SAP Story: Decathlon zyskuje na czasie dzięki transformacji procesów HR

Działy HR w dużych organizacjach stają obecnie przed wieloma wyzwaniami, będącymi pokłosiem dynamicznych zmian gospodarczych, społecznych czy tak nieprzewidywalnych wydarzeń, jak pandemia. Mierząc się z potrzebą zmian, związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, brytyjski i irlandzki oddział Decathlon – jednej z największych światowych sieci sklepów sportowych – aktywnie poszukiwał nowoczesnych narzędzi. Kompleksowe rozwiązanie SAP przyniosło ze sobą tak oczekiwaną automatyzację, integrację danych i pozwoliło m.in. na oszczędności czasu, który kierownicy sklepów mogli wykorzystać na bezpośrednie relacje z zespołem.  

Wśród najważniejszych priorytetów na 2023 przedstawiciele branży HR wymieniają m.in. pracę nad efektywnością liderów i managerów (taką potrzebę dostrzega aż 60 proc, badanych), strukturą organizacyjną oraz zarządzaniem zmianami (53 proc.), jak również doświadczeniem pracowników (46 proc. wskazań) [1]. Szczegółowe analizy Gartnera pokazują m.in., że drogą do osiągnięcia tych założeń jest umiejętne wyważenie inwestycji w technologie i zespół, wspierające pozytywne doświadczenia pracowników i wykorzystujące zautomatyzowane oraz cyfrowe narzędzia.

Dokładnie taką drogą chciał pójść brytyjski i irlandzki Decathlon, oddział światowej sieci sprzedającej artykuły sportowe, zatrudniającej 200 000 pracowników w 2 080 sklepach, w 56 krajach na całym świecie. Jakiś czas temu stało się jasne, że strategia wzrostu i ekspansji, jaką marka wytyczyła dla swoich oddziałów w Wielkiej Brytanii i Irlandii wymaga weryfikacji strategii personalnej i wdrożenia nowoczesnych, cyfrowych narzędzi. Wybór padł na SAP SuccessFactors jako jedno kompleksowe rozwiązanie, spełniające wszystkie wymagania HRu i biznesu. System uzupełniono o m.in. narzędzia do zarządzania ważnymi procesami, związanymi z czasem pracy oraz płatnościami.

Inwestycja w technologię to inwestycja w ludzi

Spółka chciała być pewna, że jej oferta przyciąga i zatrzymuje najlepsze talenty. Tymczasem wśród wyzwań pojawiających się przed wdrożeniem zidentyfikowano m.in. rotację pracowników wynikającą przede wszystkim z niedostatków zasobów oraz technologii. Utrzymanie zespołów i zmniejszenie wspominanej rotacji stało się zatem ważnym celem firmy. Przyglądając się sytuacji, wytyczono jednocześnie szczegółowe cele, związane z realizacją procesów, dokładnością danych i automatyzacją niektórych obszarów.

Pomimo niedawnej pandemii i konieczności zamknięcia wszystkich sklepów, Decathlon sprawnie wykorzystał swoją obecność online. Dzięki temu mógł kontynuować pracę nad nowymi rozwiązaniami, mającymi na celu inwestycje w pracowników i zapewniającymi klientom jakościowe doświadczenia. Wchodząc na tę drogę dzięki cyfrowej transformacji, Decathlon UK & Ireland z powodzeniem wdrożył rozwiązania SAP, przy wsparciu ekspertów SAP i Kronos Partner Gavdi UK.

Faktor sukcesu

– Nasze procesy HR były oparte wcześniej głównie na działaniach manualnych, co przekładało się na wiele ryzyk. Wykorzystywaliśmy różne narzędzia, brak było przepływu informacji między nimi i automatyzacji. Sięgnęliśmy po propozycję SAP, bo zależało nam na rozwiązaniu, które połączy w jednym miejscu wszystkie procesy związane z HR, finansami i płacami, umożliwi m.in. śledzenie realizacji procesów i celów, zarządzanie zmianami czy nieobecnościami. Bardzo szybko zdecydowaliśmy też, że partnerem, z którym chcemy wdrażać rozwiązanie, będzie Gavdi – mówi Nick Francis, Payroll Manager and Project Lead w Decathlon UK.

Kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu miała relacja między Decathlon UK and Ireland, a Gavdi UK, zbudowana na fundamencie wspólnych wartości i etosu działania. Strategia wdrożenia zakładała wykorzystanie najlepszych praktyk, opracowanych na podstawie poprzednich doświadczeń i wdrożeń. Pozwoliło to partnerom na szybkie rozpoczęcie pracy i uruchomienie kompleksowego rozwiązania do zarządzania kapitałem ludzkim typu HXM (Human Experience Management).

35 procent czasu więcej na relacje

Rozwiązanie przygotowano w bardzo krótkim czasie, aby efekty jego działania mogły być odczuwalne jak najszybciej. Spółce zależało na szybkim czerpaniu praktycznych korzyści z inwestycji, jakie poczyniła. Wszystkie cele, wyznaczone na pierwszy rok działania systemu, zostały osiągnięte. Wśród nich znalazło się obniżenie ogólnych kosztów, zwiększenie dokładności danych w ramach listy płac oraz znaczne zmniejszenie rotacji pracowników. Było to możliwe dzięki ulepszonym procesom rekrutacji i wdrażania oraz dzięki ulepszeniu ogólnego doświadczenia pracowników, związanego z realizacją zadań w znacznie bardziej zwinny sposób. Tam, gdzie wcześniej 35% czasu poświęcano na administrację i ręczne procesy, podniesiono poziom dostępności i automatyzacji. Dało to kierownikom sklepów więcej czasu m.in. na tak ważne, bezpośrednie spotkania z klientami i współpracę z zespołem.

– Transformacja działów i narzędzi HR to wymagające zadanie, w ramach którego zawsze dzieją się zaawansowane procesy, angażujące duże wolumeny danych. Dlatego dla bardzo wielu klientów ważne są możliwości migracji do jednego narzędzia, które kompleksowo spełni wszystkie ich potrzeby. We wdrożeniach takich jak te, gdzie klient wyraźnie akcentuje także potrzebę szybkiego przechodzenia od projektu do praktyki – kluczowa jest również możliwość skorzystania z wiedzy i doświadczeń sprawdzonego partnera. To czynniki, które zadecydowały o sukcesie tego projektu – podsumowuje Beata Bartkiewicz, Konsultant transformacji HR w SAP Polska.

[1] Żródło: Top 5 Priorities for HR Leaders in 2023, Gartner, https://www.gartner.com/en/human-resources/trends/top-priorities-for-hr-leaders