Newsy

Tempo wdrażania gospodarki bez papieru wciąż mało zadowalające. Rozwiązania paperless są nie tylko bardziej ekologiczne, ale też ekonomiczne

2023-01-03  |  06:30

– Rozwiązania paperless pozwalają ograniczyć wiele ryzyk po stronie firmy, chociażby takich jak ryzyko operacyjne, prawne lub reputacyjne – mówi Piotr Tomasik z KIR. To także oszczędność kosztów i benefity ekologiczne. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na ograniczanie papierowych faktur, rachunków czy umów i zastępuje je cyfrowymi odpowiednikami. Ważnym narzędziem w tej zmianie jest e-podpis, czyli elektroniczny podpis kwalifikowany, który gwarantuje bezpieczeństwo cyfrowego dokumentu i ustala tożsamość osoby podpisującej. Takie rozwiązanie zyskuje na popularności, zarówno wśród firm, jak i indywidualnych użytkowników, ale tempo przechodzenia na gospodarkę paperless wciąż jest jednak mało zadowalające.

– Gospodarka paperless to gospodarka zdigitalizowana, z ograniczoną do minimum ilością papieru, tańsza, bardziej efektywna i bardziej ekologiczna – mówi agencji Newseria Biznes Piotr Tomasik, dyrektor Biura Sprzedaży Centralnej w Krajowej Izbie Rozliczeniowej.

Paperless, czyli rezygnacja z papieru na rzecz cyfrowego obiegu dokumentów to trend, który mocno przyspieszył w trakcie pandemii COVID-19. Wyeliminowanie papierowych dokumentów wymaga metody podpisywania, która zastąpi odręczny podpis. Takim narzędziem jest elektroniczny podpis kwalifikowany. To ciąg znaków dołączany do dokumentu, który gwarantuje, że jego treść nie może zostać w sposób nieautoryzowany zmieniona, i potwierdza tożsamość osoby podpisującej. Podpis jest także zabezpieczony kryptograficznie. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest coraz powszechniej wykorzystywany w obrocie gospodarczym, ponieważ w świetle prawa jest równorzędny z odręcznym podpisem i regulowany przez unijne rozporządzanie eIDAS, dzięki czemu dokument uwierzytelniony takim podpisem jest respektowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej.

Firmy wykorzystują go m.in. do podpisywania umów cywilnoprawnych, kontraktów, ofert handlowych czy zamówień, także w obrocie międzynarodowym oraz w kontaktach z administracją do sygnowania np. deklaracji ZUS, rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje, wymiany dokumentacji z Głównym Urzędem Statystycznym, Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej, Krajowym Rejestrem Sądowym czy organami samorządowymi. 

Korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, można podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co jest dla firm sporym udogodnieniem, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej. Jednak podstawową korzyścią tego rozwiązania jest brak konieczności drukowania, kopiowania, wysyłania kurierem czy archiwizowania podpisanych dokumentów, dzięki czemu pracownicy optymalizują swój czas pracy, a firma ogranicza zużycie papieru i innych materiałów biurowych. W efekcie dba o środowisko i notuje wymierne korzyści finansowe.

 Paperless zapewnia firmie szereg korzyści. Przede wszystkim są to korzyści ekologiczne, natomiast one nie zawsze przemawiają do dyrektorów finansowych. Dlatego trzeba też wskazać oszczędności po stronie kosztowej, jak również fakt, że rozwiązania paperless pozwalają minimalizować ryzyka po stronie firmy, chociażby takie jak ryzyko operacyjne, prawne lub reputacyjne – wskazuje dyrektor z KIR.

Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir jest pierwszym w pełni online’owym rozwiązaniem, co oznacza, że nie wymaga korzystania z karty kryptograficznej i czytnika. Na polskim rynku dostępne są również inne tego typu narzędzia, pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu. Jednak autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym pod względem prawnym w wielu sytuacjach może nie wystarczyć i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów.

