Newsy

E-akta ułatwiają życie firmom i przyniosą znaczne oszczędności. Dla pracowników to prostsza droga do uzyskania emerytury czy renty

2019-07-03  |  06:30
Mówi:Robert Lisicki, Konfederacja Lewiatan

Leszek Skupski, radca prawny, portalkadrowy.pl, Alina Głębicka-Rękawek, Centrala ZUS

Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej zamiast papierowej oraz znaczne ograniczenie kosztów – to tylko część z ułatwień dla firm wprowadzonych z początkiem 2019 roku. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić nawet 70 proc. czasu pracowników. E-akta ułatwią też życie osobom, które będą występować o emeryturę albo rentę.

– W głównej mierze przechowujemy dokumenty po to, by później ustalić uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Teraz każdy z nas ma indywidualne konto w ZUS-ie, więc te przesłanki, które jeszcze 20 lat temu miały sens, obecnie są już nieistotne – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.

Wprowadzone w styczniu 2019 roku przepisy dotyczące elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-akta) są częścią pakietu stu proprzedsiębiorczych zmian dla firm. Zakładają one przede wszystkim skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych do 10 lat. Wcześniejszy 50-letni okres należał do najdłuższych na świecie. Z kolei dla porównania w Finlandii jest to 10, a w Danii tylko 5 lat. W Holandii w ogóle nie ma obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, a w Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.

– W innych krajach jest jeden wspólny okres, maksymalnie 10 lat dla przetrzymywania dokumentacji. I nie jest wymóg administracyjny, tylko jest to związane po prostu z przedawnieniem pewnych uprawnień. Są też kraje, gdzie poszczególne dokumenty trzymamy 3–5 lat – wymienia Robert Lisicki.

Elektronizacja akt pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów. Resort przedsiębiorczości szacował, że gromadzenie dokumentacji w wersji papierowej kosztowało pracodawców ok. 130 mln zł rocznie. Globalne badanie produktywności przeprowadzone na zlecenie Unit4 pokazuje, że ich pracownicy poświęcają niemal 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne, m.in. wyszukiwanie papierowych dokumentów czy ich skanowanie.

E-akta oznaczają też ułatwienia dla samych pracowników, w momencie ich przejścia na emeryturę.

– Zmiany ułatwią pracownikom dokumentowanie okresów zatrudnienia oraz wysokości zarobków w celu uzyskiwania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych. Będzie to możliwe dzięki przekazywaniu do ZUS przez płatnika składek rozszerzonych informacji, które będą mogły być wykorzystywane w celu udzielenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych – tłumaczy Leszek Skupski, radca prawny.

Co do zasady okres przechowywania akt skróci się dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Przedsiębiorca będzie mógł także skrócić okres przechowywania akt za osoby, które zatrudnił w latach 1999–2018. Musi jednak złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) i raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń.

– Nowe zasady nie dotyczą osób zatrudnionych przed 1999 roku. W ich przypadku nadal dokumenty będą przechowywane przez 50 lat. Ustawa nie obejmuje także pracowników, którzy mają okresy wykonywania pracy górniczej. Ich dokumenty także będą przechowywane przez 50 lat – przypomina Alina Głębicka-Rękawek z Departamentu Realizacji Dochodów w Centrali ZUS.

Od stycznia 2019 r. pracodawca przekazuje do ZUS więcej informacji, np. w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń ZUS ZWUA musi być informacja o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

– Jako Zakład będziemy informowali naszych ubezpieczonych i świadczeniobiorców o tym, że pracodawca przekazał za nich raport informacyjny, a w związku z tym nastąpiło skrócenie przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Przekażemy także ubezpieczonemu informację, że będzie mógł odebrać dokumentację w określonym terminie, a także, że powinien wystąpić do swojego pracodawcy o wydanie dokumentów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach w latach 1999–2008 – mówi Alina Głębicka-Rękawek.

Czytaj także

Kalendarium

Telekomunikacja

Szkoły coraz lepiej przygotowane na cyfrową edukację. Do szybkiego internetu podłączanych jest średnio 100 szkół dziennie

Projekt Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej zakłada, że do końca 2019 roku blisko 11 tys. szkół zostanie podłączonych do światłowodu, a do końca 2020 roku w zasięgu szybkiego internetu znajdą się wszystkie szkoły w Polsce. – Projekt jest mocno rozkręcony, podłączamy do OSE ok. setki szkół dziennie – mówi minister cyfryzacji Marek Zagórski. Jak podkreśla, OSE wraz z ekosystemem towarzyszącym – m.in. edukacją z zakresu cyberbezpieczeństwa, szkoleniami dla nauczycieli i materiałami do wykorzystania na lekcjach, które zapewni NASK – podniesie efektywność całego procesu edukacji.

Konsument

Biznes chce rozwiązać problem zmian klimatycznych. Wprowadzane w firmach innowacje mają ograniczyć smog i zużycie energii

Firmy mają do odegrania jedną z kluczowych ról w przeciwdziałaniu globalnym problemom – podkreśla Gayle Schueller, wiceprezes 3M ds. zrównoważonego rozwoju. Jak ocenia, walka m.in. z negatywnymi zmianami klimatycznymi zaczyna się już na poziomie wyborów konsumenckich, z kolei zadaniem rządów i organizacji międzynarodowych jest tworzenie regulacji, które wspierają pozytywne zmiany zgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju. Globalny biznes może się do tego przyczynić m.in. dzięki kreowaniu innowacyjnych rozwiązań. To właśnie nowe produkty, jak opracowane przez 3M specjalne ziarno ograniczające smog, mogą pomóc w rozwiązywaniu globalnych problemów środowiskowych czy społecznych.

Transport

Wciąż brakuje narodowego championa. Czas na zbudowanie silnego polskiego brandu za granicą

Polska znajduje się obecnie w gronie 25 największych na świecie eksporterów, a w ostatnich latach szybszy wzrost notował pod tym względem tylko Wietnam. Mimo to polska gospodarka wciąż nie może się pochwalić firmami o pozycji globalnych championów. Polskie przedsiębiorstwa za granicą są słabo zaangażowane kapitałowo, co przekłada się na ich niską rozpoznawalność – wynika z raportu opracowanego przez Bank Pekao SA. O tym, jak wesprzeć je w ekspansji za granicą, zwłaszcza w obliczu nadchodzących wyzwań, takich jak brexit czy wojny handlowe, międzynarodowi inwestorzy, eksperci i naukowcy dyskutowali podczas zakończonego właśnie w Warszawie szczytu CEO Summit

Finanse

Start-upy to źródło innowacji dla dużych firm. UPC Polska wspiera młodych przedsiębiorców i stawia na transformację cyfrową

Inteligentny asystent, który automatyzuje procesy sprzedaży, sensory automatycznie wykrywające uśmiech i agencja marketingowa, która z pomocą technologii chce łączyć pracodawców i osoby niepełnosprawne ruchowo – to rozwiązania nagrodzone w tegorocznej, 6. edycji programu THINK BIG, w którym UPC Polska szuka najlepszych start-upów i innowatorów społecznych wspierających cyfrową transformację. Prezes firmy Robert Redeleanu podkreśla, że współpraca z dużą korporacją to dla nich szansa na wcielenie swoich pomysłów w życie i dotarcie do szerszego grona klientów.