Komunikaty PR

Podwójne życie księgowej – faktura albo dług

2021-09-20  |  08:00
Biuro prasowe

Aż 73 proc. małych i średnich przedsiębiorstw wskazuje, że firmy korzystające z profesjonalnej windykacji są postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialnie traktują zapłatę za swoją pracę – wynika z badania Kaczmarski Inkasso. Mimo to wiele z nich decyduje się na samodzielne dochodzenie należności od kontrahentów. Uważają, że tak będzie taniej i prościej. W zderzeniu z biznesową rzeczywistością często kończy się to niepowodzeniem.

 

Każda przeterminowana faktura zmniejsza płynność finansową przedsiębiorstwa, a w pandemicznych warunkach gospodarczych jest to odczuwalne szczególnie mocno. Problemy widać choćby na przykładzie jednoosobowych działalności gospodarczych. Według danych Krajowego Rejestru Długów zaległości JDG-ów wynoszą już 6,2 mld zł. Ale one same również czekają na zapłatę od kontrahentów - wierzyciele są im winni 815 mln zł. 

 

Niewiedza kosztuje

 

Aby samemu nie stać się dłużnikiem, ważne jest szybkie otrzymanie należności za sprzedany towar czy wykonaną usługę. Z badania „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji” przeprowadzonego przez Instytut Mands na zlecenie Kaczmarski Inkasso w 2021 r. wynika, że małe i średnie przedsiębiorstwa w ciągu ostatnich 2 lat przekazały do  windykacji przez wyspecjalizowane firmy średnio 96 faktur. Działania takie podjęły średnio wobec 50 kontrahentów.  

 

Jednak powszechną praktyką wśród MŚP oraz JDG-ów jest prowadzenie windykacji na własną rękę.

Niestety często nie przynosi ona oczekiwanych efektów, gdyż odzyskiwanie należności spada na barki pracowników, którzy nie mają czasu, narzędzi ani kompetencji do prowadzenia takich działań.

 

- Wpływ na decyzję o samodzielnym upominaniu się o zapłatę ma zakorzenione w przedsiębiorcach przekonanie, że odzyskiwanie należności przez wyspecjalizowaną firmę windykacyjną jest drogie i skomplikowane. Nie ma to nic wspólnego z rzeczywistością. Samo zlecenie jest proste, bo wystarczy przekazać negocjatorom faktury i umowy. Przedsiębiorca płaci prowizję wyłącznie wtedy, gdy uda się odzyskać jego pieniądze. Co więcej, cała operacja może być bezpłatna. Trzeba wskazać opcję windykacji na koszt dłużnika, na co pozwala Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Świadomość, że można skorzystać z takiego rozwiązania nie jest jednak powszechna. Według naszego badania aż 37 procent przedsiębiorców nie wie o tej opcji – mówi Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso. 

 

 

Handlowiec puka do drzwi dłużnika

 

Sposób działania małych i średnich firm obrazuje przykład hurtowni elektrycznej, zatrudniającej 15 osób, która prowadzi windykację na własną rękę. Jest w to zaangażowany handlowiec, księgowa oraz prawnik z zewnętrznej kancelarii. Handlowiec jeździ do dłużników, aby upominać się o zapłatę w imieniu właściciela hurtowni. W ciągu miesiąca są to dwie takie wizyty. Każda zajmuje trzy godziny. Według danych rynkowych godzina pracy handlowca kosztuje średnio 140 zł brutto. Koszt jego „usług” to zatem 840 zł miesięcznie.

 

W odzyskiwanie pieniędzy jest też zaangażowana księgowa, która dzwoni i wysyła wezwania do zapłaty. Zazwyczaj improwizuje, bo windykowanie nie należy do zakresu jej obowiązków. Nie ma więc wiedzy o tym, jak prowadzić takie działania. Klienci są tego świadomi, więc ignorują jej monity, kwestionują poprawność dokumentów lub wskazują w nich braki, aby odwlec zapłatę. Według kalkulatorów płac stawka za godzinę pracy księgowej to przeciętnie 150 zł brutto. Jeśli w miesiącu poświęca ona 4 godziny na obdzwanianie dłużnika, sporządzenie wezwań do zapłaty wraz z udokumentowaniem roszczeń oraz wysyłkę pism, hurtownię kosztuje to 600 zł w ciągu miesiąca.

 

W tym czasie handlowiec oraz księgowa nie zajmują się swoimi podstawowymi obowiązkami. Handlowiec nie pozyskuje nowych umów i nie rozwija współpracy z dotychczasowymi klientami.

Księgowa ma zaległości w wykonywaniu bieżących zadań - rozliczaniu faktur i prowadzeniu rachunkowości.

 

Małych i średnich firm nie stać na zatrudnienie prawnika. W razie potrzeby korzystają więc z usług zewnętrznych kancelarii adwokackich i radcowskich. Prawnik pobiera opłatę za samą analizę sprawy i rozmowę z klientem. Taka konsultacja kosztuje od 150 do 250 zł w zależności od wielkości miasta. Do tego dochodzi sporządzenie wezwania do zapłaty, którego cena waha się pomiędzy 100 a 150 zł. Jeśli specjalista na zapoznanie się z roszczeniem poświęci tylko godzinę, do której trzeba doliczyć sformułowanie wezwania, stawka za obsługę jednej faktury wyniesie ok. 350 zł.

 

Działania handlowca, księgowej i prawnika kosztują zatem właściciela hurtowni w skali miesiąca 1790 zł, niezależnie od wielkości długu. Prowadzone „dorywczo” nie przynoszą jednak spodziewanych efektów.

