Mówi: | Adrian Weremiuk |
Funkcja: | prezes zarządu |
Firma: | XSystem |
Firmy stawiają na elektroniczny obieg dokumentów. Daje im to oszczędności na poziomie 90 proc.
Papier jest nadal podstawowym nośnikiem informacji na dokumentach w polskich firmach. Tymczasem eksperci zauważają, że digitalizacja pozwala zaoszczędzić nawet 90 proc. kosztów związanych z obiegiem dokumentów. Dlatego coraz więcej firm inwestuje w systemy, które ułatwiają elektroniczny obieg dokumentów. Nakłady na takie narzędzia będą coraz wyższe, również ze względu na środki unijne.
– Rynek digitalizacji papierowej dokumentacji, szczególnie w najbliższej perspektywie unijnej, będzie rósł i to skokowo. Będzie to co najmniej kilkanaście procent rocznie, jeśli nie więcej – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes spółki XSystem. – Jesteśmy dopiero na początku drogi. Mnóstwo firm, zarówno dużych, jak i mniejszych, z jednej strony kalkuluje, w jaki sposób wykorzystać takie systemy, z drugiej ma jeszcze obawy związane z ich wprowadzeniem do organizacji. Te obawy często wynikają z nieświadomości.
Papierowe faktury są nadal podstawową formą prowadzenia księgowości i rozliczeń w krajowych przedsiębiorstwach. Akceptacja elektronicznych dokumentów jednak jest coraz powszechniejsza. Jak wynika z badania Konfederacji Lewiatan, w 2015 roku 73 proc. firm deklarowało, że otrzymuje e-faktury od swoich kontrahentów, a 66 proc. takie faktury wystawiało. Co czwarta firma nie miała wówczas w ogóle do czynienia z e-fakturami. Trzy czwarte badanych wówczas firm dostrzegało korzyści ze stosowania elektronicznych dokumentów. Im większe przedsiębiorstwa, tym świadomość zalet takiego rozwiązania większa. Wśród najczęściej wymienianych korzyści znalazły się niższe koszty i oszczędność czasu. A elektronizacja obiegu dokumentów to przecież nie tylko faktury.
– Obecnie prowadzimy proces dotyczący zarządzania operacyjnego akceptacją faktur kosztowych. Jeden dokument – od momentu jego wprowadzenia do momentu przekazania do systemu ERP czy bankowości elektronicznej – może klienta kosztować na poziomie 60–80 groszy. To koszt całego procesu. W przypadku, gdyby nadal był on prowadzony manualnie, musimy tę kwotę pomnożyć nawet 5–10 razy, w zależności od organizacji firmy – mówi Weremiuk.
Jak podkreśla Weremiuk, korzyści można przełożyć na czas pracy zatrudnionych osób.
– W zależności od tego, czym dana osoba zajmuje się w firmie i jak długo dokument jest przetwarzany, przechodząc z biurka na biurko, uzyskując różnego rodzaju akceptacje, tak dużo będzie kosztował obieg jednego dokumentu. To mogą być nawet setki czy tysiące złotych, które można zaoszczędzić dzięki prawidłowemu ich procesowaniu w narzędziach do tego przeznaczonych – wyjaśnia prezes XSystem.
Zdaniem Adriana Weremiuka, wybierając system digitalizacji dokumentów, firma powinna wziąć pod uwagę kilka kluczowych elementów. Z punktu widzenia firmy istotne jest, aby system można było w prosty sposób zainstalować. Ważne jest także, aby nie był on obciążony wysokimi kosztami licencyjnymi stanowisk serwerowych oraz by umożliwiał pracę z każdego urządzenia stosowanego w danej organizacji, również Z urządzeń mobilnych.
– W każdej branży widzę potencjał do zastosowania tego typu systemów – podkreśla Weremiuk. – Dlatego rynek lepiej dzielić nie przez pryzmat sektorów, tylko potrzeb. Z jednej strony mówimy o potrzebie zarchiwizowania dokumentacji archiwalnej, która ma często 50, 70 czy nawet 100 lat. Jeżeli ma przetrwać, bo jest potrzebna, powinna mieć formę cyfrową. W tym przypadku konieczna jest budowa potężnych archiwów, które będą dostępne dla przyszłych pokoleń. Z drugiej strony mówimy o zwykłym, elektronicznym dokumencie, który powinien całkowicie przejść na obieg elektroniczny.
