Szukanie oszczędności w firmie nie musi oznaczać zwolnień. Wydatki mogą być o kilkanaście procent niższe dzięki zmianie dostawcy lub sposobu kupowania

Nawet o kilkanaście procent firmy mogą zmniejszyć koszty dzięki optymalizacji zakupów. Duże korporacje wykorzystują swoją przewagę w rozmowach z dostawcami, z kolei szansą dla mniejszych przedsiębiorstw są coraz popularniejsze grupy zakupowe. Oszczędności są możliwe w każdej branży.

– Oszczędności dzięki projektom zakupowym mogą sięgać nawet kilkunastu procent całej bazy zakupowej. Dużo większe oszczędności jesteśmy w stanie wygenerować w obszarze kosztów pośrednich, kosztów administracyjnych. Oszczędności w obszarze kosztów produkcyjnych, materiałów, komponentów to zwykle od 5 do 10 proc. – tłumaczy w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Mateusz Borowiecki, prezes firmy OptiBuy, doradzającej przy tego typu projektach.

Jak podkreśla Borowiecki, firmy szukające oszczędności nie muszą zawsze rozpoczynać od zwolnień. Koszty kupowanych produktów i usług są czasem wielokrotnie większą pozycją w zestawieniu kosztów, a możliwości oszczędności w tym obszarze są bardzo duże. Według niego pierwszym krokiem każdej firmy powinno być szczegółowe przejrzenie własnych wydatków oraz ocenienie, czy wszystkie są konieczne. Potem należy sprawdzić tryb kupowania usług i towarów, a także ich liczbę, tryb zakupów i wybierane towary. Ostatnim etapem jest analiza samego procesu zakupów.

W wielu przypadkach okazuje się, że firmy nie dość szczegółowo sprawdzają swoich kontrahentów i zawarte z nimi umowy – dodaje Borowiecki. Dlatego optymalizacja może okazać się szansą nie tylko na obniżenie kosztów, lecz także poprawę jakości.

– Wielokrotnie podczas naszych projektów rezultat finalny jest taki, że koszty zostają obniżone, a jakość podwyższona. W relacjach biznesowych nie zawsze relacja między jakością a ceną jest jednoznaczna. Często klienci nie dbają o swoją bazę dostawców, nie analizują jej szczegółowo, i nie optymalizują, przez co dostawcy generują dodatkowe marże – tłumaczy Borowiecki. – Po projekcie optymalizacyjnym, nawet po znacznym zmniejszeniu marż, paradoksalnie klient może być traktowany poważniej przez swojego dostawcę, bo ten widzi, że klient rozmawia z nim bardziej konkretnie.

Ekspert podkreśla, że duże przedsiębiorstwa najczęściej są dobrze zorganizowane, więc możliwości optymalizacji nie wymagają rewolucyjnych zmian. Mimo to takie firmy muszą być gotowe na zmianę dostawcy lub niewielkie poprawki w procesie zakupowym. Im większa korporacja, tym łatwiej obniżyć koszty zakupów, bo takie firmy mają przewagę nad dostawcami.

– Każdy ma szansę na optymalizację zakupów, natomiast większym przedsiębiorstwom jest łatwiej, ponieważ mają zbudowaną skalę zakupową. Dostawcy bardziej się z nimi liczą. Mniejsze firmy mogą się zrzeszać w konsorcja, grupy stałe lub ad hoc, po to, by zbudować większą masę – wyjaśnia Borowiecki.

Dzięki grupom zakupowym małe firmy mogą wspólnie kupować towary i usługi. Dotyczy to szczególnie takich zakupów, które nie dają przewagi konkurencyjnej, np. artykułów biurowych. Takie rozwiązanie jest już bardzo popularne na Zachodzie, na przykład we Francji czy w Niemczech, ale w Polsce dopiero raczkuje. Jak ocenia ekspert, stosunkowo niewielka popularność grup zakupowych w Polsce wynika przede wszystkim z ograniczonego zaufania pomiędzy firmami oraz braku zrozumienia korzyści płynących ze wspólnych zamówień. Do tego zarządy zdają sobie sprawę z tego, że mogą wciąż dużo zaoszczędzić poprzez poprawę wewnętrznych procesów w swoich firmach, dlatego nie odczuwają potrzeby wchodzenia we współpracę z innymi podmiotami.

– Widziałem niejednokrotnie grupy zakupowe, które działały przy jednym przetargu, dwóch przetargach, gdzie wszyscy członkowie grupy generowali oszczędności, a kiedy kontrakt dobiegał końca, przy kolejnych edycjach przedłużania umów z dostawcami, część takiej grupy rezygnowała, bo wolała podpisać samodzielne kontrakty – ocenia Borowiecki. – Grupy na pewno będą się rozwijać, ale myślę, że to jeszcze potrwa kilka lat.

Dodaje, że polskie przedsiębiorstwa produkcyjne i handlowe mają większe doświadczenie w optymalizacji zakupów niż firmy usługowe, w tym finansowe. Dlatego to właśnie w sektorze usług oszczędności z wprowadzenia takiego procesu mogą być większe. Dużo do zrobienia mają w tym obszarze także firmy państwowe.

– Często w przedsiębiorstwach państwowych osoby decyzyjne bardziej są zainteresowane przestrzeganiem norm prawnych, co oczywiście jest niezbędne, ale często cel oszczędnościowy ma niższy priorytet i w efekcie nie jest realizowany w takim stopniu, w jakim mógłby – zaznacza Borowiecki.