Polskie firmy stawiają na cyfrowe zarządzanie dokumentacją. Co trzecia zamierza przejść na elektroniczne formularze

Polskie przedsiębiorstwa kładą coraz większy nacisk na cyfryzację – pokazuje badanie przeprowadzone przez InsightLab na zlecenie Canon Polska. Wynika z niego, że co trzecia firma rozważa wprowadzenie elektronicznych formularzy w miejsce papierowych, a blisko co 10. nadaje temu zagadnieniu absolutny priorytet. Analiza pokazuje jednak różnice w podejściu do tej kwestii pomiędzy średnimi i dużymi firmami, którym łatwiej przychodzi wdrażanie takich zmian. – W perspektywie kolejnych pięciu–ośmiu lat większość firm będzie wdrażać rozwiązania związane z digitalizacją – mówi Dariusz Szwed, ekspert Canon Polska ds. cyfryzacji biur i cyberbezpieczeństwa. 

– Przez ostatnie dwa lata zmieniły się preferencje przedsiębiorstw w zakresie cyfryzacji. Okres pandemii i zmiana modelu pracy spowodowały, że ewidentnie zwiększyła się potrzeba i konieczność pracy z dokumentami elektronicznymi. Są one wygodniejsze w obsłudze podczas pracy hybrydowej i zdalnej. W związku z tym firmy coraz częściej dostrzegają potrzebę wdrożenia elektronicznej dokumentacji  – mówi agencji Newseria Biznes Dariusz Szwed.

Jak wynika z badania, przeprowadzonego na przełomie października i listopada br. przez agencję badawczą InsightLab na zlecenie Canon Polska wśród 200 przedstawicieli średnich i dużych firm w Polsce, w biznesie rośnie potrzeba cyfryzacji, a przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu przekonują się do stosowania nowoczesnych rozwiązań. 34 proc. z nich rozważa wprowadzenie elektronicznych formularzy w miejsce dokumentów papierowych, a blisko co 10. organizacja nadaje absolutny priorytet zagadnieniu cyfrowego funkcjonowania.

– Przedsiębiorcy zdecydowanie częściej chcą digitalizować swoje archiwa, czyli dokumenty sprzed kilku lat, które nadal są ważne, takie jak umowy czy kontrakty. W ubiegłym roku odsetek firm, które planowały digitalizować papierowe archiwa, wynosił 15 proc. W tym roku wzrósł do 31 proc. – mówi ekspert Canon Polska. – Ten trend jest jednocześnie mocno wspierany potrzebą przedsiębiorców, by digitalizować także bieżącą działalność. To oznacza, że firmy starają się znaleźć metody pracy z dokumentem z pominięciem ich papierowej wersji. Chcą udostępniać klientom i kontrahentom formularze elektroniczne, zamiast odbierać dokumenty w postaci papierowej, a później przepisywać te dane – podkreśla. 

Firmy, które chcą modernizować swoje podejście do pracy z dokumentami, kładą największy nacisk na wdrożenie elektronicznych formularzy oraz na automatyzację procesu odczytania i rejestracji faktur. Wprowadzenie tego pierwszego rozwiązania planuje co trzecia firma. Przed rokiem taki zamiar deklarowała co czwarta. Z kolei 28 proc. firm rozważa wdrożenie inteligentnego drukowania i skanowania, a w poprzednim badaniu było to zaledwie 10 proc.

Badanie przeprowadzone dla Canon Polska pokazuje jednak różnice w podejściu do tej kwestii pomiędzy średnimi i dużymi przedsiębiorstwami.

– Im większa firma i im większy ma obszar działalności, tym częściej stawia na środowisko cyfrowe do obsługi dokumentów – mówi Dariusz Szwed. – Porównując dane, które pokazują, ile średnich i dużych firm przechowuje dokumenty wyłącznie w wersji cyfrowej, widać, że ten odsetek jest dwukrotnie wyższy wśród przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 250 pracowników.

Jak podkreśla, digitalizacja obiegu dokumentów to już tylko kwestia czasu, a coraz więcej firm jest tego świadomych i podejmuje konkretne działania w kierunku cyfryzacji pracy. Na przestrzeni ostatniego roku odsetek tych, które w ogóle nie rozważają wdrożenia nowych technologii, zmniejszył się o 13 proc.

– Trzeba jednak mieć świadomość, że papier nie zniknie z biur. A chociażby jeden papierowy dokument powoduje, że firmy muszą być na to przygotowane – podkreśla ekspert Canon Polska.

Jednak jego zdaniem należy się spodziewać przyśpieszenia procesu digitalizacji dokumentacji w firmach, co będzie wynikiem m.in. wprowadzenia nowych przepisów. 

– Krajowe najnowsze regulacje mówią wprost, że już niedługo powinniśmy przejść w Polsce na faktury elektroniczne – przypomina Dariusz Szwed.

Taką zmianę wymusza na firmach wprowadzenie na szerszą skalę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on już dostępny, a od 2024 roku stanie się obowiązkową platformą wymiany faktur pomiędzy polskimi podmiotami.

Obok przepisów na zmianę podejścia polskich przedsiębiorców do cyfryzacji wpływ ma także rosnąca świadomość korzyści, jakie niesie ze sobą automatyzacja pracy biurowej, którą umożliwia dobrze wdrożony system do zarządzania dokumentacją.

– Korzystając z rozwiązań do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, można oczekiwać oszczędności w bardzo różnych obszarach. Przykładowo digitalizacja gigantycznego archiwum dokumentów pracowniczych w perspektywie kolejnych 15–20 lat pozwoli zaoszczędzić setki tysięcy złotych – mówi ekspert Canon Polska.

Jakie inne korzyści przynosi cyfryzacja firmowych dokumentów? To m.in. możliwość odciążenia pracowników z najbardziej żmudnych i powtarzalnych zadań. To również większe bezpieczeństwo, komfort i możliwość dostępu do dokumentacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie oraz szybszy obrót informacją. Ten ostatni czynnik jest szczególnie ważny w przypadku dokumentów kosztowych – w wielu branżach bezpośrednio przekłada się to na możliwość lepszego zarządzania bieżącym budżetem.

– Obrazuje to przykład jednego z naszych klientów, który pod koniec miesiąca zawsze miał spiętrzenie faktur i niezależnie od tego, ile osób by zatrudnił, nie byłby w stanie obsłużyć ich na czas, żeby zrealizować dokumenty celne oraz podatkowe, a także przeliczyć to wszystko na fundusz płac. To wprost przekładało się na ryzyko kar, niedotrzymania kontraktu, przekroczenia terminów usług i płatności. Dlatego kluczem była oszczędność czasu i brak konieczności zatrudniania osób nieprzeszkolonych, które automatycznie generują zwiększone ryzyko błędów – wymienia Dariusz Szwed.

Jak wskazuje, mimo wymiernych korzyści finansowych i procesowych, które wiążą się z wdrożeniem e-dokumentacji, wiele firm wciąż jest do tych rozwiązań nieprzekonanych, głównie z powodów obaw o cyberbezpieczeństwo. W badaniu Canon Polska aż 57 proc. badanych przyznało, że nie ufa usługom w chmurze do przepływu dokumentów w organizacji. Ekspert przekonuje, że te obawy są nieuzasadnione.

– Konieczny jest duży nacisk na edukację w tym zakresie, prowadzoną przez firmy takie jak Canon, aby przekonać polskich przedsiębiorców, że rozwiązania chmurowe o bardzo wysokim standardzie i wysokich parametrach bezpieczeństwa są dla nich właściwym rozwiązaniem, dającym niesamowite korzyści – zaznacza ekspert Canon Polska.