Newsy

Od grudnia 80 tys. urzędów przejdzie na e-Doręczenia. Odejście od papierowej korespondencji ma przynieść 2,3 mld zł oszczędności

2023-10-10  |  06:30

Od grudnia 2023 roku e-Doręczenia, które zastąpią klasyczny list polecony, staną się obowiązkowe dla większości urzędów, m.in. administracji publicznej i jednostek samorządowych. Także z adwokatem czy notariuszem będzie można skontaktować się drogą elektroniczną. To pierwszy etap zmian, które mają doprowadzić do likwidacji korespondencji papierowej z urzędami. Eksperci Obserwatorium.biz wyliczyli, że w przypadku migracji 90 proc. przesyłek administracji publicznej z formy tradycyjnej na elektroniczną oszczędności w skali roku mogą przekroczyć 2,3 mld zł. Wciąż jednak wprowadzanej zmianie towarzyszy szereg obaw, m.in. o bezpieczeństwo korespondencji. 

e-Doręczenia to nowoczesna metoda szybkiej i bezpiecznej wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi a przedsiębiorstwami i obywatelami. Opracowanie Obserwatorium.biz „e-Doręczenia – bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej”  wskazuje, że to rewolucja w sposobie komunikacji – zastąpi bowiem stosowane dotychczas papierowe listy polecone czy pisma wysyłane przez ePUAP, który od 2008 roku był głównym sposobem kontaktu z administracją publiczną.

– System e-Doręczeń to klamra, która spina transformację cyfrową polskiej administracji i generalnie wymianę korespondencji na polskim rynku. Zaczynamy tę rewolucję korespondencji urzędowej od urzędów samorządowych, które już 10 grudnia 2023 roku wejdą w obowiązek zarejestrowania się w systemie doręczeń elektronicznych i dostarczania elektronicznej wersji korespondencji pomiędzy urzędami – mówi agencji Newseria Biznes Michał Kanownik, prezes zarządu Związku Cyfrowa Polska.

Od 10 grudnia 2023 roku obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych będzie miało ponad 80 tys. urzędów: wszystkie organy administracji publicznej i jednostki samorządu terytorialnego. Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą zobligowane także osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, czyli m.in. notariusz czy adwokat, a także nowi przedsiębiorcy wpisani do KRS. Od października 2029 roku dołączą do nich sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna. Docelowo e-Doręczenia mają się stać podstawową formą komunikacji z urzędami. Ministerstwo Cyfryzacji liczy, że staną się także standardem w komunikacji między firmami lub obywatelami a przedsiębiorcami.

 Dzięki temu obowiązkowi, który rozpoczniemy 10 grudnia, a skończymy w 2029 roku, kiedy ostatnie podmioty wejdą w ten system obowiązkowy, nastąpi pełna depapieryzacja polskiego rynku – przekonuje Michał Kanownik.

Administracja publiczna ma obowiązek korzystać z publicznej usługi e-Doręczeń, oferowanej przez wyznaczonego operatora, czyli Pocztę Polską. Każdy inny podmiot ma możliwość wyboru dostawcy usługi. Zamiast tradycyjnego papierowego listu pismo zostanie przesłane w formie cyfrowej na adres do doręczeń elektronicznych, a w przypadku komunikacji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Podmioty niepubliczne mogą dobrowolnie korzystać z doręczeń elektronicznych od 5 października 2021 roku, czyli od momentu obowiązywania ustawy. Od początku działania systemu adres do doręczeń elektronicznych założyło prawie 60 tys. firm.

Choć początkowo wdrożenie obowiązkowych e-Doręczeń może być wyzwaniem dla części podmiotów, eksperci oczekują, że proces będzie przebiegać sprawnie. Zwłaszcza że większość administracji publicznej przeszła na cyfrowe kanały komunikacji w czasie pandemii.

 Spodziewam się, że z czasem doręczenia zadomowią się u nas i spotkają się z pozytywnym odbiorem każdego użytkownika, czyli zarówno administracji, jak i nas, obywateli. Na początku będziemy musieli się do nich przyzwyczaić, bo doręczenie elektroniczne to tak samo jak list polecony: najpierw stres, że ktoś wysłał coś i czegoś ode mnie chce, ale z drugiej strony to jest mechanizm, który pozwala biznesowi świadczyć usługi w sposób bezpieczny – tłumaczy Michał Tabor, partner w Obserwatorium.biz, współautor raportu.

Nadanie przesyłki w doręczeniu elektronicznym jest potwierdzane dowodem nadania, a odebranie – dowodem otrzymania. Usługi e-Doręczeń są realizowane przez kwalifikowanych dostawców. Są oparte na standardach podobnych do tych, które stosowane są w kwalifikowanych podpisach i wykorzystują technologie kryptograficzne. Wszystkie usługi doręczenia elektronicznego muszą spełniać rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa. Dostawca przyłączany do krajowego systemu e-Doręczeń musi udowodnić, że stosuje procedury i narzędzia, które zapewniają bezpieczeństwo i minimalizują ryzyko cyberprzestępstw.

 Obieg dokumentów będzie krążył w czterech podmiotach: nadawca, operator nadawcy, operator odbiorcy i odbiorca. To gwarantuje, że każda przesyłka trafi w odpowiednim formacie do swojego odbiorcy. Co istotne żaden operator nie jest uprawniony do ingerencji w treść przesyłki, którą doręcza – podkreśla prezes Związku Cyfrowa Polska.

