organizacja spotkania zazwyczaj spada na dział HR. To pracownicy tego departamentu najczęściej dbają o to, aby spotkanie świąteczne było oparte na szacunku dla różnorodności. Kluczem jest unikanie elementów wykluczających pewne grupy pracowników. Wiele firm rezygnuje z dzielenia się opłatkiem z uwagi na fakt, iż jest to praktyka powiązana ściśle z religią. Ponadto może zostać odebrana negatywnie ze względów sanitarnych, co po pandemii COVID-19 ma niebagatelne znaczenie.

Podczas inkluzywnej Wigilii na biesiadnym stole powinny znaleźć się potrawy uwzględniające preferencje żywieniowe wegan i wegetarian, a także te związane z wyznaniem. Jednym ze sposobów na uwzględnienie multikulturowości jest organizacja wydarzenia podczas którego pracownicy wspólnie przygotują potrawy charakterystycznych dla odmiennych kultur.

Firmowe prezenty, czyli jak stworzyć inkluzywną politykę upominków

– Prezenty firmowe są nieodłączną częścią spotkania gwiazdkowego – stanowią nie tylko formę podziękowań, ale również narzędzie do budowania relacji, kształtowania kultury firmy i docenienia zespołu. Aby spełniały swoją rolę, powinny być uniwersalne i inkluzywne, dostosowane do różnych potrzeb i gustów – dodaje Małgorzata Parzych ekspert ds. Administracji Personalnej i Legalizacji Zatrudnienia Cudzoziemców w Grafton Recruitment.

Inkluzywność oznacza włączenie wszystkich – niezależnie od ich wieku, płci, orientacji seksualnej, niepełnosprawności, rasy, religii, poziomu dochodów. Szczególnie w międzynarodowych organizacjach, ważne jest, aby zrozumieć i szanować różne tradycje. Niektóre prezenty mogą być nieodpowiednie w pewnych kulturach, lub mogą mieć różne konotacje. Warto zrobić w tym względzie badania i zadbać, aby upominki były odpowiednie. Czego należy unikać? W kulturze muzułmańskiej takim podarunkiem byłby alkohol, w hinduskiej problematyczne mogą być wyroby skórzane. Warto jest także unikać artefaktów, które mogą mieć znaczenie religijne, np. kojarzące się z okresem świąteczno-noworocznym aniołki.

Wspólne czynienie dobra – alternatywa dla firmowej Wigilii

Coraz popularniejsze jest stawianie na alternatywne formy świętowania, takie jak wspólne działania społeczne, akcje charytatywne czy wolontariat. To podejście może nawet bardziej odpowiadać wartościom i oczekiwaniom pracowników. Wspólne kompletowanie charytatywnych paczek lub wyjście do schroniska dla zwierząt może przynieść wymierne efekty w budowaniu zespołowych więzi.

Kluczem do udanej Wigilii firmowej jest zrozumienie i poszanowanie różnorodności preferencji pracowników. Dostosowanie tradycji do specyfiki firmy, tworzenie atmosfery i uwzględnianie elementów charytatywnych sprawi, że świąteczne spotkanie stanie się wyjątkowym wydarzeniem, pozytywnie odebranym przez cały zespół.

Gi Group Holding

Gi Group Holding to międzynarodowa agencja pracy należąca do czołówki światowych liderów branży rozwiązań rekrutacyjnych. Jest obecna w 57 krajach - z czego w 30 bezpośrednio - w Europie, Azji, Afryce i Amerykach. W Polsce działa od 2007 roku, zapewniając kompleksowe usługi doradztwa w obszarze HR, optymalizacji zatrudnienia oraz rekrutacji pracowników wszystkich szczebli w ramach marek: Gi Group (rekrutacja oraz zatrudnienie stałe i czasowe pracowników niższego szczebla, outsourcing), Grafton Recruitment (rekrutacja specjalistów oraz na stanowiska kierownicze), Wyser (rekrutacja managerów wyższego i średniego szczebla) oraz Thomas International (narzędzia psychometryczne wspierające rekrutację i rozwój). Więcejwww.gigroupholding.com/polska

KONTAKT DLA MEDIÓW

Dorota Zawadzka

Communications Manager, rzecznik prasowy Gi Group Holding w Polsce

E: dorota.zawadzka@gigroup.com M:+ 48 724 870 909