W pracy spędzamy dużą część życia. Ważne, by mieć w niej komfort

Powrót do biur po pandemii okazał się trudny – i dla pracodawców, i dla pracowników. Firmy próbowały namawiać, a czasem wręcz zmuszać zespoły do powrotu do biur – często bezskutecznie, bo możliwość pracy zdalnej dla wielu osób była benefitem, z którego nie chciały zrezygnować. Jednocześnie brak spotkań w biurze nie sprzyjał relacjom, komunikacji i kreatywności. Aby zwiększyć komfort pracy Rohlig Suus Logistics zdecydował się stworzyć miejsce pracy, do którego pracownicy będą chcieli wrócić, nawet mając alternatywę pracy zdalnej. Firma przeprowadziła największe badanie opinii w ówczesnej historii firmy, a następnie na podstawie wniosków z badania wdrożyła zupełnie nowy standard biura w ramach projektu Office of the future.

Dla branży logistycznej czas pandemii okazał się wyjątkowym wyzwaniem. Konieczność zapewnienia ciągłości dostaw mimo zamykanych granic, nakładanej czasem na całe obszary kwarantanny i bardzo dynamicznych zmiany stawek nałożyły się na pełną wyzwań nie tylko technologicznych pracę zdalną. Gdy wiadomo już było, że sposób pracy zmienił się już na zawsze, Rohlig Suus Logistics wraz z Kinnarps rozpoczął prace nad zdefiniowaniem na nowo potrzeb pracowników i dostosowaniem swoich biur do hybrydowego modelu. W ramach przygotowań do zmian przeprowadzono dziesiątki webinarów, ankiet i wywiadów indywidualnych, a na podstawie ich wyników całkowicie zmieniono wygląd i organizację biura. Ten strategiczny projekt był prowadzony przy osobistym zaangażowaniu zarządu firmy. Do tej pory rewolucyjne zmiany aranżacji, wyposażenia, ale przede wszystkim sposobu współpracy w biurze objęły już centralę w Warszawie, biura portowe w Gdyni i Szczecinie, oddział w Łodzi, a także otwierane po przeprowadzce oddziały w Bydgoszczy i Poznaniu.

Postpandemiczne wyzwanie pracy zdalnej i hybrydowej

Nowy projekt biura miał wspierać kulturę firmową nastawioną na dialog, szybką decyzyjność, kreatywność i współpracę – w myśl jednej z wartości firmy „one step ahead”. Inspiracją był nowy standard przestrzeni biurowych w branży IT, konsultingowej czy finansowej, kluczowe jednak było zidentyfikowanie potrzeb pracowników i tego, co dla nich oznacza efektywna i komfortowa praca z biura. W ramach przygotowań do opracowania nowej kultury pracy zorganizowano webinaria ze wszystkimi użytkownikami przestrzeni, której miały dotyczyć zmiany, przeprowadzono anonimowe ankiety i wywiady indywidualne, również z kluczowymi managerami i zarządem. Aktywny udział wzięło w nich ponad 100 osób, które wskazywały zalety pracy z domu i z biura, oczekiwania odnośnie przyszłości pracy i potrzeby, który nowy model pracy powinien zaspokajać. Przeanalizowano style pracy pracowników, rodzaje zadań i poziom skupienia niezbędny przy ich realizacji, wady i zalety obecnej przestrzeni, typy spotkań wewnętrznych i z udziałem gości z zewnątrz, potrzeby w zakresie narzędzi technologicznych oraz biurowe zwyczaje. Jak wskazywali uczestnicy badania, dotychczasowa, typowa przestrzeń biurowa wspierała tradycyjny styl pracy, hierarchiczność, powodowała powstawanie barier między ludźmi – co było absolutnie sprzeczne z tym, jak sami postrzegali kulturę firmową. Jednocześnie wielu pracowników skarżyło się na trudności komunikacyjne, brak możliwości budowania relacji i swobodnego spędzania czasu ze współpracownikami, które były efektem pracy wyłącznie zdalnej. Nowy model pracy i zmieniona aranżacja miały wspierać pracę projektową, elastyczność i digitalizację miejsca pracy, personalizację przestrzeni i poprawę komfortu pracy. 70% pracowników jednoznacznie opowiedziało się za pracą hybrydową i powrotem do biura na przynajmniej 2-3 dni w tygodniu.

– Choć praca zdalna ma wiele zalet, powodowała często zatarcie granic między życiem prywatnym a zawodowym, frustrację związaną z utrudnioną komunikacją, a w skali firmy – trudniejszą realizację projektów, wymagających niestandardowego podejścia i bliskiej współpracy różnych zespołów. Cierpiały też relacje międzyludzkie, a te w naszej firmie zawsze stanowiły bardzo dużą wartość.  Jednocześnie przymusowy powrót do biur, który próbowało wdrożyć kilka dużych firm powodował opór pracowników. Nasze podejście było zupełnie inne – chcieliśmy stworzyć przestrzeń komfortową, w której każdy odnajdzie miejsce dla siebie, odpowiadające swojemu modelowi pracy w danej chwili. Chcieliśmy ludzi do niego przyciągnąć, by po trudnym okresie pracy wyłącznie z domu mogli w formule hybrydowej łączyć to co najlepsze w pracy zdalnej i stacjonarnej. Dlatego tak ważne były pogłębione badania opinii pracowników i zaangażowanie ich do współtworzenia tej nowej przestrzeni – komentuje Jacek Głowacz, HR Director w Rohlig Suus Logistics.