Czytaj także
- 2024-04-09: Integracja energetyki i ciepłownictwa w Polsce może przynieść 4 mld euro oszczędności. Emisja CO2 w tych sektorach może spaść o 57 proc.
- 2024-03-26: Trwają przygotowania do wdrożenia dużych zmian w zbiórce i recyklingu odpadów. Od przyszłego roku konsumenci będą musieli znacząco zmienić nawyki
- 2024-04-16: Coraz więcej głosów za przesunięciem systemu kaucyjnego na 2026 rok. Pospieszne zmiany mogą wywołać problemy w gminach
- 2024-04-10: Miliardowe wydatki operatorów na infrastrukturę telekomunikacyjną. Barierą inwestycyjną wciąż pozostają formalności
- 2024-02-28: Rowery publiczne z dużym wzrostem popularności. Na Śląsku rusza trzeci największy system w Europie [DEPESZA]
- 2024-02-26: Autonomiczne samochody na drogach to już kwestia kilku lat. Zrewolucjonizują transport i działanie wielu branż
- 2024-03-04: Brak przepisów i odpowiedniej infrastruktury wstrzymuje rozwój autonomicznych pojazdów. Hamulcem są także obawy o bezpieczeństwo
- 2024-02-27: „Antyplagiat” z nową funkcją wykrywania treści pisanych przez sztuczną inteligencję. Dyskusja o regulacjach w tym zakresie nabiera tempa
- 2024-02-16: Polacy lubią leczyć się sami. Samoleczenie pozwala zaoszczędzić ok. 41 mln wizyt u lekarzy rodzinnych rocznie
- 2024-02-20: Przedłużające się postępowania gospodarcze zmorą małych i średnich firm. Przedsiębiorcy apelują o ich realne skrócenie do pół roku
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Infrastruktura
Padają kolejne rekordy generacji energii z OZE. Przez jakość sieci duży potencjał wciąż jest niezagospodarowany
W Polsce padają w ostatnim czasie kolejne rekordy generacji prądu z OZE. – Potencjał wzrostu wciąż jednak mamy bardzo duży – zauważa Krzysztof Cibor z Greenpeace Polska. W tej chwili ten potencjał pozostaje w dużej mierze niewykorzystany m.in. przez regulacje hamujące rozwój energetyki wiatrowej na lądzie i zły stan sieci elektroenergetycznych, który przekłada się na dużą liczbę odmów przyłączania nowych źródeł odnawialnych albo konieczność ich czasowego wyłączania. Ekspert wskazuje, że to dwa najważniejsze zadania dla nowego rządu, który na czerwiec br. zapowiedział już liberalizację tzw. ustawy wiatrakowej.
Edukacja
Polacy mało wiedzą o instytucji rodzicielstwa zastępczego. Dwie trzecie społeczeństwa nigdy nie spotkało się z tym pojęciem
Aż 64 proc. Polaków nigdy nie spotkało się z pojęciem rodzicielstwa zastępczego zawodowego – wynika z badania przeprowadzonego w marcu br. na zlecenie Fundacji Happy Kids. Najliczniejszą grupą, która nie zna tego pojęcia, stanowią respondenci między 18. a 22. rokiem życia. Co 10. badany nie wie, jaka jest różnica między rodzicem zastępczym a rodzicem adopcyjnym. Zdaniem ekspertów brak świadomości ma konsekwencje dla rozwoju instytucji pieczy zastępczej w Polsce.
IT i technologie
Nowy ośrodek w Krakowie będzie wspierać innowacje dla NATO. Połączy start-upy i naukowców z sektorem obronności
Połączenie najzdolniejszych naukowców oraz technologicznych start-upów z firmami z sektora obronnego i wojskowego – to główny cel akceleratora, który powstaje w Krakowie. Będzie on należał do natowskiej sieci DIANA, która z założenia ma służyć rozwojowi technologii służących zarówno w obronności, jak i na rynku cywilnym w krajach sojuszniczych NATO. Eksperci liczą na rozwiązania wykorzystujące m.in. sztuczną inteligencję, drony czy technologie kwantowe. Dla sektora to szansa na pozyskanie innowacji na skalę światową, a dla start-upów szansa na wyjście na zagraniczne rynki i pozyskanie środków na globalny rozwój.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.