Jak przygotować pracowników do wideokonferencji w kontekście zmian Kodeksu Pracy

• 6 kwietnia wchodzą w życie regulacje znowelizowanego Kodeksu Pracy, które zobowiązują pracodawców do zapewnienia pracownikom wykonującym swoje obowiązki zdalnie m.in. odpowiednich narzędzi i przeszkolenia technicznego.

• Według NFON i Statista Q ("Raport o dobrym samopoczuciu. Praca w domu ‘22”) techno-stres związany z pracą w domu odczuwa niemal 25% Polaków. Aż 11% badanych zrezygnowało z pracy w związku z problemami technicznymi, tzw. hardware techno-stres.

• 5 dobrych praktyk w obszarze wideokonferencji, które przygotował Dział Sales Solutions KOMSA Polska, może pomóc rozwiązać część problemów technicznych i organizacyjnych. Jak podkreśla Aurelia Bryłka, Junior Produkt Sales Manager w KOMSA Polska, mogą one być także przydatne w odpowiednim przeszkoleniu pracowników pod kątem pracy zdalnej.

Według raportu „Praca zdalna po pandemii” Związku Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP) ze stycznia tego roku 80% pracowników wróciło już do trybu stacjonarnego. Jednak faktem jest, że praca zdalna zyskała na znaczeniu i funkcjonuje w wielu firmach częściowo w formule hybrydowej. W niektórych branżach (np. IT) stała się trudnym do zakwestionowania standardem.

Wideokonferencje są przy tym elementem, który na stałe wpisał się w obraz funkcjonowania większości firm. Zarówno gdy chodzi o komunikację wewnętrzną, jak również o tę biznesową. Dzięki narzędziom, które działają płynnie i umożliwiają elastyczność w przełączaniu między telefonią, połączeniami wideo, przesyłaniem wiadomości i telekonferencjami, organizacje są w stanie osiągnąć wymierne korzyści. Choćby oszczędzać czas i redukować koszty operacyjne.

Z drugiej strony wideokonferencje mogą przyczyniać się do pogłębienia tzw. techno-stresu w zespole. Zjawisko to można w skrócie opisać jako napięcie spowodowane obcowaniem non stop z technologiami i wywoływane w związku z tym frustracje. Szczególnie jeśli spotkania online są źle zorganizowane czy prowadzone w oparciu o nieodpowiednio dobrane i skonfigurowane narzędzia.

Opracowane przez przez ekspertów KOMSA Polska dobre praktyki mogą przyczynić się do redukcji techno-stresu oraz zapewnić lepszej jakości rozmowy wideo w przyszłości. Stanowią także wskazówkę w kontekście zmian Kodeksu Pracy 2023, które zobligują firmy do unormowania pracy zdalnej. Chodzi tu m.in. zarówno o zapewnienie pracownikowi dostępu do odpowiedniego sprzętu, jak i szkoleń oraz pomocy technicznej.

Dobra praktyka nr 1: Zastanów się, czy wideokonferencja jest konieczna

Wideokonferencje są bardzo dobrym narzędziem, gdy są używane w pracy zgodnie z celem, dla którego zostały wymyślone. Sprawdzają się przy takich aktywnościach jak burza mózgów czy podczas spotkań, gdzie mają być prezentowane zdalnie przed zespołem np. istotne projekty czy kluczowe etapy prac wdrożeniowych. Ten format jest jednak często nadużywany, co może powodować frustracje w zespole, że w wyniku niepotrzebnych video calli nie zostaje czasu na inne obowiązki.

Porada eksperta:

– W przypadku codziennej pracy istnieje wiele przydatnych form komunikowania się i niektóre formaty mogą być znacznie lepsze od wideokonferencji. Szczególnie jeśli chodzi o krótką koordynację zadań między dwiema osobami, np. managerem a specjalistą. Chodzi mi o np. telefoniczne połączenie głosowe czy czat. Mogą to być także umieszczone w chmurze cyfrowe foldery i dokumenty, które można wymieniać
 i edytować. To zresztą dobre rozwiązania nie tylko dla firm pracujących zdalnie, lecz także stacjonarnie.

Dobra praktyka nr 2: Określ zasady korzystania z kamerek i dokonaj przeglądu technicznego

Kwestię włączenia lub nie kamerki podczas spotkań online najlepiej ustalić przed, a najpóźniej na początku wideokonferencji. Niewątpliwym plusem trybu „On” jest przekazywanie i odbieranie komunikatów niewerbalnych czy wzmacnianie relacji. Jednak częstym wyzwaniem są problemy techniczne, które negatywnie wpływają na jakość wideokonferencji. Mowa tu m.in. o „rozjeżdżanie się” głosu i obrazu, efekcie „freeze” czy całkowitym wyrzuceniu uczestnika z rozmowy w trakcie sesji.

Porada eksperta:

– W przypadku problemów technicznych z transmisją video, często ich źródłem jest słabe łącze internetowe lub/i niskiej jakości narzędzie do mobilnej współpracy. Np. laptop o niewystarczającej pamięci RAM, źle ustawione lub słabej jakości słuchawki. Dlatego warto zrobić ogólny przegląd dotychczas użytkowanego sprzętu czy rozwiązań sieciowych pod tym kątem.

Dobra praktyka nr 3: Upewnij się, że pracownicy mają dobry dźwięk

Autentycznie brzmiący głos online to podstawa przyjemnej i profesjonalnej rozmowy wideo. Często w jej trakcie pojawiają się zakłócenia np. szumy, trzaski, pogłosy. Da się im zapobiec poprzez zapewnienie cichego otoczenia. W „domowym biurze” niekoniecznie jest to możliwe. Nie da się „wyłączyć hałasu” dobiegającego z zewnątrz mieszkania czy odgłosów domowników krzątających się za ścianą.

