Firmy tworzą własne media społecznościowe. Dzięki wewnętrznym platformom poprawiają komunikację i integrują pracowników

Coraz więcej polskich firm bierze przykład z zachodnich korporacji i tworzy własne social media. Wewnętrzna firmowa platforma komunikacyjna spełnia wiele funkcji. Buduje poczucie przynależności, integruje pracowników i ułatwia komunikację z kadrą zarządzającą. Takie rozwiązanie musi być jednak poparte dobrą kampanią komunikacyjną skierowaną do pracowników. Inaczej nie spotka się z większym zainteresowaniem.

– Firmy tworzą własne media społecznościowe, żeby lepiej odpowiadać na potrzeby komunikacyjne pracowników i dostarczać im dodatkowej wartości. Dzięki wewnętrznym platformom społecznościowym komunikacja w firmie staje się bardziej płaska. Pracownicy działają jako społeczność, mogą łatwo wymieniać się swoimi opiniami, zainteresowaniami i pasjami. To pozwala też łączyć ich wokół pewnych inicjatyw i celów, na przykład identyfikować osoby o określonych zainteresowaniach i angażować je w działania CSR-owe – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Katarzyna Rąkowska-Kutyło, zastępca dyrektora zarządzającego w agencji Linkleaders.

W ciągu ostatniej dekady media społecznościowe zrewolucjonizowały komunikację. Ich zalety docenili pracodawcy, którzy tworzą własne wewnętrzne platformy komunikacyjne, opierając się na mechanizmach znanych z Facebooka, Instagrama czy Twittera.

Pierwsze takie rozwiązania to m.in. popularne Chatter, Jive czy Beehive, jednak trend szybko się rozprzestrzenił. Badania opublikowane w „International Journal of Information Management” pokazują, że coraz więcej nowoczesnych firm otwiera własne platformy społecznościowe. McKinsey Global szacuje, że do końca 2017 roku własną sieć ESN (enterprise social network) będzie mieć już 70 proc. przedsiębiorstw.

– Oczywiście firmy korzystają też z dostępnych social mediów. Wykorzystują Facebooka, Instagrama czy Twittera, ale bardziej w zakresie komunikacji ze światem zewnętrznym. Zwykle firma ma też wiele informacji, którymi nie może się dzielić szeroko i rezerwuje je na kanały wewnętrzne. Dlatego istnieje potrzeba wprowadzania takich kanałów – mówi Katarzyna Rąkowska-Kutyło.

W odróżnieniu od firmowego intranetu, sieć ESN umożliwia komunikację pomiędzy wszystkimi pracownikami, którzy mogą na platformie zakładać profile, dodawać zdjęcia, szukać informacji o współpracownikach i nawiązywać kontakty. Firmowe medium społecznościowe ułatwia też komunikację między kadrą zarządzającą a pracownikami, buduje poczucie przynależności oraz pozwala pracodawcy na bieżąco monitorować poziom satysfakcji z pracy.

– W wielu firmach badania satysfakcji prowadzone są raz na rok. Firma zbyt rzadko dostaje informacje od pracowników, żeby móc reagować na pojawiające się problemy. Dzięki wewnętrznym mediom społecznościowym pracodawca może szybciej uzyskiwać informację zwrotną. Firmy wprowadzają takie rozwiązania szczególnie po to, aby móc przyciągać i zatrzymywać talenty w organizacji – mówi Katarzyna Rąkowska-Kutyło.

Eksperci oceniają, że wewnętrzne media społecznościowe (ESN) to już nie tylko trend w komunikacji, lecz także coraz powszechniejszy standard – zwłaszcza w przypadku dużych, międzynarodowych organizacji oraz firm, które chcą dotrzeć do młodszych pokoleń na rynku pracy, tzn. wychowanych online millenialsów i generacji Z.  

