Zaufanie do pracy zdalnej rośnie i napędza postęp technologiczny

Wbrew obawom wielu pracodawców, system pracy hybrydowej z reguły nie wpływa negatywnie na produktywność zespołu. Przy tym w blisko 40% przypadków odnotowano wzrost efektywności[1]. W związku z rosnącym zaufaniem do home office, biznes chętnie kontynuuje proces cyfryzacji. Wpłynęła na to również stabilizacja rynkowa po okresie pandemii, która miała związek m.in. z uwolnieniem budżetów inwestycyjnych. Organizacje, które w obliczu lockdownu podjęły decyzję o doraźnej digitalizacji swoich zasobów, dziś chcą również efektywnie nimi zarządzać. Według danych Iron Mountain, zainteresowanie wdrożeniem cyfrowych repozytoriów danych wzrosło w ostatnich miesiącach o blisko 100%[2].

Produktywność w ramach pracy zdalnej

Pomijając aspekt technologiczny, największą barierą przy wdrażaniu pracy zdalnej w okresie pandemii okazał się brak wystarczającego zaufania pracodawców do członków swojego zespołu. Managerowie obawiali się wówczas przede wszystkim niskiej skuteczności w pełni zdalnego zarządzania, ale także obniżenia efektywności pracowników. Badania rynkowe potwierdzają, że wybór preferowanego przez zespół modelu pracy miał częściej pozytywny wpływ na ich satysfakcję, a tym samym również poziom zaangażowania. Nawet 40% pracodawców deklaruje wzrost produktywności pracowników od czasu, gdy okoliczności wymusiły funkcjonowanie w nowych realiach[3]. Już w 2021 r., po kilkunastu miesiącach pandemicznych doświadczeń, aż 92% managerów oceniało pracę zdalną pozytywnie[4]. Nie oznacza to jednak końca wyzwań w tym obszarze.

Z mojego doświadczenia wynika, że zaufanie pracodawców do pracy zdalnej konsekwentnie rośnie. Ma to oczywiście związek z coraz dłuższym stażem funkcjonowania w tym modelu. Ostatnie miesiące pokazały, że nie warunkuje on mniejszego zaangażowania pracowników. Obawy managerów nie były jednak zupełnie bezzasadne. W firmach, które nie przykładały wcześniej wagi do kształtowania świadomej, innowacyjnej kultury organizacyjnej, przekonanie pracowników do nowych technologii często okazywało się kłopotliwe. Kluczem do rozwiązania tego problemu okazała się technologia. Nie chodzi bynajmniej o narzędzia do zdalnego kontrolowania czasu pracy, czy produktywności pracowników, które często przynosiły odwrotne skutki. Wymieniając czynniki, które w największym stopniu utrudniają pracę zdalną, pracownicy wskazują głównie brak zdalnego dostępu do dokumentów oraz narzędzi, tj. platform komunikacyjnych[5]. W związku z tym największe korzyści zapewniło firmom wdrożenie innowacyjnych, ale jednocześnie intuicyjnych rozwiązań umożliwiających sprawną współpracę podczas pracy zdalnej również tym pracownikom, którzy nie byli dotychczas otwarci na innowacje – mówi Tomasz Morawski, Senior Account Manager w Iron Mountain Polska.

Zwiększony kredyt zaufania wobec pracowników przyniósł z czasem pożądane efekty. Blisko 50% osób deklaruje, że brak bezpośredniego nadzoru wpłynął pozytywnie na szybkość realizacji zawodowych obowiązków[6]. Mimo to wciąż istnieje grono pracodawców, którzy patrzą na home office sceptycznie. Nowe oczekiwania na rynku pracy sprawią, że już wkrótce zmiana ich podejścia będzie koniecznością. Ponad połowa pracowników wykazuje dziś gotowość do odejścia z organizacji, która nie zapewni im oczekiwanej możliwości elastycznej pracy[7].

Kolejny etap cyfrowej transformacji

Rosnące zaufanie do pracy zdalnej, a także coraz większa świadomość biznesu dotycząca nieuchronnej konieczności wdrożenia w przyszłości modelu hybrydowego sprawiają, że biznes wkracza w kolejną fazę cyfryzacji. W pandemii obserwowano lawinowy wzrost popytu na usługi digitalizacji dokumentów, które były dla większości firm doraźnym rozwiązaniem. Dziś biznes chce kontynuować cyfrową transformację, a w związku ze stopniową stabilizacją rynku po pandemii – w wielu przypadkach odmrożono budżety na inwestycje technologiczne.

Gdy zdalny dostęp do najważniejszych firmowych dokumentów okazał się koniecznością, zainteresowanie usługami cyfryzacji wzrosło na niespotykaną wcześniej skalę. Jednocześnie organizacje w zdecydowanej większości ograniczyły się do działań, które miały zagwarantować im ciągłość biznesową. Sceptycyzm wobec dalszych inwestycji technologicznych miał związek z niepewnością. Zarówno w obszarze finansowania kolejnych projektów, jak i rzeczywistej potrzeby ich wdrażania. W mojej opinii sytuacja, która zaskoczyła nas przed dwoma laty, dziś jest nową normalnością, co potwierdzają dane Iron Mountain. W pierwszym kwartale 2022 r. odnotowaliśmy 100% wzrost zainteresowania wdrożeniem cyfrowych repozytoriów danych, w porównaniu do analogicznego okresu w ubiegłym roku[8]. Jeśli digitalizacja danych była pierwszym krokiem na ścieżce cyfryzacji, implementacja narzędzi, taki jak eVault, stanowi naturalną kontynuację procesu. Poza nieograniczonym dostępem do cyfrowej dokumentacji bez potrzeby wizyty w biurze, repozytoria zapewniają również bezproblemowe zarządzanie danymi zgodnie z przyjętą polityką uprawnień. Czas potrzebny do znalezienia konkretnych informacji jest tym samym skrócony z kilkunastu minut do zaledwie kilkunastu sekund – podsumowuje Tomasz Morawski, Senior Account Manager w Iron Mountain Polska.

Samo przejście na dane w formacie cyfrowym nie jest w pełni efektywne. Aby uwolnić potencjał zgromadzonych informacji, należy również odpowiednio nimi zarządzać. Można spodziewać się, że przychylność pracowników do modelu hybrydowego, a także konsekwentne budowanie technologicznej kultury organizacyjnej doprowadzą do kolejnych inwestycji w obszarze innowacji. Wkraczając na ścieżkę cyfryzacji, nie należy zapominać jednak o podstawach, które odgrywają kluczową rolę w kontekście budowania efektywności pracowników zdalnych.

[1] Reshaping productivity. A changed workplace after covid-19, Kyocera, 2022

[2] Dane własne Iron Mountain

[3] Reshaping productivity. A changed workplace after covid-19, Kyocera, 2022

[4] Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników, Antal, 2021

[5] Praca z domu czy z biura?, CBRE, 2021

[6] Jak oceniamy pracę zdalną po roku pandemii? ClickMeeting, 2021

[7] Work Reimagined Employee Survey, EY, 2021

[8] Dane własne Iron Mountain