Coraz więcej firm decyduje się na open space. Źle zaprojektowana przestrzeń może obniżyć efektywność pracowników o 15 proc.

Polskie firmy coraz częściej stawiają na otwarte przestrzenie. Często jednak zdarza się, że open space nie jest dopasowany do potrzeb pracowników. Komfort pracy w takich warunkach może spaść o blisko 30 proc., o 15 proc. obniża się efektywność pracowników. Co trzeci specjalista kończy zaś swoje projekty w domu ze względu na brak możliwości skoncentrowania się w miejscu pracy. Przestrzeń open space można starać się wyizolować, by stworzyć osobne części dla różnych grup.

– Najczęściej spotykanym błędem przy okazji projektu przestrzeni typu open space jest niedostosowanie jej do potrzeb pracowników. Przy okazji tego typu projektów należy wysłuchać bardzo dokładnie, jakie są potrzeby ludzi, jaki jest charakter i kultura pracy w danej organizacji i tak skroić tę przestrzeń, aby była ona odpowiednia dla ludzi, którzy będą tam pracowali, odpowiednia dla procesów, które wykonują – przekonuje w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Danuta Barańska, dyrektor kreatywny w firmie Tétris.

Choć coraz więcej firm w Polsce przy projektowaniu biur decyduje się na open space, przeważa przestrzeń do złudzenia przypominająca fabrykę – wielka otwarta przestrzeń bez najmniejszej prywatności. Większości osób w takim biurze trudno jest się odnaleźć, zwłaszcza jeśli wcześniej pracowali w mniejszych pomieszczeniach, czasami kilkuosobowych.

– Błędem jest też często nie tylko sam projekt, lecz także brak zadbania o zmianę w samych pracownikach, brak komunikacji i przygotowania ich na zmiany. Te dwa procesy, czyli zarówno projektowanie przestrzeni, jak i praca z ludźmi, aby zaakceptowali tę zmianę, muszą iść równolegle – przekonuje Barańska.

Urządzenie otwartej przestrzeni biurowej jest tańsze niż podzielenie jej i zaaranżowanie kilku lub kilkunastu pojedynczych gabinetów. Open space’y niekoniecznie jednak sprawdzą się w każdej firmie, choć dużo zależy od projektanta.

– W przypadku meblowania przestrzeni open space jest możliwość wykorzystania bardzo szerokiego spektrum elementów, za pomocą których taką przestrzeń można delikatnie wygrodzić, wyizolować, stworzyć przestrzenie dla poszczególnych zespołów czy grup, które ze sobą pracują. To mogą być różnego rodzaju ścianki, przedzielenia, nie zawsze stałe elementy wykończenia. Mogą być to elementy zawieszane, rozsuwane kotary, które pozwalają osiągnąć większą elastyczność takiej przestrzeni – tłumaczy ekspertka.

Optycznie podzielić przestrzeń mogą też odpowiednio ustawione biurka. Zamiast przestrzeni otwartej tworzy się półotwarta, w której pracownikom łatwiej się skupić na obowiązkach.

– Możemy zastosować różne rozwiązania meblowe, które pozwolą wydzielić przestrzeń, ale możemy też wykorzystać meble same w sobie, które na przykład poprzez podwyższone oparcie powodują, że zyskujemy efekt dużo większego podzielenia przestrzeni zgodnie z potrzebami ludzi, którzy ze sobą pracują – przekonuje Danuta Barańska.

Zmiany na rynku pracy niosą za sobą nowe trendy w aranżacji biur. Pracodawcy coraz powszechniej zapewniają swoim pracownikom designerskie przestrzenie do wspólnej pracy relaksu i rozrywki. Hamaki, wertykalne ogrody, stoły do piłkarzyków i sprzęt do fitnessu można spotkać już nie tylko w polskich oddziałach zagranicznych korporacji, ale i w siedzibach rodzimych firm. Na trendy w urządzaniu przestrzeni biurowych silnie wpływa też moda na ekodesign.

– Przestrzenie kreowane dla nowych pokoleń, które wchodzą na rynek pracy, również odpowiadają ich potrzebom. Staramy się, aby czuli się w nich dobrze. Projektujemy hamaki, huśtawki, wstawiamy różnego rodzaju elementy związane z ekologią, np. w postaci rowerów napędzanych siłą ludzkich nóg, które generują prąd. Staramy się, aby przestrzenie były jak najbardziej różnorodne, przyjazne i kojarzyły się młodym ludziom ze wzrostem i rozwojem, który obserwujemy w Warszawie – wymienia Barańska.

Eksperci brytyjskiego Exeter University wskazują, że komfort pracy z racji nieodpowiedniego miejsca może spaść nawet o 32 proc., a o 15 proc. może się obniżyć efektywność pracowników. Z danych Ipsos wynika, że dla 95 proc. pracowników ważna jest możliwość wykonywania zadań w prywatności, a 31 proc. przyznaje, że swoją pracę kończy w domu, bo w pracy nie może się skupić. Projektanci przy urządzaniu biur mają duże możliwości ich wyciszenia tak, by ułatwić pracę.

– Chętnie wykorzystywane są elementy przestrzenne, jak ścianki wydzielające czy elementy zasłaniające w postaci zawieszanych przegród. Możemy stosować różne elementy w sufitach: panele wyciszające, sufity akustyczne, można stosować wykończenia ścian, jak tapety akustyczne i inne elementy, które z jednej strony są dekoracją, a z drugiej poprawiają akustykę wnętrza – przekonuje Danuta Barańska.