Newsy

E-akta ułatwiają życie firmom i przyniosą znaczne oszczędności. Dla pracowników to prostsza droga do uzyskania emerytury czy renty

2019-07-03  |  06:30
Mówi:Robert Lisicki, Konfederacja Lewiatan

Leszek Skupski, radca prawny, portalkadrowy.pl, Alina Głębicka-Rękawek, Centrala ZUS

Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej zamiast papierowej oraz znaczne ograniczenie kosztów – to tylko część z ułatwień dla firm wprowadzonych z początkiem 2019 roku. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić nawet 70 proc. czasu pracowników. E-akta ułatwią też życie osobom, które będą występować o emeryturę albo rentę.

– W głównej mierze przechowujemy dokumenty po to, by później ustalić uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Teraz każdy z nas ma indywidualne konto w ZUS-ie, więc te przesłanki, które jeszcze 20 lat temu miały sens, obecnie są już nieistotne – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Wprowadzone w styczniu 2019 roku przepisy dotyczące elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-akta) są częścią pakietu stu proprzedsiębiorczych zmian dla firm. Zakładają one przede wszystkim skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych do 10 lat. Wcześniejszy 50-letni okres należał do najdłuższych na świecie. Z kolei dla porównania w Finlandii jest to 10, a w Danii tylko 5 lat. W Holandii w ogóle nie ma obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, a w Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.

– W innych krajach jest jeden wspólny okres, maksymalnie 10 lat dla przetrzymywania dokumentacji. I nie jest wymóg administracyjny, tylko jest to związane po prostu z przedawnieniem pewnych uprawnień. Są też kraje, gdzie poszczególne dokumenty trzymamy 3–5 lat – wymienia Robert Lisicki.

Elektronizacja akt pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów. Resort przedsiębiorczości szacował, że gromadzenie dokumentacji w wersji papierowej kosztowało pracodawców ok. 130 mln zł rocznie. Globalne badanie produktywności przeprowadzone na zlecenie Unit4 pokazuje, że ich pracownicy poświęcają niemal 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne, m.in. wyszukiwanie papierowych dokumentów czy ich skanowanie.

E-akta oznaczają też ułatwienia dla samych pracowników, w momencie ich przejścia na emeryturę.

– Zmiany ułatwią pracownikom dokumentowanie okresów zatrudnienia oraz wysokości zarobków w celu uzyskiwania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych. Będzie to możliwe dzięki przekazywaniu do ZUS przez płatnika składek rozszerzonych informacji, które będą mogły być wykorzystywane w celu udzielenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych – tłumaczy Leszek Skupski, radca prawny.

Co do zasady okres przechowywania akt skróci się dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Przedsiębiorca będzie mógł także skrócić okres przechowywania akt za osoby, które zatrudnił w latach 1999–2018. Musi jednak złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) i raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń.

– Nowe zasady nie dotyczą osób zatrudnionych przed 1999 roku. W ich przypadku nadal dokumenty będą przechowywane przez 50 lat. Ustawa nie obejmuje także pracowników, którzy mają okresy wykonywania pracy górniczej. Ich dokumenty także będą przechowywane przez 50 lat – przypomina Alina Głębicka-Rękawek z Departamentu Realizacji Dochodów w Centrali ZUS.

Od stycznia 2019 r. pracodawca przekazuje do ZUS więcej informacji, np. w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń ZUS ZWUA musi być informacja o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

– Jako Zakład będziemy informowali naszych ubezpieczonych i świadczeniobiorców o tym, że pracodawca przekazał za nich raport informacyjny, a w związku z tym nastąpiło skrócenie przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Przekażemy także ubezpieczonemu informację, że będzie mógł odebrać dokumentację w określonym terminie, a także, że powinien wystąpić do swojego pracodawcy o wydanie dokumentów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach w latach 1999–2008 – mówi Alina Głębicka-Rękawek.

Czytaj także

Kalendarium

MSPO - Targi Obronne Zbrojeniowe 2019 - Kielce

Przemysł spożywczy

Europejska polityka rolna do poprawki. W Polsce trzy czwarte dopłat z UE trafia do 20 proc. największych gospodarstw

Polskie rolnictwo wytwarza około 2,4 proc. PKB, podczas gdy średnia w UE to niecałe 1,5 proc. Zatrudnia też więcej pracowników niż w UE, dlatego ciągle odgrywa bardzo ważną rolę w polskiej gospodarce. Od momentu wstąpienia do Unii liczba środków kierowanych do obszarów wiejskich wzrosła 15-krotnie, ale rolnictwo nadal boryka się z istotnymi problemami o charakterze środowiskowym i społecznym. Wynikają one m.in. z faktu, że w Polsce 3/4 dopłat bezpośrednich trafia raptem do 20 proc. największych gospodarstw. Wspólna Polityka Rolna w tym zakresie wymaga reformy – podkreślają eksperci.

Prawo

Resort przedsiębiorczości chce decentralizacji. 31 urzędów może czekać wyprowadzka z Warszawy

Po 30 latach funkcjonowania samorządu terytorialnego w Polsce zaufaniem darzy go 2/3 Polaków, a ponad 70 proc. jest zadowolonych z działań lokalnych władz. Jeszcze większy odsetek deklaruje zainteresowanie sprawami lokalnymi – pokazują badania CBOS. – Tak wysoki poziom zaufania i zadowolenia Polaków z samorządu to inspiracja dla sektora przedsiębiorstw, jak prowadzić efektywny dialog i budować kapitał społeczny – podkreślają eksperci Krajowej Izby Gospodarczej.

Patronaty Newserii

XXIX Forum Ekonomiczne - Krynica

Prawo

Prezes GPW: Pracownicze plany kapitałowe dadzą impuls do rozwoju warszawskiej giełdzie. Skorzystają przede wszystkim małe i średnie spółki

Napływ kapitału w wysokości od 2 do nawet 6 mld zł w dalszej perspektywie, zwiększone inwestycje i nowy impuls do rozwoju – takie przełożenie na Giełdę Papierów Wartościowych będzie mieć wdrożenie programu pracowniczych planów kapitałowych – ocenia jej prezes dr Marka Dietl. Jak ocenia, dzięki PPK skorzystają przede wszystkim mniejsze spółki notowane na warszawskim parkiecie, które zyskają łatwiejszy dostęp do długoterminowego pieniądza. – Ten dostęp jest kluczowy na ich drodze do podboju światowych rynków – mówi Dietl.

IFA 2019 Berlin

Przemysł

Segment farb i lakierów jednym z najszybciej rosnących na rynku chemii budowlanej. Konsumenci coraz częściej wybierają produkty premium i eko

Kilkuprocentowy wzrost rynku farb dekoracyjnych w ujęciu wartościowym i wzrost ilościowy rzędu 1–1,5 proc. – takie są przewidywania Śnieżki na 2019 rok. Prezes grupy Piotr Mikrut ocenia, że w branży farb i lakierów coraz silnej zaznacza się trend ekologii, a konsumenci migrują w kierunku grup produktów premium i bardziej przyjaznych środowisku. Ta branża nie ucieknie też od cyfryzacji, zwłaszcza w obszarze kanałów sprzedaży. Plany Śnieżki na nadchodzące lata zakładają umacnianie pozycji grupy na rynku polskim, ale też rozwój za granicą.

Złote Spinacze 2019