ZUS coraz szybciej się cyfryzuje. Większość funkcji jest już dostępna nie tylko przez PUE, ale też aplikacje mobilne

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wykorzystał okres pandemii do dalszej cyfryzacji. Obecnie to jeden z najbardziej zdigitalizowanych urzędów w Polsce. W sposób całkowicie automatyczny obsługiwane są wnioski rodzinne, m.in. o 500+ czy żłobkowe. Wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązkowe konto na Platformie Usług Elektronicznych. Funkcjonuje też e-legitymacja emeryta i rencisty. Jeszcze w tym roku ma zostać uruchomiona aplikacja mobilna dla lekarzy. – Nasze działania uprawniają do stwierdzenia, że jesteśmy takim e-urzędem, czynnym siedem dni w tygodniu przez 24 godziny – podkreśla prof. Gertruda Uścińska, prezeska Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

– Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest w tej chwili nowoczesną instytucją pod względem procesów digitalizacji, automatyzacji czy też szeroko rozumianych reform cyfrowych. Dotyczy to różnego rodzaju obszarów, w szczególności nowego filaru zakładu, a więc usług na rzecz rodziny. Realizujemy w tej chwili obsługę ponad 17 mln wniosków składanych przez rodziców z tytułu świadczenia 500+ i innych świadczeń na rzecz rodziny. Wszystko odbywa się w sposób automatyczny – mówi agencji Newseria Biznes prof. Gertruda Uścińska.

Cyfryzacja ZUS przyspieszyła w czasie pandemii, kiedy wnioski w ramach Tarczy Antykryzysowej były przyjmowane wyłącznie elektronicznie. Już wcześniej jednak zakład wdrażał strategię, zgodnie z którą nowe usługi dla obywateli opierał na nowoczesnych rozwiązaniach. Dzięki elektronizacji możliwe było przejęcie przez ZUS obsługi programów rodzinnych. Wnioski można składać nie tylko przez Platformę Usług Elektronicznych, ale też aplikację mZUS. Dotyczy to zarówno świadczenia 500+, jak i programu Dobry Start, rodzinnego kapitału opiekuńczego i dofinansowania żłobków.

– Drugim ważnym filarem jest doprowadzenie do cyfryzacji współpracy z przedsiębiorcami, czyli odejście od tradycyjnych papierów, stworzenie poprzez profil na PUE kont, gdzie odbywają się wszystkie czynności pracodawców, opłacanie składek, zgłaszanie, wyrejestrowanie z ubezpieczenia, ale także pobór niezbędnych zaświadczeń do obrotu gospodarczego czy sądowego – wskazuje prezeska ZUS w wywiadzie podczas XXXII Forum Ekonomicznego w Karpaczu.

Do końca 2022 roku obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż pięć osób. Od 1 stycznia 2023 roku każdy płatnik składek ma taki obowiązek, a nowi płatnicy składek powinni samodzielnie zarejestrować swoje konto na PUE ZUS lub kogoś do niego upoważnić. W innym przypadku ZUS zrobi to za nich.

Platforma pozwala załatwić większość spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi w dowolnym miejscu i czasie. Płatnicy składek mogą składać wnioski do ZUS i korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik, przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Dzięki profilowi PUE przedsiębiorcy mogą też kontrolować stan rozliczeń z ZUS i samodzielnie tworzyć elektroniczne dokumenty z danymi z ZUS i przekazywać je do innych instytucji.

– Wojna w Ukrainie, z punktu widzenia dostosowania naszych nowoczesnych systemów do obsługi uchodźców, nas nie zaskoczyła. Włączyliśmy ich w system świadczeń na rzecz rodziny, rejestracji do systemu ubezpieczenia społecznego, jeżeli podejmują aktywność ekonomiczną czy procesu wypłaty świadczeń, do których nabywają prawo jako osoby ubezpieczone – zauważa prof. Gertruda Uścińska.

Liczba ubezpieczonych cudzoziemców wyniosła w maju 2023 roku 1 mln 85 tys. i wzrosła w stosunku do kwietnia br. o 8,3 tys. Największy wzrost dotyczy obywateli Ukrainy i Białorusi. Dzięki cyfryzacji ZUS był w stanie w szybkim czasie wypłacać także świadczenia rodzinne obywatelom innych krajów.

– Wszystkie nowe zadania, które wynikają z nowych ustaw przyjętych w 2023 roku, opieramy już na elektronicznych wnioskach, na obsłudze zdigitalizowanej, zautomatyzowanej. Nadajemy pewien kierunek działań w tym zakresie – przekonuje prezeska ZUS.

W tym roku ZUS ma uruchomić aplikację mobilną dla lekarzy, która jeszcze bardziej uprości i przyspieszy wystawianie zwolnień lekarskich. Już teraz funkcjonuje e-legitymacja emeryta i rencisty, która jest także dostępna do pobrania na stronie internetowej. To cyfrowy dokument z odwzorowaniem uprawnień emeryta lub rencisty, pozwalający im korzystać ze zniżek i ulg. W aplikacji mObywatel 2.0 będzie dostępna zakładka E-wizyta w ZUS, która pozwoli zdalnie załatwić sprawy związane z emeryturami, rentami czy prowadzeniem firmy. Możliwa będzie do tego wideorozmowa z pracownikiem ZUS. Zakład nie zapomina też o tych, którzy wolą tradycyjną usługę, czyli spotkanie w oddziale.

– My też obsługujemy seniorów, którzy wolą tę tradycyjną usługę, a więc to, że mogą złożyć wizytę w urzędzie, spotkać się z inną osobą, i to musimy uszanować. Z czasem na emeryturę więcej będzie przechodzić osób zdigitalizowanych, które korzystają z  nowoczesnych rozwiązań, i większość rzeczy będą załatwiały przez internet. O ile te inne procesy, oparte na automatycznych rozwiązaniach, od początku projektujemy jako nowoczesny sposób, to w tym przypadku musimy mieć też fizyczny dostęp – tłumaczy prof. Gertruda Uścińska.

W aplikacji mObywatel 2.0 będzie dostępna zakładka E-wizyta w ZUS, która pozwoli zdalnie załatwić sprawy związane z emeryturami, rentami czy prowadzeniem firmy. Możliwa będzie do tego wideorozmowa z pracownikiem ZUS.

Zakład we współpracy z instytucjami finansowymi od wielu lat zachęca świadczeniobiorców do korzystania z bezgotówkowych form odbioru świadczeń. Od kilkunastu lat wypłaty świadczeń na rachunki bankowe stopniowo rosną. Jeszcze w 2005 roku było ich nieco ponad 40 proc. Teraz jest to ok. 78 proc. w przypadku rent i emerytur oraz 88 proc. w przypadku zasiłków.

Z postępem w cyfryzacji idzie też jednak wzrost w obszarze cyberzagrożeń, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa danych klientów. Dlatego ten obszar wymaga szczególnej uwagi i znaczących inwestycji.

– Przeniesienie się w przestrzeń cyfrową wywołuje inne zagrożenia niż te, które znane nam są z tradycyjnego modelu funkcjonowania państwa i obsługi obywateli. Uczymy się bardzo dużo. Wiele instytucji się specjalizuje w tym obszarze i trzeba ponosić duże nakłady, żeby to bezpieczeństwo zapewnić – podkreśla prezeska ZUS.