– Potencjał rozwoju własnych platform społecznościowych w firmach jest duży. Ludzie oczekują, żeby komunikować się z nimi w taki właśnie sposób. Pracodawcy muszą wychodzić naprzeciw temu i proponować komunikację wewnętrzną, która jest nie tylko skuteczna, lecz także przyjazna. Coraz młodsi użytkownicy będą oczekiwać coraz prostszych i bardziej intuicyjnych platform – ocenia przedstawicielka agencji Linkleaders.

Podążając za przykładem zachodnich korporacji, własne sieci społecznościowe zaczynają tworzyć też polskie firmy. Przykładem jest grupa Capgemini, która z okazji 50. urodzin uruchomiła w Polsce platformę BirthdayCapsule. Sieć umożliwia wymienianie się treściami i komentarzami oraz nawiązanie kontaktów towarzyskich z osobami poznanymi w Capgemini. Może do niej dołączyć każdy, kto współpracował z firmą na przestrzeni całego okresu jej obecności w Polsce.

– Ta platforma umożliwia pracownikom dzielenie się wspomnieniami, filmami i zdjęciami, np. z firmowych wyjazdów czy spotkań integracyjnych. Dodatkowy moduł pozwala pracownikom łączyć się w pary, odnajdywać swoich dawnych kolegów z pracy. System sprawdza, które osoby pracowały ze sobą w określonych latach i dywizjach biznesowych, sugeruje, że być może spotkały się one wcześniej w pracy i ułatwia im nawiązanie pierwszego kontaktu przez mail czy ich własne systemy społecznościowe. Ponad 700 osób zostało złączonych w pary dzięki temu rozwiązaniu. Wiele z nich spotkało się offline, poszli na kawę, porozmawiali, udało im się odnowić kontakt – mówi Katarzyna Rąkowska-Kutyło.

Organizacje, które wdrażają wewnętrzne media społecznościowe, mogą korzystać z już istniejących na rynku rozwiązań, takich jak popularny Yammer (podobny w użytkowaniu do Facebooka), który wiele firm dostosowuje do własnych potrzeb. Mogą też tworzyć własne platformy komunikacyjne, dostosowując je do kultury, wartości i charakteru organizacji oraz potrzeb jej pracowników.

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez APCO, dla 37 proc. pracowników najważniejszym aspektem takiego rozwiązania jest otwartość na dialog. Dla 21 proc. ważne jest to, czy firmowa platforma komunikacyjna jest czytelna i działa intuicyjnie. Dla większości (42 proc.) najważniejsze są jednak publikowane za jej pośrednictwem treści.

Przedstawicielka agencji Linkleaders podkreśla też, że wdrożenie firmowej platformy ESN musi być poparte dobrą kampanią komunikacyjną skierowaną do pracowników. Inaczej nie spotka się ona z większym zainteresowaniem.

– Jeśli jej nie będzie, pracownicy nie będą wiedzieli, czego się spodziewać, po co właściwie mają się logować na platformie, nie będą znali zasad jej działania i prawdopodobnie z niej nie skorzystają – uprzedza Katarzyna Rąkowska-Kutyło.

Przykładem takiego nietrafionego rozwiązania jest platforma Spacebook, stworzona przez NASA. Jej zadaniem było integrowanie pracowników rządowej agencji i ułatwienie im nawiązywania relacji, jednak bez właściwej kampanii komunikacyjnej nowe medium się nie przyjęło.

– Zawiodła komunikacja i wdrożenie, więc portal został wyłączony. Nie pomogło nawet to, że w międzyczasie poprawiono jego interfejs tak, aby był bardziej intuicyjny dla użytkowników. Rozwiązanie, które nie przyjęło się na początku, najprawdopodobniej nie przyjmie się już w ogóle. Dlatego zamiast wdrażać je szybko, warto je przemyśleć, zastanowić się, jak je komunikować pracownikom. Nawet jeśli system sam w sobie jest dobry, pracownicy z niego nie skorzystają, jeśli nie zobaczą w tym wartości – radzi Katarzyna Rąkowska-Kutyło.