Dwa duże kryzysy dają się we znaki biznesowi i samorządom. To przyspieszona lekcja zarządzania w trudnych warunkach

Ostatnie dwa lata były trudne zarówno dla firm, jak i dla administracji rządowej i samorządowej. Pandemia COVID-19, a potem wojna w Ukrainie zafundowały im przyspieszony kurs zarządzania w kryzysowych warunkach. W sytuacji niepewności i podwyższonego ryzyka dobrze poradziły sobie z prowadzeniem działalności, zapewnieniem ciągłości usług i przeorganizowaniem modeli funkcjonowania – ocenili uczestnicy Forum Bezpieczeństwa – Miasta i biznes w trybie kryzysowym, jakie odbyło się w Łodzi. Jednocześnie zarówno przedsiębiorcy, jak i samorządy wskazują, że aby w przyszłości móc sprostać kolejnym kryzysom, potrzebne im stabilne, przewidywalne otoczenie prawne.

– Kryzysy, które dotknęły nas na przestrzeni ostatnich dwóch lat, a więc najpierw pandemia COVID-19, później działania wojenne w Ukrainie, to był olbrzymi sprawdzian dla wszystkich samorządów – mówi agencji Newseria Biznes Michał Domaradzki, dyrektor Biura Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego w Urzędzie m.st. Warszawy.

Jak wskazuje, w trakcie pandemii wyzwaniem dla samorządów było m.in. szybkie przeorganizowanie pracy urzędów, do tej pory raczej niepraktykujących pracy zdalnej, czy konieczność wprowadzenia reżimu sanitarnego w środkach komunikacji miejskiej, z których w samej Warszawie codziennie korzysta ok. 3 mln mieszkańców. Władze miast musiały także zapewnić sprawną pracę szpitali oraz podjąć działania, które ulżą lokalnym przedsiębiorcom. Z kolei po wybuchu wojny w Ukrainie to na samorządy spadł główny ciężar związany z przyjmowaniem fali uchodźców, zapewnieniem im wstępnej opieki, przygotowaniem infrastruktury, przeorganizowaniem edukacji, usług publicznych i znalezieniem na to wszystko finansowania.

– Populacja stolicy zwiększyła się o ok. 12–15 proc. To jest skala kilkuset tysięcy osób – podkreśla Michał Domaradzki. – W tej sytuacji bardzo dużym wsparciem dla miasta byli przede wszystkim jego mieszkańcy, którzy okazali olbrzymie serce osobom przyjeżdżającym z Ukrainy, zaprosili do swoich domów dziesiątki tysięcy ludzi. To również grupy wolontariuszy, ich liczbę szacujemy na 15–20 tys., którzy każdego dnia zapewniali wsparcie m.in. w punktach recepcyjnych. Bez pomocy mieszkańców, NGO-sów, organizacji społecznych pewnie trudno byłoby, aby ten proces przebiegał stosunkowo sprawnie. To jest sytuacja bez precedensu, nie mieliśmy nigdy dotąd w historii tak dużej liczby ludzi przyjeżdżających w tak krótkim czasie.

Dyrektor warszawskiego Biura Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego podkreśla, że dla samorządów, które wciąż funkcjonują w kryzysowych warunkach, ważna jest stabilność i przewidywalność przepisów. Szybkie zmiany utrudniają bowiem sprawną logistykę, co odbija się bezpośrednio na mieszkańcach.

– Doświadczenia związane z pandemią i kryzysem uchodźczym pokazują, że wszystko to wymaga jasnej, klarownej sytuacji prawnej – podkreśla Michał Domaradzki. – Nie możemy sami sobie tak komplikować funkcjonowania, żeby o godzinie 22.00 wprowadzać jakieś rozporządzenia epidemiczne, które obowiązują od poranka następnego dnia. W takich ośrodkach jak Warszawa – po której codziennie, w każdej chwili jeździ ok. 1,5 tys. autobusów – trzeba to przygotować, chociażby opisać drzwi i wywiesić kartki, że tylko 50 proc. miejsc może być zajętych. Teraz mamy kwestię wojny w Ukrainie i obrony cywilnej, która nie jest określona w żadnych przepisach, kwestię inwentaryzowania schronów, budowli ochronnych. Legislacja musi nadążać za tą sytuacją. Trzeba tak przygotowywać podstawy prawne, aby były jasne i klarowne, zarówno dla urzędników, jak i dla mieszkańców.

Przewidywalność w otoczeniu regulacyjnym, dotycząca reguł funkcjonowania, jest także czynnikiem kluczowym wskazywanym przez przedstawicieli biznesu. Szczególnie istotna jest ona w okresie kryzysu, kiedy na firmy spada szereg innych wyzwań i obowiązków, m.in. zapewnienie pracownikom możliwości pracy z domu, zorganizowanie bezpiecznego środowiska pracy w fabrykach i poradzenie sobie z przerwanymi łańcuchami dostaw.

