Pożegnalna rozmowa ze zwalnianym pracownikiem to nie miejsce na wytykanie błędów

Tzw. exit interview, czyli końcowa rozmowa ze zwalnianym pracownikiem, jest trudna, ale bardzo istotna. Psychologowie biznesu radzą w tej sytuacji podzielić rozmowę na dwa odrębne etapy. Pierwszy powinien dotyczyć powodów zwolnienia z pracy, drugi, już mniej emocjonalny, to powinno być pożegnanie i podziękowanie pracownikowi za pracę. Właściwe traktowanie pracownika podczas kończenia przez niego pracy pomaga firmie tworzyć pozytywny wizerunek.

Nie zawsze szef potrafi przekazać pracownikowi informację o zwolnieniu z pracy. Dlatego często obowiązek ten spada na kierownika ds. kadr. Eksperci uważają, że rozmowa przełożonego z pracownikiem jest w takiej sytuacji niezbędna. I to nie jedna.

 – Pierwsza rozmowa w takiej sytuacji powinna dotyczyć podania pracownikowi powodów rozstania. Ta rozmowa o powodach rozstania powinna się odbyć przed rozmową końcową. Trzeba się przygotować na to, że pracownik może wtedy zareagować różnie: może zacząć płakać, może wyjść i trzasnąć drzwiami. Jeśli w grę wchodzi agresja pracownika, trzeba ją stanowczym tonem przerwać – mówi agencji informacyjnej Newseria Izabela Kielczyk, psycholog biznesu.

Następnie, gdy emocje opadną, powinna mieć miejsce druga rozmowa, podczas której można podziękować pracownikowi za dotychczasową pracę. 

 – Podczas tej końcowej rozmowy (exit interview) możemy tylko przypomnieć, że to jest nasze ostatnie spotkanie. Trzeba podziękować za współpracę, docenić sukcesy, powiedzieć, że być może będzie szansa się spotkać na gruncie zawodowym. Bo może kiedyś będziemy razem współpracować. Warto w tym momencie posłuchać pracownika. On też może nam coś ważnego powiedzieć – podkreśla ekspertka.

Dodaje, że podczas pożegnalnej rozmowy przełożony nie powinien już skupiać się na mankamentach pracy danego zatrudnionego.

 – Jest bardzo ważne, aby szef w tym momencie nie mówił, z czego był niezadowolony, co ten pracownik przez lata pracy robił nie tak, dlaczego go w tej chwili wyrzuca. Ostateczna rozmowa nie jest miejscem na te negatywne emocje, kiedy pracownik odchodzi z pracy. Na to jest miejsce wcześniej – sugeruje Izabela Kielczyk.

Jej zdaniem zwolnienie z pracy osoby, która się nie sprawdza, powinno być ostatecznością. Pracodawca przed podjęciem takiej decyzji ma wiele możliwości zmotywowania pracownika do lepszej, bardziej efektywnej pracy.

 – Nie ma sensu rozstawać się z pracownikiem, gdy ten "nawalił" raz, na zasadzie "wyrzucam cię z roboty, są inni na twoje miejsce". Szef zawsze może zastosować cały wachlarz środków dyscyplinujących pracownika: upomnienie, karę, naganę, czy zalecenie naprawienia błędu – mówi Kielczyk. – Pozwala to na ocenę, czy pracownik naprawia błędy i na podjęcie ostatecznej decyzji o zwolnieniu z pracy.