PKW ma już niewiele czasu na zakup nowego systemu do obsługi wyborów prezydenckich. Niezbędna będzie współpraca z ekspertami i dialog techniczny

Państwowa Komisja Wyborcza potrzebuje wsparcia ekspertów i dialogu technicznego z dostawcami systemów informatycznych w ramach postępowania związanego z przygotowaniem majowych wyborów prezydenckich. Inaczej po raz kolejny mogą wystąpić problemy z przeprowadzeniem głosowania. Czasu, jak zwracają uwagę eksperci, jest już niedużo.

‒ Czasu do kolejnych wyborów mamy niewiele, bo one są już w maju – przypomina Mariusz Turek, partner w PROFITIA Management Consultants, firmie doradztwa zakupowego. ‒ PKW powinna zapewnić sobie odpowiednie wsparcie zewnętrzne, zorganizować dialog techniczny i komisję przetargową w taki sposób, żeby znalazły się w niej osoby, które znają się merytorycznie na rzeczy i są w stanie rzetelnie ocenić, czy czas, który wybrana firma informatyczna będzie miała na napisanie tego oprogramowania, jest wystarczający.

Turek ocenia, że podczas przygotowania do wyborów samorządowych PKW popełniła szereg błędów. W ich efekcie nowy system informatyczny nie skrócił czasu liczenia głosów, ale wręcz przeciwnie. Błędy zostały jednak popełnione przede wszystkim na etapie zamówienia publicznego na wybór tego systemu. Turek podkreśla, że z punktu widzenia dobrych praktyk zakupowych należy ten proces ocenić negatywnie.

Według partnera z PROFITII podstawowym błędem był brak dialogu technicznego. Od 2012 r., jak przypomina Turek, organizacja takich konsultacji jest wprost zalecana przez ustawę Prawo zamówień publicznych. Dzięki temu PKW mogłaby ustalić, w jaki sposób najlepiej przeprowadzić przetarg, jak sprecyzować wymagania wobec wykonawcy systemu  i ile czasu dać zwycięzcy na stworzenie programu.

‒ Niestety, komisja przetargowa podeszła do sprawy hermetycznie. Po tym, gdy pierwszy przetarg nie został rozstrzygnięty, pocięła jego zakres na kilka elementów. Ostatecznie tak późno zrealizowała ten ostatni przetarg, że firma, która go wygrała, miała tylko trzy miesiące na napisanie, wdrożenie i przetestowanie tego systemu. To się nie mogło udać. To, czego PKW nie zrobiła, a co powinna zrobić, to dobre zaplanowanie tego zakupu. W momencie, gdy było  już wiadomo co do dnia, na kiedy ten system będzie potrzebny, nie mogło być tłumaczenia, że były tylko trzy miesiące na jego przygotowanie – dodaje Turek.

Turek zaznacza, że choć PKW jest związana Prawem zamówień publicznych, problemów z przeprowadzeniem wyborów samorządowych nie można zrzucać na ustawę. Określa ona tylko ramy, pozostawiając stosunkowo dużą swobodę instytucjom z niej korzystającym. Co więcej, jak dodaje Turek, jest ona stopniowo nowelizowana i poprawiana. Dlatego nic nie stało na przeszkodzie, by PKW przeprowadziła choćby dialog techniczny i lepiej zaplanowała ten zakup.

W efekcie złego planowania Komisja zdecydowanie zbyt późno rozpisała i rozstrzygnęła przetarg. Jak podkreśla Turek, w przypadku organizacji wyborów termin realizacji jest precyzyjnie określony, więc trzeba tak zaplanować procedury, by z zachowaniem odpowiednich buforów czasowych na odwołania i inne opóźnienia udało się dostarczyć system wysokiej jakości.

PKW mogła, a nawet powinna była, w większym stopniu skonsultować proces z ekspertami. Turek zauważa, że nawet jeśli Komisja nie ma odpowiednio dobrych lub licznych informatyków, mogła zatrudnić zewnętrznego doradcę do wsparcia procesu wyboru dostawcy systemu.

‒ Nie jest w żadnym wypadku zabronione, aby przy zakupie systemu przeprowadzanym raz na kilka lat, zatrudnić dodatkową firmę czy eksperta, a nawet włączyć go w prace komisji przetargowej – podkreśla Turek.

Teraz PKW musi skupić się na wyborach prezydenckich, które odbędą się za pół roku. Turek podkreśla, że tylko dzięki dobremu planowaniu, dialogowi technicznemu i zaangażowaniu ekspertów może udać się zbudować bezpieczny, wydajny, odporny na ataki i pozbawiony luk system. Współpraca z fachowcami jest konieczna, nawet jeśli PKW zostanie zwolniona z przepisów PZP.