 

- Prowadzenie negocjacji jest krępujące i stresujące, zwłaszcza kiedy nie ma się wiedzy o egzekwowaniu długu ani wypracowanych argumentów merytorycznych. Bez ugruntowanych mechanizmów windykacyjnych przedsiębiorcy mogą szybko stracić płynność finansową. Brak spójnych procedur i jasnych wytycznych wobec dłużników powoduje, że pracownicy zajmujący się windykacją działają intuicyjnie. Daje to dłużnikom sygnał, że skoro nie ma określonego postępowania wobec takich kontrahentów, to może uda się w ogóle nie zapłacić podkreśla Jakub Kostecki.

 

 

Ile kosztuje profesjonalna windykacja?

 

Tymczasem windykacja polubowna prowadzona przez wyspecjalizowaną firmę skupia się na działaniach, które mają przekonać dłużnika do szybkiej spłaty zobowiązań lub zaproponowanie takiego rozwiązania, które zaakceptuje wierzyciel, np. spłaty należności w ratach. Negocjatorzy stosują  zróżnicowane rozwiązania, jak telefoniczne negocjacje dotyczące spłaty zadłużenia, wysyłka maili i SMS-ów z przypomnieniem o płatności czy pozyskiwanie dodatkowych informacji o kontrahencie. Dyscyplinują też do spłaty poprzez wpisanie niesolidnego kontrahenta do Krajowego Rejestru Długów, gdzie można upubliczniać dane dłużników.

 

Wierzyciel ponosi koszt windykacji jedynie w przypadku, gdy uda się odzyskać jego pieniądze. Wysokość prowizji waha się od kilku do kilkudziesięciu procent. Przyjmując, że średnia rynkowa wynosi 12 proc., to odzyskanie 5 001 zł będzie kosztowało 600 zł, a 50 001 zł to wydatek 6 000 zł. Wszystko zależy więc od wielkości długu – im niższy, tym mniejszy koszt jego odzyskania.

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przedsiębiorca może obciążyć dłużnika faktycznie poniesionymi kosztami windykacji. W takim przypadku cały proces windykacji będzie dla przedsiębiorcy bezpłatny.  Z praktyki Kaczmarski Inkasso wynika, że jeśli dłużnik ma pieniądze na spłatę długu, to zazwyczaj ma też na pokrycie kosztów.

 

39 proc. przedsiębiorców, ankietowanych w badaniu „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji”, którzy zdecydowali się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, nie odczuło negatywnych reakcji ze strony partnerów. Co 5. stwierdził, że kontakty nawet się poprawiły.

 

Jest jeszcze jeden efekt uboczny windykacji: aż 1/3 firm zaobserwowała, że w efekcie takiego działania zwiększyła się liczba faktur, które partnerzy biznesowi zaczęli opłacać w terminie.

 

 

Więcej informacji
Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
Firma Obowiązkowa deratyzacja
2025-03-06 | 10:30

Sanepid a deratyzacja – obowiązkowe akcje eliminacji szkodników

Szkodniki mogą pojawić się wszędzie – od pięciogwiazdkowych hoteli i eleganckich restauracji po domy jednorodzinne i miejskie parki. Wielu ludzi bagatelizuje problem gryzoni,
Firma Costa Coffee startuje z franczyzą. Pierwszy lokal to współpraca z Klubem Fikołki
2025-02-27 | 15:00

Costa Coffee startuje z franczyzą. Pierwszy lokal to współpraca z Klubem Fikołki

Lagardère Travel Retail w Polsce rozpoczyna ekspansję sieci Costa Coffee w nowym modelu biznesowym. Pierwsza kawiarnia działająca na zasadach franczyzy została uruchomiona
Firma Wirtualny adres dla Twojej firmy - o co w tym chodzi?
2025-02-26 | 08:50

Wirtualny adres dla Twojej firmy - o co w tym chodzi?

Wirtualny adres stał się bardzo głośnym tematem w kontekście rejestracji firmy. Z takiej możliwości korzysta już masa przedsiębiorców, zwłaszcza freelancerów,

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Prawo

Handel

Automatyzacja pomaga firmom budować przewagę nad konkurencją. Zwłaszcza wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji

Firmy coraz chętniej inwestują w cyfryzację i automatyzację procesów, w tym z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI), co pozwala im oszczędzać czas, redukować koszty operacyjne i poprawiać jakość obsługi klienta. Nowoczesne narzędzia takie jak platforma FlowDog pozwalają relatywnie szybko i efektywnie kosztowo usprawniać procesy obsługi reklamacji, zleceń serwisowych czy analizę danych sprzedażowych. Eksperci podkreślają, że dobrze wdrożona automatyzacja może przynieść zwrot z inwestycji już w ciągu kilku miesięcy, zwiększając konkurencyjność firm na dynamicznie zmieniającym się rynku.

Handel

Odwetowe cła z UE na amerykańskie towary mogą być kolejnym etapem wojny handlowej. Następne decyzje spowodują dalszy wzrost cen

Komisja Europejska zapowiedziała nałożenie ceł na amerykańskie produkty w reakcji na wejście w życie ceł USA na stal i aluminium. Unijne cła o wartości 26 mld zł wejdą w życie 1 kwietnia, a w pełni zostaną wdrożone od 13 kwietnia. Donald Trump już zapowiada, że na to odpowie. – Wchodzimy w etap wojny handlowej między Unią Europejską a Stanami Zjednoczonymi i na pewno będziemy świadkami wielu takich odwetów z każdej strony – ocenia europosłanka Anna Bryłka.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.