Jak stworzyć cyfrowe miejsce pracy?

Choć stworzenie cyfrowego miejsca pracy nigdy nie jest ostatecznym celem digitalizacji, powinno zapewniać konkretne korzyści biznesowe. Nawet jeśli przez pojęcie „cyfrowego miejsca pracy“ nie wszyscy rozumieją to samo, najważniejsze jego przesłanki są identyczne w każdym przedsiębiorstwie. Jak zatem stworzyć „digital workspace” i jaką rolę ma w tym system ECM?

Cyfrowe miejsce pracy powinno zapewniać scentralizowany dostęp do informacji, integrację ustalonych środków komunikacji, efektywną współpracę, bezpieczne zarządzanie dokumentami i przejrzyste procesy. Jego siłą napędową można zatem określić system ECM, który spełnia te wymagania biznesowe. Cyfrowe miejsce pracy eliminuje odseparowane od siebie źródła informacji (tzw. silosy) w przedsiębiorstwach i zwiększa możliwości współpracy z klientami i dostawcami. Zapewnia łączność pomiędzy wszystkimi pracownikami, promuje dzielenie się wiedzą i usprawnia procesy pracy.

Punktem wyjścia dla stworzenia cyfrowego miejsca pracy jest opracowanie strategii cyfryzacji. Co chcemy osiągnąć dzięki cyfrowemu miejscu pracy? Wyższą produktywność, lepszą współpracę, nowoczesne miejsce pracy dla pracowników? Strategia cyfryzacji musi uwzględniać kwestie, takie jak organizacja i styl pracy, kultura korporacyjna, zdolność pracowników do dostosowania się do cyfryzacji oraz łatwość używania oprogramowania.  Pozostałe fundamentalne elementy tej strategii obejmują sprzęt, aplikacje biznesowe, zabezpieczenia i infrastrukturę cyfrową.

Które komponenty i funkcjonalności są ważne? Czy infrastrukturę można łatwo rozszerzać za pomocą interfejsów API i konektorów, aby dotrzymać kroku nowym technologiom i wymaganiom rynku? Wprowadzenie cyfrowego miejsca pracy w skali całego przedsiębiorstwa to doskonała okazja do skonsolidowania infrastruktury informatycznej. Liczbę narzędzi prawie zawsze można ograniczyć, a rozwiązania od różnych dostawców lepiej skoordynować. W ten sposób firmy nie tylko tworzą ujednoliconą platformę współpracy, lecz także ograniczają niepotrzebne koszty licencji i utrzymania.

ECM, czyli scentralizowane przechowywanie informacji

Często zasoby informacyjne przedsiębiorstw są rozproszone w różnych systemach i lokalizacjach, odizolowane od siebie i trudne do znalezienia. W równym stopniu dotyczy to danych z systemów biznesowych, takich jak ERP, CRM, HR i PDM, jak i wiadomości e-mail, dokumentów handlowych czy opisów produktów – innymi słowy ogromnej liczby nieustrukturyzowanych, czasami nawet papierowych dokumentów. Dzięki systemowi ECM te poszczególne elementy można ze sobą połączyć, by utworzyć spójną całość.

Rozwiązanie ECM do obsługi cyfrowego miejsca pracy łączy w sposób kontekstowy dokumenty, dane i procesy rozproszone w różnych systemach. Wychwytuje, zbiera, organizuje, archiwizuje, wyszukuje i dystrybuuje informacje niezależnie od ich lokalizacji. Po zainstalowaniu podstawowej aplikacji ECM ze standardowymi funkcjami można ją udostępnić dowolnemu działowi. Wystarczy ją dostosować do specyfiki i potrzeb danego działu.

- W dzisiejszych realiach, klienci i pracownicy oczekują możliwości uzyskania informacji w dowolnym czasie i miejscu za pośrednictwem swoich urządzeń mobilnych. W systemie ECM to nie problem. Dzięki funkcjom takim jak np. Enterprise Search, możliwe jest centralne wyszukiwanie w skali całego przedsiębiorstwa, bez konieczności przełączania się między poszczególnymi repozytoriami – podkreśla Marcin Somla, Dyrektor SER Group w Polsce.