– Biznes, podobnie jak administracja rządowa czy samorządowa, musi odpowiadać na wyzwania. Nawet jeśli one istniały w różnych scenariuszach kryzysowych i firmy się przygotowywały do różnego rodzaju zagrożeń nadzwyczajnych, to w takiej wersji, jaką rzeczywistość nam dostarczyła, przechodziło to wyobraźnię osób, które takie scenariusze kryzysowe przygotowywały – podkreśla Witold Drożdż, członek zarządu ds. strategii i spraw korporacyjnych Orange Polska. –  Z punktu widzenia biznesu to, co jest kluczowe, to przewidywalność regulacji, przewidywalność reguł, otoczenia, w którym funkcjonujemy – dodaje.

Jak wynika z raportu Polskiego Instytutu Ekonomicznego, w 2019 roku polskie firmy spodziewały się, że doświadczą kryzysu w ciągu następnych pięciu lat. Wśród wymienianych wówczas zagrożeń pojawiały się głównie terroryzm czy klęski żywiołowe. Pandemia i wybuch wojny okazały się nowymi zagrożeniami, których firmy nie brały wcześniej pod uwagę. Mimo to nauczyły się funkcjonowania w nowych warunkach, nawet wyjątkowo trudnych.

– Z punktu widzenia ciągłości działania, procesów wewnętrznych wydaje się, że biznes sobie radzi dobrze – mówi Witold Drożdż. – Firmy w obliczu obu tych kryzysów robiły swoje, dostarczały usługi, które były potrzebne, dbały o utrzymanie ciągłości działania, zapewniały zatrudnienie. Były i nadal są elementem całego systemu społeczno-gospodarczego, bez którego nie bylibyśmy w stanie utrzymać rzeczywistości, w której funkcjonujemy.

Z raportu „Szok pandemiczny, szok wojenny – czyli jak firmy reagują na kryzysy” wynika, że pandemiczne lockdowny – w większym stopniu niż wojna – wpłynęły na wzrost niepewności w polskich firmach oraz spadki w wartości sprzedaży i spadki w liczbie nowych zamówień. Na początek pandemii w kwietniu 2020 roku firmy zareagowały wręcz paniką, a wskaźnik nastrojów osiągnął wówczas bardzo niski poziom 52,2 pkt, co oznacza znaczną przewagę nastrojów negatywnych nad pozytywnymi. Ani dotychczasowy szczyt pandemii z kwietnia 2021 roku, ani wybuch wojny już takiego szoku nie wywołały, chociaż znacznie pogłębiły poczucie niepewności. Podobny mechanizm widać też w wynikach sprzedaży. Na początku pandemii, w kwietniu 2020 roku, prawie 60 proc. przedsiębiorstw zanotowało spadek wartości sprzedaży. Rok później – w szczycie pandemii – ten odsetek spadł do 39 proc., mimo dużej liczby zachorowań i surowych restrykcji covidowych. Z kolei w kwietniu br., po miesiącu trwania wojny w Ukrainie, ale po zniesieniu praktycznie wszystkich obostrzeń, spadek sprzedaży zaobserwowało już tylko 24 proc.

Choć polskie firmy dość dobrze poradziły sobie w trudnych warunkach, to jednak ostatnie dwa lata unaoczniły konieczność lepszego przygotowania na ewentualne przyszłe kryzysy oraz dostosowania strategii i modeli biznesowych do nowej rzeczywistości. Z danych, które podaje PIE, wynika bowiem, że 54 proc. firm w Polsce nie posiada sformalizowanego zespołu odpowiedzialnego za reakcję na wypadek kryzysu. Co więcej, tylko 5 proc. przyznaje, że przejście przez kryzys pozwoliło im wzmocnić firmę, podczas gdy w innych krajach ten odsetek wynosi średnio 42 proc.

Funkcjonowanie biznesu i samorządów w trybie kryzysowym było kluczowym tematem pierwszego Forum Bezpieczeństwa, które odbywało się w Łodzi 21–22 czerwca br. W trakcie wydarzenia eksperci i profesjonaliści, którzy zajmują się zarządzaniem ryzykiem w biznesie i instytucjach, mieli okazję wymienić się doświadczeniami z ostatnich dwóch lat i wnioskami z nich płynącymi. W przyszłości Forum ma się stać stałą platformą współpracy, networkingu i transferu wiedzy. Patronat nad tym wydarzeniem objęli Prezydent Miasta Łodzi, Unia Metropolii Polskich i Konfederacja Lewiatan.