Porada eksperta:

– W głośnym otoczeniu sprawdzają się zestawy słuchawkowe z głośnikami wyposażonymi
w funkcję redukcji szumów. Równie ważne jest odpowiednie dopasowanie używanego sprzętu do pracownika, bo żadna głowa nie jest taka sama. Optymalnie byłoby, gdyby pracownicy mogli sami wybierać spośród szeregu modeli. Na przykład, czy będą to słuchawki douszne, nauszne, w wersji Bluetooth lub z kablem USB. Dobrą praktyką jest także jednorazowe szkolenie z prawidłowego ustawienia słuchawki. Na przykład pod kątem tego, aby nie przenosiły się przeszkadzające odgłosy oddechu. Warto także świadomie korzystać z funkcji „mute”. Gdy uczestnicy o tym zapominają, może to wziąć na siebie moderator.

Dobra praktyka nr 4: Zadbaj o dobre oświetlenie

Częstym problemem w przypadku wideokonferencji jest słabe oświetlenie. Nierzadko zdarza się, że pracownicy są albo „prześwietleni”, albo ukryci w mroku. Wpływa to negatywnie na profesjonalny odbiór spotkania. Mimo że pracownicy mogą mieć nawet taki sam sprzęt, to u jednego uczestnika spotkania online obraz wydaje się blady, rozmyty i bez konturów, u drugiego jest z kolei transmitowany bardzo ostro.

Porada eksperta:

– Proste triki dotyczące oświetlenia mogą przynieść zaskakujące efekty. Najlepsze są pośrednie źródła światła. Mowa tu o takich, które nie emitują światła bezpośrednio do otoczenia, lecz za pomocą odbijania lub rozpraszania przez inne obiekty. Przykładem pośredniego źródła światła jest lampa stojąca za ekranem laptopa, oświetlająca pomieszczenie przez odbicie światła od ścian lub sufitu. Za wszelką cenę należy unikać podświetlania sylwetki. Dużą rolę w przypadku jakości obrazu odgrywa także samo ustawienie kamery. Powinna ona znajdować się na wysokości oczu, a odległość do twarzy być mniej więcej na wyciągnięcie ręki. Wówczas efekt będzie więcej niż zadowalający.

Dobra praktyka nr 5: Działaj synchronicznie i asynchronicznie

Uczestnicy wideokonferencji zwykle wiedzą, że większość narzędzi wykorzystywanych do ich prowadzenia ma również opcję czatowania. W formie wiadomości prywatnej albo wysyłając wiadomości widoczne dla wszystkich. W szczególności ta ostatnia opcja jest niedoceniana i używana zbyt zachowawczo. Tym bardziej, że można dzięki niej ożywić przebieg spotkania.

Porada eksperta:

– Wykorzystanie czatu umożliwia włączenie elementów asynchronicznych do zasadniczo synchronicznej wideokonferencji. Funkcja czatu jest idealna do krótkich komentarzy, głosowaniatak/nie lub odniesień do ważnych informacji. Jest ona również bardzo przydatna do śledzenia kolejności próśb o zabranie głosu, jeśli używane narzędzie nie umożliwia zrobienia tego w sposób symboliczny, np. poprzez wykorzystanie emoji podniesionej ręki.

Jak wskazują powyższe dobre praktyki, wideokonferencje mogą zyskać wiele na jakości dzięki wcieleniu w życiu kilku prostych rozwiązań. Rzecz jasna w niektórych przypadkach mogą być niezbędne głębsze zmiany, np. wymiana sprzętu osobistego czy infrastruktury sieciowej. Tym bardziej warto to zrobić, gdyż konferencje wideo na stałe wpisały się w zawodową rzeczywistość. W końca w naszym wspólnym interesie jest dążenie do tego, by spotkania przebiegały na poziomie satysfakcjonującym dla wszystkich uczestników.

KOMSA Polska sp. z o.o. to jeden z liderów dystrybucji sprzętu ICT. Firma jest częścią niemieckiego koncernu KOMSA AG.
Na polskim rynku działa od 1999 roku, czyli ponad 20 lat. Współpracuje z około 200 vendorami w całej Europie. Wśród nich są tak znane marki jak: Acer, Alcatel-Lucent, Asus, Garmin, Huawei, Jabra, Lenovo, MSI, Nokia, Samsung, Sony.

W portfolio KOMSA Polska znajduje się elektronika użytkowa dla rynku B2B, E-Commerce, Retail. Są to m.in. notebooki biznesowe oraz konsumenckie, tablety, smartfony, monitory i rozwiązania Digital Signage oraz pamięci, dyski, nawigacje, akcesoria gsm. W gamie dostępnych produktów znajdują się również urządzenia z dziedziny smart home, fitness i wearables.

Firma zapewnia swoim Partnerom biznesowym pełne wsparcie w zakresie oferowanych rozwiązań i produktów.
Od dedykowanego opiekuna handlowego, poprzez magazyny logistyczne, zabezpieczające stoki pod danego klienta, na atrakcyjnych warunkach kredytowania oraz szkoleniach produktowych skończywszy.

W strukturze KOMSA Polska znajduje się również Dział Sales Solutions. Na co dzień wspiera on klientów biznesowych w zakresie zaawansowanych projektów, koncentrując się na rozwiązaniach sieciowych LAN/WLAN i zunifikowanej komunikacji. Uzupełnieniem oferty działu jest sprzęt konferencyjny audio/video do pracy grupowej.