Mówi: | Robert Lisicki, Konfederacja Lewiatan Leszek Skupski, radca prawny, portalkadrowy.pl, Alina Głębicka-Rękawek, Centrala ZUS |
E-akta ułatwiają życie firmom i przyniosą znaczne oszczędności. Dla pracowników to prostsza droga do uzyskania emerytury czy renty
Skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej zamiast papierowej oraz znaczne ograniczenie kosztów – to tylko część z ułatwień dla firm wprowadzonych z początkiem 2019 roku. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić nawet 70 proc. czasu pracowników. E-akta ułatwią też życie osobom, które będą występować o emeryturę albo rentę.
– W głównej mierze przechowujemy dokumenty po to, by później ustalić uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Teraz każdy z nas ma indywidualne konto w ZUS-ie, więc te przesłanki, które jeszcze 20 lat temu miały sens, obecnie są już nieistotne – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan.
Wprowadzone w styczniu 2019 roku przepisy dotyczące elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych (tzw. e-akta) są częścią pakietu stu proprzedsiębiorczych zmian dla firm. Zakładają one przede wszystkim skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych do 10 lat. Wcześniejszy 50-letni okres należał do najdłuższych na świecie. Z kolei dla porównania w Finlandii jest to 10, a w Danii tylko 5 lat. W Holandii w ogóle nie ma obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, a w Czechach długość okresu przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji pracowniczej.
– W innych krajach jest jeden wspólny okres, maksymalnie 10 lat dla przetrzymywania dokumentacji. I nie jest wymóg administracyjny, tylko jest to związane po prostu z przedawnieniem pewnych uprawnień. Są też kraje, gdzie poszczególne dokumenty trzymamy 3–5 lat – wymienia Robert Lisicki.
Elektronizacja akt pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów. Resort przedsiębiorczości szacował, że gromadzenie dokumentacji w wersji papierowej kosztowało pracodawców ok. 130 mln zł rocznie. Globalne badanie produktywności przeprowadzone na zlecenie Unit4 pokazuje, że ich pracownicy poświęcają niemal 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne, m.in. wyszukiwanie papierowych dokumentów czy ich skanowanie.
E-akta oznaczają też ułatwienia dla samych pracowników, w momencie ich przejścia na emeryturę.
– Zmiany ułatwią pracownikom dokumentowanie okresów zatrudnienia oraz wysokości zarobków w celu uzyskiwania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych. Będzie to możliwe dzięki przekazywaniu do ZUS przez płatnika składek rozszerzonych informacji, które będą mogły być wykorzystywane w celu udzielenia prawa do świadczeń emerytalno-rentowych – tłumaczy Leszek Skupski, radca prawny.
Co do zasady okres przechowywania akt skróci się dla wszystkich nowo zatrudnianych osób. Przedsiębiorca będzie mógł także skrócić okres przechowywania akt za osoby, które zatrudnił w latach 1999–2018. Musi jednak złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) i raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby zgłoszone do ubezpieczeń.
– Nowe zasady nie dotyczą osób zatrudnionych przed 1999 roku. W ich przypadku nadal dokumenty będą przechowywane przez 50 lat. Ustawa nie obejmuje także pracowników, którzy mają okresy wykonywania pracy górniczej. Ich dokumenty także będą przechowywane przez 50 lat – przypomina Alina Głębicka-Rękawek z Departamentu Realizacji Dochodów w Centrali ZUS.
Od stycznia 2019 r. pracodawca przekazuje do ZUS więcej informacji, np. w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń ZUS ZWUA musi być informacja o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
– Jako Zakład będziemy informowali naszych ubezpieczonych i świadczeniobiorców o tym, że pracodawca przekazał za nich raport informacyjny, a w związku z tym nastąpiło skrócenie przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Przekażemy także ubezpieczonemu informację, że będzie mógł odebrać dokumentację w określonym terminie, a także, że powinien wystąpić do swojego pracodawcy o wydanie dokumentów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach w latach 1999–2008 – mówi Alina Głębicka-Rękawek.
