Newsy

Dane kandydatów do pracy pod ochroną. Firmy muszą zabezpieczać je równie mocno jak dane pracowników i klientów

2017-10-10  |  06:50

Utrata lub wyciek danych osobowych wiążą się z poważnymi konsekwencjami wizerunkowymi dla firm. Przepisy RODO, które wejdą w życie w maju 2018 roku, dołożą do tego poważne konsekwencje prawne i finansowe. Dlatego przedsiębiorstwa muszą zadbać o wysoki poziom bezpieczeństwa i wprowadzić odpowiednie procedury dotyczące także zarządzania procesami rekrutacyjnymi. Procesy HR często w istotny sposób ingerują w prywatność pracowników i kandydatów do pracy. Dlatego eksperci zaznaczają, że dostęp do takich danych powinny mieć wyłącznie osoby wyraźnie do tego upoważnione.

– W dobie przygotowań do RODO ochrona prywatności pracowników i kandydatów do pracy jest niezwykle istotna z uwagi nie tylko na restrykcyjne wymogi prawne, lecz także w kontekście budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy. Firmy powinny wprowadzić odpowiednie procedury dotyczące zarządzania procesami rekrutacyjnymi tak, aby zapewnić poufność danych kandydatów do pracy, jak również to, aby dostęp do tych danych miały osoby wyraźnie do tego upoważnione – podkreśla w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Agnieszka Witaszek, ekspert ds. ochrony danych osobowych w ERECRUITER.

Od maja 2018 roku przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zostaną zaostrzone. Firmy i organizacje będą zmuszone wdrożyć rozwiązania i procedury, które zagwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa informacji o ich klientach. Będą musiały również każdorazowo uzyskiwać zgodę swoich klientów na przetwarzanie ich danych osobowych oraz raportować każdy wyciek danych i nieautoryzowany dostęp.

Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nakładają na firmy obowiązek poinformowania, jak długo dane osobowe będą przechowywane, kto będzie miał do nich dostęp i kto będzie mógł je przetwarzać. W międzynarodowych koncernach musi się znaleźć informacja, jaka firma spoza UE będzie mieć dostęp do danych.

Dla firm równie istotne, co ochrona danych klientów, będzie też chronienie danych pracowników i kandydatów biorących udział w rekrutacjach.

– Każdy incydent w postaci wycieku danych kandydatów będzie skutkował daleko idącymi konsekwencjami wizerunkowymi dla danej firmy. Jeżeli przedsiębiorstwo poniesie konsekwencje finansowe w postaci kar, które nałoży prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, takie informacje zapewne znajdą się w prasie. Wpłynie to bardzo niekorzystnie na pozycję firmy jak pracodawcy, czyli na budowanie employer brandingu – tłumaczy Agnieszka Witaszek.

Firmy będą musiały zadbać o mocniejszą ochronę danych, zwłaszcza że świadomość konsumentów dotycząca ich prywatności, przede wszystkim w odniesieniu do przepisów RODO, jest coraz większa. Dla pracowników coraz częściej liczy się nie tylko to, jakie bonusy firma im daje, lecz także to, w jaki sposób dba o ich prywatność.

– W przeciwieństwie do procesów sprzedażowych czy marketingowych w procesach HR mamy często do czynienia z danymi, które w sposób istotny ingerują w prywatność pracowników i kandydatów do pracy. W przypadku pracowników są to też często informacje o stanie zdrowia czy członkach rodziny, trzeba więc położyć szczególny nacisk na zapewnienie poufności tych danych – tłumaczy przedstawicielka eRecruiter.

Z badań przeprowadzonych w tym roku na zlecenie Fundacji Wiedza To Bezpieczeństwo wynika, że tylko nieco ponad połowa kadry zarządzającej wie, jakie obowiązki na firmy nakłada RODO. Tymczasem poza wypracowaniem całkiem nowych procedur firmy i organizacje objęte nowymi przepisami będą musiały też przygotować do tego swoich pracowników. Duże zmiany czekają też od strony technicznej, ponieważ rozporządzenie RODO będzie wymagać odpowiedniej infrastruktury IT.

– Organizacje w łatwy sposób mogą utracić strategiczne zasoby gromadzone w organizacji od lat. Przyczyną mogą być zdarzenia losowe zewnętrzne, np. pożar, zalanie czy utrata zasilania, zdarzenia losowe wewnętrzne, jak awaria komputera czy serwera, błąd pracownika, niewłaściwe usunięcie danych, zgubienie laptopa czy zdarzenia zamierzone: włamania do systemów teleinformatycznych, pomieszczeń i biur danej organizacji, a także celowe usunięcie danych. Dlatego organizacje powinny w sposób adekwatny zabezpieczać gromadzone dane, w tym dane osobowe, i wykonywać kopie bezpieczeństwa tych danych – przekonuje Marcin Zadrożny, rzecznik prasowy Fundacja Wiedza To Bezpieczeństwo.