Przestrzeń dla komfortu i zdrowia

Nowa przestrzeń kojarzy się z przytulnym, domowym i nowoczesnym wnętrzem – dominują ciepłe, przyjazne kolory, całe biuro wypełnione jest roślinami oczyszczającymi powietrze oraz nietypowymi elementami wystroju – oryginalnymi meblami, obrazami, rzeźbami czy… klockami lego. Dzięki wielu punktom świetlnym i strefowym włącznikom pracownicy mogą samodzielnie dobierać jasność pomieszczeń do swoich potrzeb. W ramach odstresowania pracownicy mogą skorzystać z piłkarzyków, stołu do bilarda lub szachów.

Pracownicy wskazywali na konieczność dostosowania biura do różnych stylów pracy i zadań – spotkań, burz mózgów, samodzielnej pracy w skupieniu czy mniejszych gabinetów do pracy i spotkań w małym gronie. Dlatego w nowym biurze znalazły się zarówno salki projektowe, pokoje spotkań nieformalnych, duże sale konferencyjne z systemem ruchomych ścian, kabiny akustyczne do spotkań online i rozmów telefonicznych, gabinety pracy samodzielnej, przestrzenie do pracy wspólnej. Poszczególne strefy i salki noszą nazwy pochodzące od krain geograficznych i najpiękniejszych miejsc świata, a nad ich oznaczeniami i  systemem informacji wizualnej pracowano ze specjalistami w zakresie designu. Część biurek posiada regulację wysokości, a do dyspozycji pracowników są również zróżnicowane meble do siedzenia, sprzyjające zachowaniu prawidłowej postawy i zdrowiu kręgosłupa.

– Przed zmianami pracownicy często zwracali uwagę, że nasza przestrzeń nie odpowiada kulturze firmowej. Dlatego pracując nad projektem szukaliśmy rozwiązań, które będą wspierać współpracę, komunikacji i kreatywność, ale też sprawią, że praca w biurze będzie przyjemniejsza. Jednym z głównych celów naszej strategii biznesowej jest być pracodawcą numer 1 w branży, postanowiliśmy więc potraktować projekt zmian jako inwestycję w realizację tego celu. Od razu założyliśmy, że zmiany będą – etapami rzecz jasna – następowały w całej organizacji. Obejmą całość firmy, w tym rzecz jasna oddziały w regionach. Standard biur regionalnych nie będzie odbiegał standardem od warszawskiej centrali. W wielu z nich zmiany już wdrożyliśmy. Uważamy, że potrzeby pracowników mogą i powinny wyznaczać kierunki rozwoju przedsiębiorstwa – komentuje Agnieszka Małecka, Administration Director.

Ponieważ pracownicy w ankietach skarżyli się na osłabienie relacji podczas pracy zdalnej, kluczową rolę w nowym biurze odgrywają przestrzenie wspólne – odpowiednio wytłumione miejsca relaksu, do rozmów nieformalnych, czy zaaranżowane w kawiarnianym stylu kuchnie i miejsca do spotkań przy kawie, herbacie, prozdrowotnych naparach ziołowych czy sokach tłoczonych.

Jednym z najważniejszych wyzwań, wskazywanych przez pracowników, była poprawa akustyki. Gwar i szum na open space jest jednym z czynników utrudniających koncentrację i zwiększających zmęczenie. Dlatego oprócz montażu kabin akustycznych zadbano również o zasłony i lampy akustyczne, poprawiające komfort pracy.

Digital first

Zmiana aranżacji i wyposażenia biura wiązała się również z dużą inwestycją technologiczną. Firma w pełni przestawiła się systemy i sprzęt  umożliwiające pracę zdalną. Wszystkie miejsca pracy zostały zaprojektowane tak, by wspierać mobilność i elastyczność pracy. Biurka posiadają stacje dokujące i różną, zależną od potrzeb liczbę monitorów oraz ładowarek. W ramach sharedeskingu można zarezerwować dowolne biurko – za pomocą aplikacji dostępnej na laptopy i telefony lub skanując kod QR. Wewnętrzna aplikacja umożliwia też rezerwowanie miejsc parkingowych czy sal konferencyjnych i gabinetów. Sale konferencyjne zostały dostosowane do prowadzenia spotkań online, wyposażone w wystandaryzowany system z dwoma telewizorami 55/65 cali, wysokiej klasy sprzęty AV Poly, tablety do systemu MTR (Microsoft Teams Rooms) oraz interaktywne monitory do prowadzenia warsztatów online.

W następnych krokach Rohlig Suus Logistics będzie odnawiał przestrzenie biurowe w kolejnych oddziałach firmy oraz pomieszczenia dla kierowców, dla których również zostały określone nowe standardy, zbieżne ze standardem wykończenia nowych biur.