Poza usługami wspierającymi cyfryzację obiegu dokumentów KIR dostarcza także narzędzia służące bezpiecznej wymianie informacji, mechanizmy oparte na analizie big data, rozwiązania z zakresu otwartej bankowości i AML.

– Czas i szybkość wdrażania paperless w Polsce wciąż nie są zadowalające. Dlatego naszą misją, jako huba technologicznego, jest dostarczanie narzędzi, które ułatwiają procesy digitalizacji, zarówno w sektorze prywatnym, jak i w administracji publicznej – mówi Piotr Tomasik. 

Tegoroczne badanie wykonane na zlecenie KIR i ZBP wskazuje, że zainteresowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym rośnie także wśród indywidualnych użytkowników – w latach 2018–2022 odsetek korzystających z e-podpisu zwiększył się o 38 proc. Z takiej usługi  chciałoby korzystać trzech na pięciu respondentów. Największy potencjał e-podpisu Polacy widzą w przypadku zawierania umów na usługi realizowane za pośrednictwem banków (52 proc.) czy umów z dostawcami usług użyteczności publicznej, takich jak prąd, gaz, woda i śmieci (45 proc.), umów ubezpieczeniowych (42 proc.), telekomunikacyjnych (41 proc.) i medycznych (34 proc.).

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Handel

Proekologiczne oczekiwania konsumentów zmieniają politykę firm. Widać to zwłaszcza w internetowym handlu

Co piąty Polak dba o środowisko i myśli o ekologii – wynika z badania Open Research, które pokazuje też, że społeczna świadomość związana z ekologią rośnie. Także podczas zakupów – według danych podawanych przez DS Smith, ponad 46 proc. Polaków zastanawia się, co zrobi z opakowaniem po zakupionym produkcie, a 50 proc. z nich wybiera wyłącznie opakowania, które można później poddać recyklingowi. Eksperci wskazują, że tzw. zielony e-commerce to w tej chwili jeden z najważniejszych trendów w internetowym handlu, ale z biegiem czasu ekologia będzie mieć rosnący wpływ na politykę firm niemal z każdej branży. Wymuszą to właśnie stale rosnące oczekiwania konsumentów w zakresie  ochrony środowiska i klimatu. 

Prawo

Firmy mają niecały rok na przygotowanie się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Dostosowanie do niego zmieni cały proces fakturowania i zwrotu podatku VAT

Od 1 stycznia 2024 roku wejdzie w życie obowiązek wystawiania faktur poprzez repozytorium Krajowej Administracji Skarbowej, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF). Konsekwencją jego wprowadzenia będzie ściślejsza kontrola państwa nad ściągalnością podatków, ale też cyfryzacja firm, szybsze zwroty VAT-u i jednolity format faktur, co ułatwi ich zagregowanie i analizę w systemie. Na razie jednak wymagać będzie od firm dużych nakładów pracy, czasu i finansów.

IT i technologie

Centra krwiodawstwa i krwiolecznictwa coraz chętniej inwestują w sztuczną inteligencję. Algorytmy wspierają gospodarowanie zapasami krwi

Średnie dzienne zapotrzebowanie na krew w Polsce to około 4 tys. jednostek, rocznie dokonuje się około 1,3 mln pobrań od dawców. Dużym problemem w optymalizowaniu gospodarki banków krwi jest dostosowanie zapasów do przewidywanego popytu. Polacy opracowali platformę wykorzystującą algorytmy, które wyręczają ludzi w tych obliczeniach. Zdaniem ekspertów możliwości sztucznej inteligencji można wykorzystać również w innych procesach związanych z prowadzeniem zbiórek krwi. Modele językowe mogłyby umawiać krwiodawców na wizyty.

Współpraca

Obsługa konferencji prasowych

Zapraszamy do współpracy przy organizacji konferencji prasowych. Nasz doświadczony i kompetentny zespół sprosta każdej realizacji. Dysponujemy nowoczesnym, multimedialnym centrum konferencyjnym i biznesowym w samym sercu Warszawy. Zapraszamy do kontaktu w sprawie oferty.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.