Czytaj także
- 2024-07-22: Przedsiębiorcy czekają na doprecyzowanie przepisów dotyczących Małego ZUS-u Plus. W sądach toczy się ponad 600 spraw z ZUS-em
- 2024-07-01: Wypełnianie dokumentacji to nawet dwie trzecie czasu pracy lekarza. Inteligentne cyfrowe narzędzia zaczynają to zmieniać
- 2024-06-27: Sztuczna inteligencja ma coraz więcej zastosowań w internetowym handlu. Teraz e-sklepy muszą się przygotować do wdrożenia nowych regulacji
- 2024-07-10: Przedsiębiorcy oczekują przyspieszenia prac nad zmianami w składce zdrowotnej. Negatywne skutki Polskiego Ładu odczuwa wiele firm, szczególnie małych
- 2024-03-14: M. Boni: Potrzebujemy planu wdrożenia nowego aktu o sztucznej inteligencji. To może być zadanie polskiej prezydencji w UE
- 2024-02-20: Unijny akt o usługach cyfrowych obowiązuje od soboty. KE informuje o pierwszym wszczętym postępowaniu przeciwko TikTokowi
- 2024-02-29: Prace nad unijnym AI Act na finiszu. W kwestii regulacji sztucznej inteligencji USA czy Chiny nie podążą ścieżką Europy
- 2023-09-12: ZUS coraz szybciej się cyfryzuje. Większość funkcji jest już dostępna nie tylko przez PUE, ale też aplikacje mobilne
- 2023-08-09: Sztuczna inteligencja stwarza coraz więcej problemów. Pojawiają się kolejne pozwy
- 2023-05-08: Coraz więcej placówek leczniczych przenosi dokumentację do chmury. W przyszłości będzie można tam przenieść cały system zarządzania
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
![](/files/11111/n-innowacje.png)
Jedynka Newserii
![](/files/11111/n-lifestyle.png)
Handel
![](https://www.newseria.pl/files/11111/e-papieros1,w_274,_small.jpg)
Od przyszłego roku akcyza na e-liquidy ma wzrosnąć o 75 proc. To trzy razy więcej niż na tradycyjne papierosy
– Na rynku e-liquidów mamy największą szarą strefę, z którą fiskus niezbyt dobrze sobie radzi. Gwałtowna podwyżka akcyzy nie pomoże w rozwiązaniu tego problemu, tylko go spotęguje – mówi Piotr Leonarski, ekspert Federacji Przedsiębiorców Polskich. Krajowi producenci płynów do e-papierosów zaapelowali już do ministra finansów o rewizję planowanych podwyżek akcyzy na wyroby tytoniowe. W przypadku e-liquidów ma być ona największa i w 2025 roku wyniesie 75 proc. Branża podkreśla, że to przyczyni się do jeszcze większego rozrostu szarej strefy, a ponadto będzie zachętą dla konsumentów, żeby zamiast korzystać z alternatyw, wrócili do palenia tradycyjnych papierosów.
Infrastruktura
Zielone zamówienia publiczne stanowią dziś zaledwie kilka procent rynku. Rządowy zespół ma opracować specjalne kryteria dla nich
![](https://www.newseria.pl/files/11111/oigd-zielone-regulacje-foto,w_133,r_png,_small.png)
Zielone zamówienia publiczne stają się w ostatnich latach coraz bardziej powszechną praktyką, choć w Polsce odpowiadają za kilka procent ogólnej liczby zamówień. Duży nacisk na ten aspekt, w postaci nowych regulacji i wytycznych, kładzie także Unia Europejska. Dlatego też w maju br. zarządzeniem prezesa Rady Ministrów został powołany specjalny rządowy zespół, którego zadaniem będzie uwzględnienie aspektów środowiskowych w polskim systemie zamówień publicznych oraz opracowanie wytycznych dla zamawiających. – Ważne, żeby te opracowywane kryteria były dostosowane do realiów polskiego rynku – wskazuje Barbara Dzieciuchowicz, prezes Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej Drogownictwa.
IT i technologie
Boom na sztuczną inteligencję w ochronie zdrowia ma dopiero nastąpić. Wyzwaniem pozostają regulacje i zaufanie do tej technologii
![](https://www.newseria.pl/files/11111/upmedic-ai-foto,w_133,r_png,_small.png)
Sztuczna inteligencja ma potencjał, żeby zrewolucjonizować podejście do profilaktyki, diagnostyki i leczenia pacjentów, jednocześnie redukując ich koszty. W globalnej skali wartość rynku rozwiązań opartych na AI w opiece zdrowotnej rośnie lawinowo – w ub.r. wynosiła ponad 32 mld dol., ale do 2030 roku ta kwota ma się zwiększyć ponad sześciokrotnie. Również w Polsce narzędzia bazujące na AI zaczynają być wdrażane coraz szerzej, choć – jak wynika z lipcowego raportu SGH – prawdziwy rozwój potencjału sztucznej inteligencji w polskiej branży ochrony zdrowia ma dopiero nastąpić. Warunkiem jest stworzenie stabilnego i bezpiecznego środowiska dla rozwoju tej technologii, opartego na regulacjach prawnych i zaufaniu wszystkich interesariuszy.
Partner serwisu
Szkolenia
![](https://www.newseria.pl/files/11111/ramka-prawa-akademia-newser_1,w_274,_small.jpg)
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.