Optymalizacja zarządzania informacjami biznesowymi. Czego oczekują polskie firmy

Jakie mają wymagania wobec implementowanych narzędzi oraz wykorzystania nowych technologii?

Rozwiązanie „od zaraz”

Kluczowym czynnikiem skłaniającym firmy do implementacji zewnętrznych oprogramowań do zarządzania danymi jest technologia i towarzyszący jej know-how ich dostawcy. Na te czynniki wskazało niemal 36 proc. badanych firm[1]. Przedsiębiorstwa wprowadzają gotowe rozwiązanie, które musi być w stanie sprostać nawet najbardziej skomplikowanym zleceniom. Co jest dla nich najważniejsze przy jego wyborze?

– Z punktu widzenia firm, z którymi nawiązaliśmy w Polsce współpracę, kluczowymi czynnikami wpływającymi na decyzję wykorzystania oferowanego przez nas rozwiązania był stopień automatyzacji procesów oraz czas implementacji – mówi Przemysław Kędzior, TCG Process Polska. – Przedsiębiorstwa szukały rozwiązań pozwalających na ich instalację w ramach funkcjonującej już infrastruktury IT, brak konieczności indywidualnych prac developerskich oraz szerokie możliwości ich personalizacji i konfiguracji. Obecnie oprogramowanie musi być elastyczne, dostosowane do konkretnych wymagań danej firmy czy specyfiki branży. Wymaga się także, aby oferowało bardzo daleko idący stopień automatyzacji, możliwości samouczenia czy wykorzystania niezwykle rozbudowanych algorytmów oraz sztucznej inteligencji. Samo wprowadzenie DocProStar®, autorskiej platformy TCG Process, zajmuje bardzo mało czasu. W jednym z przypadków jej implementacja od czasu rozpoczęcia rozmów do uruchomienia oprogramowania, trwała zaledwie tydzień – dodaje.

Digitalizacja zasobów informacji jest procesem. Docelowo ma on prowadzić do całkowitego pozbycia się „fizycznych”, papierowych dokumentów i zastąpienia ich cyfrowymi obrazami. Już teraz firmy specjalizujące się w zarządzaniu informacją głównie oferują swoim klientom pracę na ich cyfrowych zasobach, dzięki którym możliwa jest całkowita automatyzacja procesów. Zdigitalizowane dokumenty pozwalają także na korelowanie ze sobą informacji niezależnie od źródła ich pochodzenia (poczty email, stron internetowych czy urządzeń mobilnych). Umożliwia to optymalizację pracy oraz odciążenie pracowników od monotonnych, żmudnych działań (które już teraz z powodzeniem wykonują dedykowane oprogramowania, czy zaawansowane maszyny). Od jakich dokumentów przedsiębiorstwa zaczynają proces digitalizacji?

 – Obecnie nasze wdrożenia dotyczą głównie projektów związanych z przetwarzaniem formularzy oraz automatyzacją obsługi faktur – mówi Przemysław Kędzior. – Firmy rozpoczynają współpracę z nami od tych procesów, gdyż charakteryzuje je stosunkowo wysoki poziom standaryzacji, jednak generują bardzo dużo pracy i potrafią być dość skomplikowane. Duży potencjał widzimy także w rozwiązaniach tzw. cyfrowej kancelarii, opartej na automatycznej klasyfikacji dokumentów przy wykorzystaniu uczenia maszynowego i SI. Implementacja takiego rozwiązania daje firmie przewagę rynkową, pozwalającą na dużo szybszą i dokładniejszą realizację zadań, a co za tym idzie udoskonalenie obsługi klienta – podsumowuje.

Operowanie cyfrowymi obrazami dokumentów daje firmom możliwość optymalizacji szeregu procesów związanych z zarządzaniem informacjami. Stanowi także przewagę konkurencyjną, czego dowodem może być sytuacja wielu firm w trakcie tzw. lockdownu spowodowanego pandemią COVID-19 (firmy pracujące jedynie na tradycyjnych dokumentach miały do nich bardzo ograniczony dostęp). Digitalizacja to także kolejna potrzeba rynkowa. Pozwala firmom sprostać nowym wymaganiom, prowadząc do rozwoju biznesu w wielu aspektach.

[1] https://hrl.pl/outsourcing-uslug-w-polsce-raport-z-badania-firm/