Od grudnia 80 tys. urzędów przejdzie na e-Doręczenia. Odejście od papierowej korespondencji ma przynieść 2,3 mld zł oszczędności

Od grudnia 2023 roku e-Doręczenia, które zastąpią klasyczny list polecony, staną się obowiązkowe dla większości urzędów, m.in. administracji publicznej i jednostek samorządowych. Także z adwokatem czy notariuszem będzie można skontaktować się drogą elektroniczną. To pierwszy etap zmian, które mają doprowadzić do likwidacji korespondencji papierowej z urzędami. Eksperci Obserwatorium.biz wyliczyli, że w przypadku migracji 90 proc. przesyłek administracji publicznej z formy tradycyjnej na elektroniczną oszczędności w skali roku mogą przekroczyć 2,3 mld zł. Wciąż jednak wprowadzanej zmianie towarzyszy szereg obaw, m.in. o bezpieczeństwo korespondencji. 

e-Doręczenia to nowoczesna metoda szybkiej i bezpiecznej wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi a przedsiębiorstwami i obywatelami. Opracowanie Obserwatorium.biz „e-Doręczenia – bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej”  wskazuje, że to rewolucja w sposobie komunikacji – zastąpi bowiem stosowane dotychczas papierowe listy polecone czy pisma wysyłane przez ePUAP, który od 2008 roku był głównym sposobem kontaktu z administracją publiczną.

– System e-Doręczeń to klamra, która spina transformację cyfrową polskiej administracji i generalnie wymianę korespondencji na polskim rynku. Zaczynamy tę rewolucję korespondencji urzędowej od urzędów samorządowych, które już 10 grudnia 2023 roku wejdą w obowiązek zarejestrowania się w systemie doręczeń elektronicznych i dostarczania elektronicznej wersji korespondencji pomiędzy urzędami – mówi agencji Newseria Biznes Michał Kanownik, prezes zarządu Związku Cyfrowa Polska.

Od 10 grudnia 2023 roku obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych będzie miało ponad 80 tys. urzędów: wszystkie organy administracji publicznej i jednostki samorządu terytorialnego. Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą zobligowane także osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, czyli m.in. notariusz czy adwokat, a także nowi przedsiębiorcy wpisani do KRS. Od października 2029 roku dołączą do nich sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna. Docelowo e-Doręczenia mają się stać podstawową formą komunikacji z urzędami. Ministerstwo Cyfryzacji liczy, że staną się także standardem w komunikacji między firmami lub obywatelami a przedsiębiorcami.

– Dzięki temu obowiązkowi, który rozpoczniemy 10 grudnia, a skończymy w 2029 roku, kiedy ostatnie podmioty wejdą w ten system obowiązkowy, nastąpi pełna depapieryzacja polskiego rynku – przekonuje Michał Kanownik.

Administracja publiczna ma obowiązek korzystać z publicznej usługi e-Doręczeń, oferowanej przez wyznaczonego operatora, czyli Pocztę Polską. Każdy inny podmiot ma możliwość wyboru dostawcy usługi. Zamiast tradycyjnego papierowego listu pismo zostanie przesłane w formie cyfrowej na adres do doręczeń elektronicznych, a w przypadku komunikacji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Podmioty niepubliczne mogą dobrowolnie korzystać z doręczeń elektronicznych od 5 października 2021 roku, czyli od momentu obowiązywania ustawy. Od początku działania systemu adres do doręczeń elektronicznych założyło prawie 60 tys. firm.

Choć początkowo wdrożenie obowiązkowych e-Doręczeń może być wyzwaniem dla części podmiotów, eksperci oczekują, że proces będzie przebiegać sprawnie. Zwłaszcza że większość administracji publicznej przeszła na cyfrowe kanały komunikacji w czasie pandemii.

– Spodziewam się, że z czasem doręczenia zadomowią się u nas i spotkają się z pozytywnym odbiorem każdego użytkownika, czyli zarówno administracji, jak i nas, obywateli. Na początku będziemy musieli się do nich przyzwyczaić, bo doręczenie elektroniczne to tak samo jak list polecony: najpierw stres, że ktoś wysłał coś i czegoś ode mnie chce, ale z drugiej strony to jest mechanizm, który pozwala biznesowi świadczyć usługi w sposób bezpieczny – tłumaczy Michał Tabor, partner w Obserwatorium.biz, współautor raportu.

