Jak odmienić oblicze branżowych kongresów ?

Imprezy branżowe, które kojarzą się jedynie z nudnymi wykładami to już pieśń przeszłości. W dzisiejszych czasach uczestnikom takich spotkań należy zapewnić pewną wartość dodaną, która to sprawia, że chce się na takie eventy wracać. Z pełną świadomością użyte tu zostało słowo „event”. Ponieważ X edycja kongresu DOZ Forum zrealizowana dla DOZ S.A. przez HOLO Events była wydarzeniem roku branży farmaceutycznej. Co sprawia, że z roku na rok staje się wyczekiwanym przez uczestników spotkaniem?

Wyzwania

Największym wyzwaniem dla agencji była organizacja ogromnego eventu na blisko 1000 osób, łączącego wartości zarówno merytoryczne, jak i rozrywkowe. Należało spełnić oczekiwania uczestników pod kątem poszerzania horyzontów i doświadczania przez 3 dni trwania kongresu, aktywności wzbogacających ich wiedzę i dostarczających rozrywkę.

Całość kreatywnego pomysłu i strategii na event musiała pogodzić interesy i misję DOZ S.A. w tak ważnym momencie, jak 10 jubileuszowe DOZ Forum.

Koncept kreatywny

Dla jubileuszowej edycji kongresu stworzyliśmy koncept pt „Rozwój uskrzydla!”, osadzając agendę eventu wokół potencjału drzemiącego w potędze partnerstwa i współpracy biznesowej, która dodaje skrzydeł. Taki przekaz zobrazowaliśmy Key Visualem opartym na skojarzeniu "skrzydeł". Ten kluczowy symbol wydarzenia podkreślał wagę 10 lat organizacji DOZ Forum, przejścia przez trudy ostatnich lat oraz współpracę, dzięki której pracownicy DOZ dodawali sobie skrzydeł i mogli osiągać sukcesy. Całe wydarzenie było spójne zarówno pod kątem wizualnym jak i merytorycznym, ponieważ wszystkie zaplanowane aktywności nawiązywały do hasła przewodniego – mówi Eryk Skolarski, producent kreatywny wydarzenia | Dyrektor Kreatywny w HOLO Events.

Realizacja

Odzwierciedlenie hasła przewodniego kongresu widoczne było już w pierwszej atrakcji zorganizowanej dla wszystkich farmaceutów i producentów. Zostali zaproszeni na spektakl pt. "żONa" w reżyserii Jade-Rose Parker’a. Na kanwie komedii mówił on o znaczeniu tolerancji, wzajemnego wspierania się i otwartości na drugiego człowieka. Taka lekka, humorystyczna, ale poruszająca ważne tematy atrakcja była dobrym wstępem do dalszej części wieczoru, w której ważne było podbicie wzajemnego wsparcia w rozwoju. Etap ten zintegrował uczestników i ułatwił im kontakt w kolejnym dniu, kiedy nacisk położony został na część biznesowo-szkoleniową oraz rozrywkową.

Kolejny dzień kongresu skupiał się na intensywnej części biznesowej. W tle dynamicznych dyskusji odbyła się prestiżowa konferencja DOZ, której prowadzącą była Katarzyna Zdanowicz, ceniona dziennikarka i autorka książki "Zawsze mówi, że wróci. Opowieści żon himalaistów", czyli ludzi, których pasja uskrzydliła.

Równocześnie odbyły się także targi innowacji farmaceutycznych, które zgromadziły aż 100 wystawców z całej Polski. Ta sekcja nie tylko sprzyjała wymianie branżowych doświadczeń, ale i otwierała drzwi do przyszłości farmacji.

Uczestnicy mieli też okazję wziąć udział w inspirujących, rozwijających warsztatach. Prelegenci i coachowie podzielili się swoją wiedzą na temat: żywienia seniorów, strategii rozwoju marek własnych DOZ oraz nadchodzących zmian legislacyjnych w aptekarstwie.
Nie tylko umysł znalazł tu pokarm. Zaskoczyliśmy uczestników zupełnie nowymi formami rozrywki, których jeszcze podczas tych 10 lat organizowania Forum nie było, a które zapewniły odprężenie po całym dniu zdobywania wiedzy. Były to m.in.: fitness, Tai Chi oraz sztuka tworzenia florystycznych arcydzieł. Na świeżym powietrzu uczestnicy mieli okazję bliżej poznać niezwykłe psy rasy Husky oraz po wcześniejszych zapisach wziąć udział w off-roadzie najnowszymi modelami samochodów marki Ford.

Punktem kulminacyjnym kongresu była wieczorna Gala DOZ, na której nagrodzeni zostali najlepsi pracownicy oraz wręczono nagrody za najdłuższy staż pracy.

Wieczór zwieńczył elektryzujący koncert Ralpha Kamińskiego oraz energiczna impreza z DJ-em do białego rana.

Całe wydarzenie było skomplikowane pod kątem logistyki – napięty harmonogram aktywności oraz duża liczba uczestników sprawiła, że przez 3 dni realizacji nieustannie zmienialiśmy aranżacje poszczególnych przestrzeni hotelowych, korzystając z głównej sali balowej, 15 sal konferencyjnych oraz przestrzeni foyer – mówi Jacek Żerdziński, producent wykonawczy wydarzenia | Head zespołu event managerów w HOLO Events.

Kluczem do sukcesu było połączenie wiedzy branżowej, inspiracji i przede wszystkim znajomość tematyki rynku rozrywki.  To wszystko złożyło się na ogromny sukces wydarzenia.

Agencja HOLO Events była odpowiedzialna za kreację i produkcję wydarzenia, w tym: koncept kreatywny, logistykę, komunikację dla uczestników obejmującą stworzenie aplikacji, aktywności podczas targów, części artystyczne, warsztatowe, animacyjne oraz produkcję stref Klienta.

Partnerami wydarzenia zostali Impact Vision – odpowiedzialni za technikę i scenografię, Warren’s oraz Picture Perfect, które są częścią Holo Group.

Autor tekstu: Anna Górka, Events Director w HOLO Events.