Nowe trendy w wysyłce dokumentów transportowych

Minęło 60 dni od wystawienia faktury za wykonany transport, a płatności brak - brzmi znajomo? Niestety, brak prawidłowo dostarczonych dokumentów potwierdzających wykonany transport jest najczęstszą przyczyną opóźnień w płatnościach w branży transportowej. 

Do niedawna standardem było wydłużanie terminu płatności oraz kary umowne za brak dostarczenia dokumentów w oryginale drogą pocztową. Bogate orzecznictwo w tym temacie potwierdziło, że kary te są w większości nieskuteczne. Istotą umowy przewozu jest terminowe przewiezienie towaru z punku A do B, a nie wysyłka dokumentów w ciągu 7 dni od wykonania transportu. 

W ostatnim czasie przewoźnicy coraz częściej nie otrzymują płatności pomimo wysyłki dokumentów pocztą. Powodem bywa klauzula w zleceniu transportowym nakazująca wysyłkę na określony adres e-mail lub przez portal internetowy. 

Uważaj na formę dostarczenia dokumentów

W zleceniach transportowych coraz częściej pojawiają się zapisy z rodzaju:

„Prosimy o przesłanie pocztą e-mail kompletnych pokwitowań dostawy (PODs) w postaci pliku PDF natychmiast po zakończeniu transportu na adres abcdefg@transport.com - faktury i potwierdzenia dostaw pocztą nie będą akceptowane i zostaną zniszczone bez przetwarzania!”

- Firmy spedycyjne stosują podobne zapisy chcąc przyspieszyć proces płatności. Jednak przewoźnicy, przyzwyczajeni do starych zwyczajów, w obawie przed karami i wydłużeniem terminu płatności nadal wysyłają dokumenty pocztą. Tymczasem wysyłka dokumentów na określony e-mail lub przez portal bywa konieczna do samozafakturowania w systemie danej spedycji cyfrowej i automatycznego wystawienia noty uznaniowej/Gutschriftu z określonym terminem płatności – tłumaczy Paulina Eliasz-Pietrusewicz, prawnik w TC Kancelarii Prawnej.

W branży transportowej przy zawieraniu transakcji liczy się czas. Jednak biorąc pod uwagę, że transakcje zawierane  są z kontrahentami z różnych krajów UE, a zlecenia transportowe i ich postanowienia są w różnych językach, warto już na etapie zawierania umowy ustalić sposób wysyłki dokumentów. Jeśli nie jest to określone, w pierwszej kolejności po wykonanym transporcie należy sprawdzić w zleceniu jaka forma wysyłki dokumentów jest wymagana. Takie postępowanie pozwoli zaoszczędzić nie tylko koszty pocztowe, ale także czas i stres spowodowany windykacją należności. 

Forma wysyłki nie wpływa na ważność umowy przewozu

Odnosząc się do przepisów prawa, należy przypomnieć art. 4 Konwencji CMR, zgodnie z którym brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu. Zarówno wystawienie, jak i późniejsze doręczenie listu przewozowego ma charakter dodatkowy względem umowy przewozu i  nie jest elementem przedmiotowo istotnym takim jak oznaczenie trasy przewozu, określenie wynagrodzenia przewoźnika oraz przedmiot przewozu. Niedostarczenie dokumentów transportowych we wskazany w zleceniu sposób nie może więc skutkować odmową zapłaty za prawidłowo wykonaną operację transportową. 

Jak uniknąć problemów z dostarczeniem dokumentów?

- Z doświadczenia wiemy, że przepisy mówią jedno, a praktyka - drugie. Jeśli przewoźnik nie dostarczył dokumentów zgodnie ze zleceniem, często musi udowadniać swoje racje przed sądem, by otrzymać zapłatę za fracht. Aby tego uniknąć, warto już na etapie negocjacji umowy przewozu ustalić formę wysyłki dokumentów i sprawdzić, czy jest zgodna z ostatecznymi zapisami zlecenia. Istotna jest też weryfikacja adresu (fizycznego lub mailowego) pod kątem ewentualnych błędów w zapisie - przestrzega Paulina Eliasz-Pietrusewicz.

Jeśli ustalono wysyłkę mailową, po wysłaniu wiadomości z dokumentami dobrze jest poprosić o potwierdzenie przyjęcia dokumentów i sprawdzenie ich zawartości . W razie konieczności wysyłki przez wskazany w zleceniu transportowym link do portalu, warto wykonać zrzutu ekranu potwierdzający przekazanie dokumentów, a następnie wysłać maila do kontrahenta z pytaniem, czy dokumenty dotarły. 

W przypadku otrzymania Gutschriftu/noty uznaniowej od kontrahenta należy sprawdzić, czy termin płatności oraz numer rachunku bankowego się zgadza. natomiast w razie wysyłki dokumentów pocztą warto zachować numer nadania przesyłki, aby mieć dowód na wysłanie dokumentów.

E-CMR na pomoc

Rozwiązaniem problemów z wysyłką dokumentów może okazać się e-CMR, czyli elektroniczny list przewozowy.. Dzięki e-CMR wysyłka papierowego CMR nie będzie konieczna, ponieważ każda ze stron będzie miała podgląd dokumentu w czasie rzeczywistym w specjalnie dedykowanej aplikacji. Taki elektroniczny obieg dokumentów zdecydowanie ułatwi i przyspieszy proces płatności, a także uniemożliwi nakładanie kar za nieterminową wysyłkę dokumentów.