System ECM znajduje żądane informacje we wszystkich systemach i wyświetla wyniki wyszukiwania w formie przejrzystej, jednolitej i ustrukturyzowanej listy, niezależnie od tego, czy obejmuje ona dokumenty, dane, pliki elektroniczne, zadania czy procesy. Odpowiednie źródło jest rozpoznawane natychmiast, dzięki czemu użytkownicy mogą przejść bezpośrednio do niego. Dzięki temu można aktywnie korzystać ze wszystkich zasobów informacyjnych bez negatywnego wpływu na procesy biznesowe.

Automatyzacja procesów

Chcąc stworzyć prawdziwe cyfrowe miejsce pracy, powtarzalne procesy należy zautomatyzować w możliwie najszerszym zakresie. Informacje powinny być wymieniane między systemami niezależnie, a zlecenia pracy powinny być dokumentowane. Jednak w wielu przypadkach rzeczywistość wygląda inaczej. Zbyt duża liczba narzędzi i aplikacji uniemożliwia zapewnienie ciągłości procesów w skali całego przedsiębiorstwa.  Firmy powinny wprowadzić cyfryzację w celu reorganizacji i automatyzacji procesów, aby nie musieć już ręcznie wyszukiwać, przenosić czy wysyłać informacji. To daje wielki potencjał optymalizacji. Cyfrowe przepływy pracy zamiast obiegowych folderów usprawniają przetwarzanie, zwiększają przepustowość i zapewniają przejrzystość procesów. Nie ma wtedy potrzeby zadawania dodatkowych pytań, takich jak: kto, kiedy i jak przetwarzał dany proces, jaka jest jego ostatnia wersja oraz gdzie on się znajduje.

Kompleksowe rozwiązanie ECM umożliwia standaryzację typowych procesów biznesowych, takich jak przetwarzanie wniosków w firmach ubezpieczeniowych, przetwarzanie kredytów w bankach oraz zarządzanie umowami. W przypadku przetwarzania otrzymanych faktur, dokumenty można wprowadzać automatycznie, przypisywać je do dostawców, sprawdzać i porównywać ze zleceniami zakupu.

Współpraca między działami firmy oraz udostępnianie odpowiednich danych i dokumentów konkretnym specjalistom we właściwym czasie zwiększają produktywność i zapewniają potencjał rozwoju. Dodatkową korzyścią są zmotywowani pracownicy, którzy nie muszą już denerwować się długim czasem oczekiwania czy brakującymi informacjami niezbędnymi do szybkiej obsługi klienta.

ECM to przyszłość

Współczesne przedsiębiorstwa są zintegrowane z otoczeniem biznesowym. Współpracują nie tylko z klientami i dostawcami, lecz także z partnerami w zakresie projektowania i rozwoju z całego świata. Rozwiązanie ECM powinno być w kontrolowany sposób otwarte na partnerów zewnętrznych, aby wszystkie zaangażowane strony miały dostęp do wspólnej, rzetelnej bazy informacji. W wirtualnych pokojach projektowych wszyscy mogą wspólnie organizować i przetwarzać dokumenty, zadania i procesy w kompleksowy i terminowy sposób. Wszystkie informacje są zawsze dostępne, aktualne i ściśle dopasowane do kontekstu, w którym potrzebuje ich zespół. Osoby odpowiedzialne kontrolują, którzy członkowie zespołu mogą otrzymać dostęp do chronionych pokojów wirtualnych oraz kto może, choćby tymczasowo, wyświetlać i edytować konkretne informacje.

- Przedsiębiorstwa coraz chętniej korzystają z przełomowych technologii cyfrowych w celu szybszego opracowywania i wytwarzania produktów oraz budowania silnej pozycji rynkowej na przyszłość. Cyfrowe modele biznesowe potrzebują solidnej, zintegrowanej platformy przetwarzania danych, zautomatyzowanych procesów i bezpiecznych rozwiązań w celu interakcji z klientami, dostawcami i partnerami. System ECM zapewnia to wszystko w formie cyfrowego miejsca pracy udostępnianego w środowisku lokalnym, hybrydowym lub w chmurze – podsumowuje Marcin Somla z SER Group.