Z badania „Co wiemy o ochronie danych” przygotowanego przez Fundację Wiedza To Bezpieczeństwo wynika, że połowa Polaków uważa ryzyko nieodwracalnej utraty swoich danych, zagrożenie kradzieżą danych oraz innymi możliwościami ich utraty jako średnie, co trzeci – jako niskie. Już co trzeci Polak doświadczył naruszenia danych osobowych. Wśród największych niebezpieczeństw wskazywane są organizacje, które chcą zwiększać swoje zyski, wykorzystując dane osobowe bez zgody osób, których dotyczą (26 proc.) i nieprzywiązywanie uwagi przez firmy do ochrony danych osobowych klientów i pracowników (30 proc.).

 Utrata lub wyciek danych osobowych to przede wszystkim konsekwencje wizerunkowe. Organizacje często całymi latami przy dużych nakładach finansowych budują dobry wizerunek – mówi Zadrożny. – Raz utracony wizerunek trudno odbudować. W związku z zaistniałym incydentem, utratą bądź wyciekiem danych organizację mogą czekać również konsekwencje prawne, m.in. kontrola ze strony organu nadzorczego, dziś GIODO, a w przyszłości Urzędu Ochrony Danych Osobowych – przypomina.

Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych to nie tylko straty wizerunkowe, lecz także wymierne straty finansowe. Obecne przepisy umożliwiają nałożenie na przedsiębiorców kar nieprzekraczających jednorazowo 50 tys. zł. Po wejściu w życie przepisów RODO kary będą już znacznie bardziej dotkliwe.

– Na gruncie nowych przepisów, które będą obowiązywały od 25 maja 2018 roku, organizację mogą czekać kary administracyjne sięgające nawet do 20 milionów euro bądź 4 proc. obrotu światowego w związku z wyciekiem bądź incydentem związanym z ochroną danych osobowych w organizacji – wskazuje Marcin Zadrożny.

Czytaj także

Kalendarium

31 sierpnia
4 września

Patronaty medialne

Obsługa konferencji prasowych i innych wydarzeń

Agencja informacyjna Newseria realizując zleconą obsługę wydarzenia przygotowuje pełny zapis konferencji, a także realizuje wywiady z gośćmi i uczestnikami wydarzenia.

> Zobacz pełne informacje o naszej ofercie.

Inwestycje

Warszawska giełda ma szanse na odbicie jeszcze w tym roku. Spółkom pomogłaby wyższa inflacja

Wysoki wzrost gospodarczy w Polsce i korzystna koniunktura na amerykańskich giełdach powinny się przełożyć jeszcze w tym roku na wzrost wartości firm na warszawskim parkiecie. Pierwsza połowa roku nie była jednak dla inwestorów korzystna. Według dyrektora Departamentu Inwestycji w Investors TFI pesymizm inwestorów na GPW sięgnął już tak głębokich poziomów, że teraz sytuacja może się odwrócić tylko na dobre.

Prawo

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej zakładają fundacje za granicą. To efekt przestarzałych przepisów w kraju

Prawo fundacyjne w Polsce wymaga gruntownej nowelizacji i doprecyzowania zasad działania takich podmiotów – podkreślali eksperci podczas debaty Krajowej Izby Gospodarczej. Obowiązujące przepisy są przestarzałe i niejasne, ustawa o fundacjach pochodzi z lat 80. i liczy raptem dwadzieścia artykułów. Ponadto regulacje dotyczące opodatkowania fundacji budzą wątpliwości, bo często wywołują spory z organami podatkowymi. Dlatego polscy przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na założenie fundacji poza granicami Polski. Szacuje się, że takich podmiotów może być łącznie prawie tysiąc.

Transport

Polska liderem wykorzystania środków unijnych na infrastrukturę. Do 2023 roku nowa jakość na polskich drogach i kolei

Pod względem wykorzystania środków unijnych na inwestycje infrastrukturalne jesteśmy liderem w Europie – podkreśla Andrzej Adamczyk, minister infrastruktury. Tylko z programu operacyjnego Infrastruktura i Środowisko zostało zakontraktowane dwie trzecie środków z tej perspektywy unijnej. Lwia ich część jest przeznaczana na kolej i budowę dróg. Po zakończeniu tej siedmiolatki na polskich drogach i kolei będziemy mieć nową jakość – zapewnia resort inwestycji i rozwoju.

XXVIII Forum Ekonomiczne 2018

Bankowość

Inwestycje w dzieła sztuki mogą przynieść nawet 10 proc. zysk. Wymagają jednak dużej uwagi i cierpliwości

W Polsce inwestycje w obrazy, fotografie czy rzeźby są jeszcze stosunkowo mało popularne, ale z roku na rok przybywa chętnych. Już teraz co trzecia zamożna osoba planuje taką inwestycję, a polski rynek aukcyjny notuje rekordowe wyniki. Największym zainteresowaniem cieszy się sztuka współczesna, a zyski przy dwudziestoletnim okresie inwestycji przekraczają nawet 10 proc. Należy jednak śledzić trendy na rynku i patrzeć, co kupują inni kolekcjonerzy. Bardzo łatwo popełnić błąd, który może nas słono kosztować – podkreślają eksperci.

MSPO 2018