Raport Obserwatorium.biz wskazuje na liczne korzyści, jakie wynikają z przejścia na drogę elektroniczną. To przede wszystkim szybkość i wygoda w kontaktach z urzędami. Doręczenie elektroniczne umożliwia błyskawiczne przekazanie informacji, co jest szczególnie istotne na przykład w korespondencji w sektorze finansowym czy obszarze prawno-administracyjnym. Poza wspomnianym bezpieczeństwem korzyścią jest również proekologiczny aspekt e-Doręczeń.

Gdy liczymy same oszczędności dla rynku administracji publicznej, to roczne korzyści wyniosą około miliarda złotych w zakresie świadczenia usług związanych z przekazywaniem korespondencji pomiędzy podmiotami. Podobne oszczędności, a nawet większe, widzimy dla rynku komercyjnego – wylicza Michał Tabor.

Zgodnie z raportem w przypadku migracji 90 proc. przesyłek realizowanych w kontaktach z administracją publiczną do usług elektronicznych maksymalne roczne oszczędności mogą sięgnąć 2,3 mld zł. Te wyliczenia dotyczą komunikacji obywateli i przedsiębiorstw z administracją publiczną oraz między urzędami. Eksperci Obserwatorium.biz szacują, że obywatele i firmy docelowo przeniosą w sumie ponad 100 mln przesyłek wysyłanych do administracji publicznej na formę elektroniczną, a które dziś realizowane są w formie tradycyjnej. Z tego tytułu uzyskają docelowo ponad 1,05 mld zł oszczędności w skali roku. Dodatkowe pole do oszczędności dają usługi e-Doręczeń komercyjnych – zakładając migrację 100 proc. przesyłek do nowej usługi, przedsiębiorstwa komercyjne mogą przenieść co najmniej 250 mld przesyłek, realizowanych obecnie rocznie w formule tradycyjnej, co pozwoli im zaoszczędzić nawet 1,49 mld zł rocznie. 

Choć odbiór koncepcji doręczeń elektronicznych jest pozytywny, a społeczeństwo – po doświadczeniach pandemii – gotowe na taką zmianę, nowym obowiązkom towarzyszą jednak pewne obawy. Dlatego eksperci wskazują na konieczność kampanii edukacyjnych realizowanych zarówno przez administrację publiczną, jak i poszczególnych dostawców tej usługi. Pozwoli to zrozumieć, na czym polegają e-Doręczenia, oraz rozwiać wszelkie wątpliwości i obawy użytkowników.

Zawsze jest strach przed nowością, bo są to nowe usługi i nowy sposób korzystania z nich, dlatego też postawienie użytkownika w centrum, możliwość skorzystania z konkurujących ze sobą usług da większy potencjał dostępu do tych usług dla każdego z podmiotów. Nie bez kozery wskazuję przykład elektronicznych usług bankowych, które 20 lat temu też spotykały się z wielkim oporem, a dzisiaj wszyscy z nich korzystamy – tłumaczy partner w Obserwatorium.biz

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Newseria na XVI Europejskim Kongresie Gospodarczym

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Finanse

Postępowania sądowe w Polsce trwają coraz dłużej. Wydłuża się zwłaszcza czas w sprawach gospodarczych

Czas trwania postępowań sądowych, zamiast maleć, w ostatnich latach wzrósł. W przypadku spraw gospodarczych przewlekłość procesów może oznaczać paraliż działalności firmy, a w konsekwencji nawet jej upadłość. Zdaniem prezesa Naczelnej Rady Adwokackiej receptą na ten stan rzeczy powinna być informatyzacja systemu sądowego, zwiększenie jego finansowania oraz ograniczenia zakresu przypadających do rozstrzygnięcia spraw, w których orzeczenia nie wymagają kompetencji sądów. Niepotrzebna jest też procedura gospodarcza.

Transport

Mazowieckie lotniska będą mogły wkrótce obsłużyć 40 mln pasażerów rocznie. Trwają przygotowania do modernizacji na Okęciu i w Modlinie

Lotnisko Chopina, które właśnie obchodziło 90. urodziny, może w tym roku obsłużyć nawet 20 mln pasażerów. To o 10 proc. więcej niż rok  temu. Aby sprostać rosnącemu ruchowi turystycznemu w kolejnych latach, potrzebne jest jednak zwiększenie przepustowości. Planowana rozbudowa do 2028 roku pozwoli obsługiwać rocznie nawet 30 mln pasażerów. Łącznie z możliwościami lotnisk w Modlinie i Radomiu ma to być ok. 10 mln pasażerów więcej.

Ochrona środowiska

Stworzenie cyfrowego bliźniaka Ziemi coraz bliżej. Pomoże precyzyjniej przewidywać klęski żywiołowe

Na początku czerwca mają zostać uruchomione dwa pierwsze komponenty cyfrowej repliki Ziemi. To inicjatywa Komisji Europejskiej, w ramach której powstaje superzaawansowana symulacja zjawisk, m.in. atmosferycznych i klimatycznych, do jakich dochodzi na Ziemi. Oparte na bogatych zbiorach danych, m.in. ze zdjęć satelitarnych, i ich zaawansowanej analizie narzędzia pozwolą z dwutygodniowym wyprzedzeniem przewidywać zdarzenia pogodowe, precyzując prognozę do obszarów podzielonych na kwadraty o boku zaledwie kilku kilometrów. Będą mogły być wykorzystywane także w planowaniu miast, farm wiatrowych czy w rolnictwie. W tworzeniu rozwiązania bierze udział polski dostawca rozwiązań chmurowych.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.