Nadanie przesyłki w doręczeniu elektronicznym jest potwierdzane dowodem nadania, a odebranie – dowodem otrzymania. Usługi e-Doręczeń są realizowane przez kwalifikowanych dostawców. Są oparte na standardach podobnych do tych, które stosowane są w kwalifikowanych podpisach i wykorzystują technologie kryptograficzne. Wszystkie usługi doręczenia elektronicznego muszą spełniać rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa. Dostawca przyłączany do krajowego systemu e-Doręczeń musi udowodnić, że stosuje procedury i narzędzia, które zapewniają bezpieczeństwo i minimalizują ryzyko cyberprzestępstw.

– Obieg dokumentów będzie krążył w czterech podmiotach: nadawca, operator nadawcy, operator odbiorcy i odbiorca. To gwarantuje, że każda przesyłka trafi w odpowiednim formacie do swojego odbiorcy. Co istotne żaden operator nie jest uprawniony do ingerencji w treść przesyłki, którą doręcza – podkreśla prezes Związku Cyfrowa Polska.

Raport Obserwatorium.biz wskazuje na liczne korzyści, jakie wynikają z przejścia na drogę elektroniczną. To przede wszystkim szybkość i wygoda w kontaktach z urzędami. Doręczenie elektroniczne umożliwia błyskawiczne przekazanie informacji, co jest szczególnie istotne na przykład w korespondencji w sektorze finansowym czy obszarze prawno-administracyjnym. Poza wspomnianym bezpieczeństwem korzyścią jest również proekologiczny aspekt e-Doręczeń.

– Gdy liczymy same oszczędności dla rynku administracji publicznej, to roczne korzyści wyniosą około miliarda złotych w zakresie świadczenia usług związanych z przekazywaniem korespondencji pomiędzy podmiotami. Podobne oszczędności, a nawet większe, widzimy dla rynku komercyjnego – wylicza Michał Tabor.

Zgodnie z raportem w przypadku migracji 90 proc. przesyłek realizowanych w kontaktach z administracją publiczną do usług elektronicznych maksymalne roczne oszczędności mogą sięgnąć 2,3 mld zł. Te wyliczenia dotyczą komunikacji obywateli i przedsiębiorstw z administracją publiczną oraz między urzędami. Eksperci Obserwatorium.biz szacują, że obywatele i firmy docelowo przeniosą w sumie ponad 100 mln przesyłek wysyłanych do administracji publicznej na formę elektroniczną, a które dziś realizowane są w formie tradycyjnej. Z tego tytułu uzyskają docelowo ponad 1,05 mld zł oszczędności w skali roku. Dodatkowe pole do oszczędności dają usługi e-Doręczeń komercyjnych – zakładając migrację 100 proc. przesyłek do nowej usługi, przedsiębiorstwa komercyjne mogą przenieść co najmniej 250 mld przesyłek, realizowanych obecnie rocznie w formule tradycyjnej, co pozwoli im zaoszczędzić nawet 1,49 mld zł rocznie. 

Choć odbiór koncepcji doręczeń elektronicznych jest pozytywny, a społeczeństwo – po doświadczeniach pandemii – gotowe na taką zmianę, nowym obowiązkom towarzyszą jednak pewne obawy. Dlatego eksperci wskazują na konieczność kampanii edukacyjnych realizowanych zarówno przez administrację publiczną, jak i poszczególnych dostawców tej usługi. Pozwoli to zrozumieć, na czym polegają e-Doręczenia, oraz rozwiać wszelkie wątpliwości i obawy użytkowników.

– Zawsze jest strach przed nowością, bo są to nowe usługi i nowy sposób korzystania z nich, dlatego też postawienie użytkownika w centrum, możliwość skorzystania z konkurujących ze sobą usług da większy potencjał dostępu do tych usług dla każdego z podmiotów. Nie bez kozery wskazuję przykład elektronicznych usług bankowych, które 20 lat temu też spotykały się z wielkim oporem, a dzisiaj wszyscy z nich korzystamy – tłumaczy partner w Obserwatorium.biz